أطلقت المملكة العربية السعودية منظومة الفوترة الإلكترونية بهدف رقمنة الاقتصاد، وقد تم إطلاقها تدريجياً عبر مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية. حيث تضمنت كل مرحلة مجموعة من الأمور التي تغطي جوانب الفوترة الإلكترونية بالدولة.وبعد إطلاق هذا النظام أصبحت الفواتير في المملكة أكثر دقة وكفاءة، فقد بات من السهل إرسالها بشكل فوري بعيداً عن الأخطاء البشرية ومشكلات صحة البيانات. وفي هذه المقالة سوف نشرح لك بالتفصيل مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، وكل الأمور المتعلقة بمنظومة الفوترة في المملكة العربية السعودية.
لماذا الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية؟
قبل أن نخوض في الحديث حول مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية لعلك تتساءل حول السبب الذي دفع المملكة العربية السعودية إلى الانتقال نحو الفوترة الإلكترونية كبديل عن الفواتير الورقية.
وفي الحقيقة، لم يكن الانتقال إلى برنامج الفاتورة الإلكترونية وليد الصدفة، بل أنه مرّ بعدد من المراحل والإجراءات الأساسية التي كان الغرض منها التخلص من الفواتير الورقية بشكل تدريجي.
خاصة وأن مشكلات الفواتير الورقية كانت كثيرة ومزعجة ناهيك عن الوقت والتكلفة المرتبطة بالتعامل بمثل تلك الفواتير.
وفي إطار سعي المملكة لتحقيق رؤيتها لعام 2030 بدأن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية للانتقال إلى بيئة رقمية غير ورقية والاستفادة من الفوائد المذهلة التي ستجنيها الدولة والشركات والأفراد.
وفيما يلي بعض أبرز فوائد الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية بالمملكة العربية السعودية والتي هي من الدوافع الأساسية لانتقال المملكة نحو تلك المنظومة بشكل عام:
تحسين التدفقات النقدية
تسهم عملية إنشاء الفواتير الإلكترونية وإرسالها بشكل إلكتروني في تقليل حالات تأخر سجاج المدفوعات، وبالتالي منح المتعاملين فرصة لتحصيل أموالهم أسرع.
وبالتالي تحسين الصحة المالية للمتعاملين وتعزيز التدفقات النقدية عبر معالجتها فورياً بشكل سريع وهذا ما تم التركيز عليه خلال مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالمملكة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية السعودية ومراحل تطبيقها في شركتك؟
الوفاء بمتطلبات الامتثال وتعزيز الشفافية
من ضمن أبرز فوائد منظومة الفوترة الإلكترونية هي دورها الكبير في ضمان صحة المعلومات وبالتالي سهولة إعداد التقارير المختلفة في الوقت الفعلي.
ويسهم ذلك في تسهيل عملية اتخاذ القرارات الصائبة بناءاً على البيانات المالية الدقيقة التي تضمن الامتثال للوائح الضريبية المعمول بها في المملكة.
ذلك فضلاً عن دورها في تعزيز الشفافية وذلك من خلال توفير تلك المنظومة مسار أكثر وضوحاً لعمليات التدقيق الضريبي وجعلها أكثر شفافية.
إنشاء قاعدة بيانات مشتركة
من خلال ربط الفواتير الإلكترونية المُصدرة من المؤسسات المختلفة فيمكن إنشاء قاعدة بيانات مركزية قابلة للوصول إليها من خلال الجهات الضريبية.
ويعمل هذا بشكل فعّال على تسهيل عمليات التدقيق الضريبي كما يسرع من الوتيرة الخاصة بها ويجعلها أكثر كفاءة وأقل احتمالية لحدوث أية تناقضات أو أخطاء.
زيادة دقة وكفاءة إنشاء الفواتير
حرصت المملكة عبر مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية المختلفة أن تضمن الدقة والكفاءة في عملية إنشاء الفواتير.
حيث أن الفواتير الإلكترونية تنطوي على إدخال البيانات بشكل مؤتمت مما يضمن التخلص من أية أخطاء يدوية أثناء ملء البيانات وبالتالي ضمان عدم وجود أية تناقضات في البيانات المدخلة.
مما يسهم في تقليل الوقت المستغرق في معالجة الفواتير وبالتالي قبول الفواتير بشكل صحيح مما يضمن الكفاءة والسرعة في استلام المدفوعات المختلفة.
خفض التكاليف المتعلقة بالمطبوعات الورقية
من أبرز عيوب الفواتير الورقية هو أنها تستهلك كميات كبيرة من الورق والسجلات المادية مما يفرض على المتعاملين تكاليف ضخمة.
لذا فمن خلال إصدار الفواتير الإلكترونية فإن تلك المعضلة سيتم حلها وتوفير مقدار كبير من التكاليف المنفقة على السجلات المادية والفواتير الورقية.
تعزيز عملية إدارة البيانات
تقوم الفواتير الإلكترونية على نظام تخزين سحابي يتم من خلاله تخزين تلك الفواتير بشكل آمن في منصة واحدة يمكن الوصول إليها بسهولة في أي وقت.
وبالتالي التخلص من مشاكل تلف أو فقدان الفواتير، مما يسهم في تسهيل عمليات تحليل البيانات وجعلها أكثر سهولة وكفاءة.
التخلص من التهرب والمشاكل الاحتيالية الأخرى
ضمنت المملكة عبر مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية أن يتم تنسيق الفواتير الإلكترونية بشكل موحد عبر أدوات يتم من خلالها التحقق من صحة البيانات بشكل مؤتمت.
مما يضمن عدم التعرض لمشكلات تزوير الفواتير أو التلاعب بالبيانات الموجودة بها، ومن ثَم تقليل فرص الاحتيال كالتهرب الضريبي.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
إن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية تم من خلالها بدء تنظيف المنظومة الجديدة بشكل تدريجي حتى يتمكن المتعاملين من استيعابه والتخلص من الفواتير الورقية شيئاً فشيئاً.
وقد تم تنفيذ منظومة الفوترة الإلكترونية بالمملكة من خلال مرحلتين، كل مرحلة من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية ركزت على جوانب معينة وإجراءات محدد لمعالجتها. حيث:
المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار والحفظ
أولى مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية هي مرحلة الإصدار والحفظ والتي تم بدء تنفيذها في ديسمبر 2021 والتي كان لها هدف مختلف عن المرحلة الأولى.
فالهدف منها هو أن تقوم كافة المنشآت بالجولة بإصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية لكافة تعاملاتها المالية التي تتم من المنشأة إلى المستهلك B2C.
وقد تضمنت تلك المرحلة الثانية من مراحل تنفيذ وتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية مجموعة من المتطلبات الأساسية التي يجب استيفائها، ومنها:
- احتفاظ الشركات بالفواتير والسجلات ذات الصلة لمدة 5 سنوات على الأقل.
- احتواء الفواتير الإلكترونية المُصدرة على رمز الاستجابة السريعة QR Code الذي يمكن للمتعاملين التحقق من صحتها.
- إصدار كافة الفواتير الإلكترونية بتنسيق متوافق مع لوائح هيئة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالدولة.
تعرف علي : مشاكل الفاتورة الإلكترونية وكيف يمكن التغلب عليها؟
المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل
ثاني مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية هي مرحلة الربط والتكامل والتي هي قيد التنفيذ في الوقت الحالي وتستهدف مجموعات معينة من المنشآت التي تخضع لضريبة القيمة المضافة.
والهدف من تلك المرحلة هو أن تقوم المنشآت بربط نظام الفوترة الخاص بها وأنظمتها المحاسبية مع منصة فاتورة التابعة للمملكة بغرض تبادل البيانات بشكل أكثر سلاسة.
وتضمنت تلك المرحلة ضمن مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية مجموعة من المتطلبات الأساسية التي يجب استيفائها، ومنها:
- اتخاذ الشركات كافة التدابير الأمنية القوية لحماية البيانات المالية الحساسة لها وذلك عبر ختم الفواتير المُصدرة بختم تشفير فريد صادر من الهيئة.
- إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية للمنشآت بأحد الصيغ الآتية XML – PDF/A-3.
- دمج المنشآت النظام المحاسبي الخاص بها مع منصة فاتورة بغرض إعداد تقارير الفواتير والتحقق من صحتها في الوقت الفعلي بشكل سلس.
آلية تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة
إن المرحلة الثانية من مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالمملكة تمت على عدة مراحل وليس دفعة واحدة، ولا يزال العمل عليها قائماً حتى وقتنا الحالي.
وتضمن آلية تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة المراحل الآتية التي بدأت منذ يونيو 2023 ومن المقرر استمرارها حتى سبتمبر 2024:
- 30 يونيو 2023: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 3 مليار ريال سعودي.
- 31 ديسمبر 2023: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 500 مليون ريال سعودي.
- 31 يناير 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 250 مليون ريال سعودي.
- 29 فبراير 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 150 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
- 31 مارس 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 100 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
- 30 أبريل 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 70 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
- 31 مايو 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 50 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
- 30 يونيو 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 40 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
- 30 سبتمبر 2024: تشمل المكلفين الذين تزيد إيراداتهم السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بالدولة عن 30 مليون ريال سعودي في عام 2021 أو عام 2022.
اعتماد الفواتير الإلكترونية في منشأتك: دليل خطوة بخطوة
بعد أن عرضنا لك كافة التفاصيل حول مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، سنحدثك ختاماً حول كيفية تنفيذ تلك المنظومة التي تتطلب منك التخطيط والتنفيذ الدقيق حيث:
- اختر موزع معتمد لحلول الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
- ابحث في حلول الفوترة الإلكترونية المختلفة واختر المناسب لك.
- تحقق من أن حل الفوترة الإلكترونية الذي اخترته من المزودين المتاحين آمناً ويتبع أقوى بروتوكولات الأمان لتوفير أفضل حماية لبياناتك المالية الحساسة.
- اختر حل الفوترة الإلكترونية القابل للتوسع في المستقبل.
- ادمج نظام الفوترة الإلكترونية الخاص بك مع الأنظمة الحالية بمؤسستك.
- اضمن التكامل السلس والآمن لحل الفوترة الإلكترونية مع نظامك الحالي من خلال التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك.
- تحقق من توافق البيانات وأنها تستوفي تنسيقات البيانات بين حل الفاتورة الخاص بك والأنظمة الحالية بمؤسستك.
- اختبر النظام الحالي المُختار في مؤسستك عبر إجراء اختبار شامل لاكتشاف المشكلات المحتملة والعمل على معالجتها.
- درِّب الموظفين في المؤسسة لديك على نظام إصدار الفواتير مع توفير قنوات دعم للاستجابة لاستفسارات الموظفين في المرحلة الانتقالية لاتقان النظام والتعامل معه بشكل مناسب.