Blog
اصبحت برامجنا الأكثر
انتشارا والأكثر نجاحا
تم تأسيس سيسماتكس كشركة رائدة
في مجال تكنولوجيا المعلومات
تعرف على مخاطر المخزون وأسباب انكماشه وكيف تتجنبها
توافر المخزون هو أحد الأساسيات التي تعتمد عليها أي شركة تقوم باستثمار وبيع منتجاتها ولكن مخاطر المخزون أمر يجب أخذه في الاعتبار والحذر منه. لأن هذه المخاطر قد تضر بوضع الشركة المالي، فقد يصبح هذا المخزون فاسداً وغير صالح للاستخدام نتيجة عوامل الزمن أو عوامل تخزينية. كما أن تواجد المخزون بشكل مبالغ فيه قد يتسبب في تقليل حجم المال المتداول في السوق وبالتالي ارتفاع تكلفة التخزين. وخلال هذا المقال سنتحدث عن ما هو المخزون، ومشاكل مراقبة المخزون، كذلك أبرز مخاطر المخزون وما هي أهم أسباب انكماشه بالإضافة إلى كيفية تجنب تلك المخاطر والانكماش.
تعريف المخزون
هو كمية معينة من السلع والمنتجات يتم الاحتفاظ بها بواسطة الشركات حتى يتم تسويقها وبيعها للعميل والحصول على مقابل مادي نظير هذه السلع.
مع العلم أن المخزون يشمل المواد الخام، المواد التي تدخل في عملية التشغيل وكذلك المنتج النهائي. ويُعد المخزون من أهم عناصر عملية الإنتاج بالشركات ولكن يجب تجنب مخاطر المخزون.
كذلك فإن المخزون عامل أساسي مؤثر في الشركات التجارية والصناعية على التكلفة والمكاسب حيث أن إدارة المخزون بشكل جيد تساهم في تخفيض التكاليف وزيادة المكاسب.
يعتبر التحكم في المخزون بشكل دقيق من أهم ما يميز إدارة الشركات حيث لابد أن يتوفر بكميات تلبي متطلبات العملاء بدون أن تكون تلك الكميات مبالغ فيها لتحقيق ربح جيد وتجن مخاطر المخزون الزائد.
ما هي أنواع المخزون؟
قبل أن نتحدث عن مخاطر المخزون لابد أن نعرف أن للمخزون عدد من الأنواع لكل منها دور في العملية الإنتاجية لخروج المنتج بالشكل النهائي وفيما يلي أبرز أنواع المخزون:
- المادة الخام: يُقصَد بها المادة الأولية التي يتم استخدامها في عملية الإنتاج ومن أمثلتها الدقيق في صناعة الخبز.
- مخزون في مرحلة التصنيع: هو عبارة عن منتج لم يصل للمرحلة النهائية من مراحل الإنتاج وبالتالي فهو غير مكتمل مثل السيارات التي تم تصنيع هيكلها بدون المحرك مثلاً.
- المنتج التام: وهو المنتج النهائي الذي يتم بيعه للعملاء مثل جهاز المحمول.
- المخزون الاحتياطي: يشمل فائض الإنتاج الذي لم يتم بيعه لعميل حيث يتم تخزينه لحين تسويق هذا المخزون.
- مخزون قطع الغيار والإصلاح: يضم معدات الصيانة من عدد وأدوات وكذلك قطعة غيار يتم استخدامها للإصلاح.
- المخزون الموسمي: يتم تخزينه لبيعه في مواسم معينة مثل الملابس الخفيفة في فصل الصيف.
- مخزون التخفيضات: هو مخزون ليس عليه طلب في السوق ويتم عمل خصومات وتخفيضات عليه لتسويقه
اقرأ أيضا: ما هو أنواع الجرد للمخزون وأفضل الطرق لحسابه
ما هي مخاطر المخزون؟
هو الأضرار والخسائر الناتجة عن عدم الإدارة الجيدة لهذا المخزون مما يؤثر على المكاسب والأرباح. وفيما يلي بعض أبرز مخاطر المخزون:
- تلف المخزون وسوء جودته وهذا ينشأ عن سوء التخزين أو طول مدة التخزين مما يتسبب في تدهور الجودة.
- ارتفاع تكلفة التخزين نتيجة الزيادة المبالغ فيها في عملية إنتاج المخزون مما يتطلب وجود مخازن إضافية للمنتج.
- عدم حاجة السوق في فترات معينة وبالتالي في حالة عدم إدارة المخزون بشكل دقيق فسوف يتسبب في تراكم المنتج في المخازن.
- عدم القدرة على الوفاء باحتياجات العملاء مما يتسبب في خسارة العملاء بسبب عدم وجود ما يكفي من المخزون لتوريده للعملاء.
- وجود مخاطر طبيعية مثل الكوارث والزلازل أو حتى وجود مخاطر نتيجة عن إهمال بشري.
- انكماش المخزون وهذا يحدث عند عدم تطابق الكمية التي تم تسجيلها بالسجلات مع الكمية الفعلية نتيجة السرقة ومشاكل مراقبة المخزون أو التلف أو غير ذلك.
ما هو انكماش المخزون؟
أحد مخاطر المخزون هو انكماش المخزون والذي يعني وجود اختلاف بين الكمية الفعلية المتواجدة في المخازن والمستودعات والكمية التي تم تدوينها بسجلات المخزون لحظة تخزينه.
وهذا الاختلاف يدل على نقص في المخزون بدون تسجيل عمليات بيع أو توريد من المخزن، على سبيل المثال تشير السجلات إلى وجود 20 قطعة ملابس.
وعند الجرد تم اكتشاف وجود 18 قطعة ملابس فقط بدون صرف أو بيع أي قطعة فهذا مؤشر على انكماش المخزون وفيما يلي أضرار انكماش المخزون كواحد من أهم مخاطر المخزون التي يجب أخذها في الاعتبار:
- ارتفاع التكاليف نتيجة وجود تكلفة للإنتاج دون وجود عوائد مالية عن هذا الإنتاج.
- انخفاض الأرباح وهذا يحدث بسبب عدم وجود تدفق نقدي مقابل هذا الإنتاج.
- عدم القدرة على التطوير ومضاعفة الإنتاج لعدم وجود أموال كافية لتغطية هذه الزيادة أو هذا التطوير.
ما هي أسباب انكماش المخزون؟
كما أوضحنا، يُعَد انكماش المخزون واحد من مخاطر المخزون التي تؤثر على الأرباح ويسبب ارتفاع التكاليف كما أنه يعوق القدرة على التطوير وزيادة معدلات الإنتاج. لذا، فلابد من تحليل أسباب هذا الانكماش لمواجهة هذا الخطر وفيما يلي أبرز أسباب انكماش المخزون:
- السرقة من العاملين حيث أن بعض الموظفين يقومون بسرقة السلع من المخازن سواء بشكل مباشر أو عن طريق الاحتيال في إرجاع المنتجات.
- سرقة من المخازن أو المتاجر بواسطة عملاء مثل قيام بعض الزبائن بإخفاء بعض المنتجات وأخذها دون دفع ثمنها وتعتبر هذه السرقة من أخطر ما يواجهه أصحاب المحلات.
- غش وتلاعب الموردين وهذا يحدث عند التزوير في الفواتير او تغيير كميات السلع بشكل متعمد.
- أخطاء إدارية مثل وجود حسابات خاطئة ومعظمها تكون أخطاء بشرية نتيجة إضافة أو حذف أرقام عن طريق الخطأ.
- أسباب أخرى مثل تدهور الجودة وفساد المنتجات نتيجة إهمال أو سوء تخزين أو حتى انتهاء صلاحية في المنتجات الغذائية.
اقرأ أيضا: أهم استراتيجيات إدارة المخزون الحديثة
مشاكل مراقبة المخزون
تعتبر مراقبة المخزون من الأمور الضرورية للتأكد من وجود المنتجات التي تلبي طلبات العميل وكذلك مراقبة حالة السلع وهي مهمة لتجنب مخاطر المخزون. وفيما يلي أبرز مشاكل مراقبة المخزون:
- تسجيل البيانات بشكل خاطىء مثل الأخطاء الحسابية أو الكتابية.
- وجود سوء في التخزين وغالباً ما يحدث هذا الأمر في منتجات الأغذية والأدوية.
- عدم متابعة السوق بشكل جيد لتحقيق التوازن بين الموجود والمطلوب.
- وجود جرد بطيء بشكل يومي ويكون هذا الجرد يفتقد للدقة.
كيف تكتشف بنفسك انكماش المخزون؟
إن معرفة كيفية اكتشاف وجود انكماش في المخزون أمر أساسي لتجنب واحد من أهم مخاطر المخزون، ويمكن تحديد الكمية المفقودة من المخزون عبر طرح الكمية المُسَجَلة من الكمية الفعلية.
كما يمكن حساب معدل انكماش المخزون عن طريق طرح كمية المخزون التي تم تسجيلها من كمية المخزون المتواجد بشكل فعلي
وبعدها يتم قسمة الناتج على كمية المخزون المسجلة ثم يتم ضرب الناتج في 100% لتظهر نسبة الانكماش في المخزون كواحد من مخاطر المخزون الأساسية.
ولحساب قيمة هذا المخزون المفقود يتم حساب قيمة المخزون الذي تم تسجيله ونطرحه من قيمة المخزون الذي تم بيعه في نهاية فترة البيع.
كيف تتجنب مخاطر المخزون والانكماش؟
هناك مجموعة من الممارسات الفعّالة التي يمكن أن تساعدك في تجنب مخاطر المخزون ومنها انكماش المخزون. وفيما يلي بعض أبرز تلك الممارسات:
- استخدام أنظمة فعالة وحديثة في إدارة المخزون وحساب الكميات الداخلة للمخزن والخارجة منه والمباعة مثل نظام إدارة المخزون من ماتكس.
- تركيب كاميرات ونظم حماية لمكافحة السرقة ومراقبة الأوضاع في المخازن لحظة بلحظة.
- تخزين المنتجات بشكل جيد وملائم لتجنب سوء التخزين.
- فحص ومراجعة المخزون بشكل دوري ومستمر للتأكد من صلاحيته وكفاءته.
برنامج إدارة المخزون من ماتكس هو الحل الذكي لتنظيم المخزون بكفاءة، حيث يتيح لك تتبع السلع بدقة، تلقي تنبيهات فورية عند انخفاض الكميات، وإجراء الجرد بسهولة.
يدعم النظام عددًا غير محدود من الأكواد، وإدارة المنتجات بأنواعها المختلفة، مع تتبع المخزون عبر الرقم التسلسلي أو تاريخ الانتهاء.
كما يساعدك في تجنب مخاطر المخزون مثل الانكماش، نفاد المخزون، وتكدس البضائع من خلال تنبيهات دقيقة وتقارير متقدمة، مما يضمن لك توازنًا مثاليًا بين العرض والطلب وتحسين عمليات التخزين والتوزيع.