كل ما تريد معرفته عن تكويد الاصناف وفوائدها

يلعب تكويد الاصناف دوراً كبيراً في نظام مراقبة المخزون لأي شركة أو مؤسسة، والتي تؤثر كذلك بشكل كبير على طريقة إدارة الشركات والمؤسسات والنظام المالي الخاص بها. الأمر الذي دفع الكثير من الشركات للاعتماد عليها بشكل أساسي ضمن أعمالهم، خاصة وأنها تساعد بشكل كبير في مراقبة عناصر المخزون والوصول إليها بسهولة وغيرها الكثير من المميزات الأخرى التي تتسم بها تلك العملية. وفي مقالنا اليوم سوف نتناول كل ما تحتاج لمعرفته حول تكويد الاصناف وأهميته، كما أننا سنوضح لك أبرز فوائده وأهم الطرق المتبعة في عملية التكويد.

تقدم شركة ماتيكس أفضل برنامج إدارة محلات التجزئة 

ماذا يعني التكويد أو تكويد الاصناف

أول ما ستحتاج بالطبع لمعرفته حول تكويد الاصناف هو المقصود منها أو ماهية تلك العملية، وببساطة شديدة هي عبارة عن منح كل شيء طويل أو معقد كود مختصر خاص به.

فمثلاً، بالنسبة للمنتجات يمكن اختزال اسمها ونوعها وكافة المعلومات الخاصة بها في كود معين عند مسحه أو إدخاله يتم عرض كافة التفاصيل الخاصة بهذا المنتج.

وفي المؤسسات أو الشركات، فإنها تكون لتوليد أكواد فريدة للعناصر الموجودة في المخزون الخاص بها ثم تدخله إلى نظام معين تتمكن من خلاله مراقبة المخزون الخاص بها وتحديد الكميات وموقعها بسهولة.

لماذا نستخدم تكويد الاصناف؟

تمثل عملية تكويد الاصناف أحد أهم الأمور الضرورية لأي شركة أو مؤسسة، وذلك لأنها تساعدهم بشكل أساسي في تتبع المخزون الخاص بهم من العناصر المتاحة لديهم.

وذلك من خلال منح كل عنصر من عناصر المخزون المتوفر كود فريد خاص به، وبالتالي فإن استخدام تكويد الاصناف يعمل بشكل كبير على توفير الكثير من الوقت والجهد والتكلفة أيضاً، حيث:

• توفير الجهد، وذلك من خلال إدخال العناصر الموجودة بمخزون شركة ما على النظام الخاص بها من خلال كتابة كود مُصغر لها بدلاً من كتابة الوصف الطويل الخاص بالعناصر.
• توفير الوقت، وذلك من خلال الوصول إلى العناصر باستخدام أكوادها بشكل أكثر سرعة ودقة.
• بجانب توفير التكلفة، وذلك من خلال توفير الوقت والجهد المستغرق في العثور على العناصر وتسجيلها على نظام الشركة.

كل ما تريد معرفته عن ادارة المخزون والمشتريات

أين يستخدم التكويد؟

في الواقع، لا يقتصر استخدام تكويد الاصناف في مخزون الشركات أو المؤسسات فقط، بل أن له العديد من الاستخدامات الفعلية في مختلف مناحي حياتنا اليومية.

فمثلاً يتم منح الموظفين في الشركات أكواد خاصة بهم للفصل بين الأسماء، وكذلك يتم التفرقة بين أرقام الهواتف من خلال توفير رقم لكل شخص يعبر عن بياناته وهويته.

ما فوائد التكويد؟

هناك الكثير من الفوائد التي يمكن أن تتحقق نظير استخدام عملية تكويد الاصناف أو التكويد في العموم بحياتنا اليومية، وفيما يلي عدد من النقاط توضح لك أبرز تلك الفوائد:

• العثور على الأصناف المختلفة بشكل سريع ودقيق.
• الحد من حدوث التكرارات بين الأصناف المختلفة.
• سهولة توليد التقارير المفيدة بناءاً على الرموز والأكواد المختلفة.
• سهولة القيام بعمليات الجرد والتخطيط ومراقبة المخزون.
• التخلص من التوصيف المعقد للأصناف المختلفة.
• استبدال الأوصاف الطويلة والمعقدة برموز أو أكواد سهلة التذكر والإدخال.

الطرق المتبعة في التكويد

تتعدد الطرق التي يمكن استخدامها في عملية تكويد الاصناف أو التكويد بشكل عام، وتقوم كل مؤسسة باتباع طريقة التكويد المناسبة لها.

وفيما يلي أبرز الطرق المتبعة في التكويد، والتي يمكن استخدامها بحرية حسب طبيعة النشاط أو المجال وما يراه صاحب العمل مناسباً حيث:

• استخدام الحروف في التكويد، أي يكون الكود المُستخد مكوّن من حروف متنوعة.
• استخدام الأرقام في التكويد، أي يكون الكود الخاص بالصنف عبارة عن أرقام فقط.
• الجمع بين الحروف والأرقام في التكويد، والتي يتم من خلالها منح الأصناف المختلفة كوداً مكوناً من أحرف مع أرقام معاً.

تعرف علي: كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون

تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية

ألزمت مصلحة الضرائب المصرية باتباع تكويد الاصناف للفاتورة الإلكترونية، وبناءاً عليه فقد أصدرت بياناً حول الأكواد القياسية الموحدة للأصناف بالفواتير الإلكترونية.

ولا يوجد طريقة تكويد إجبارية يجب الالتزام بها، بل أنه متوافر طريقتان لكل واحدة منهم التسهيلات الخاصة بها لتختار كل جهة الطريقة المناسبة لها 

ويحق لكل شركة أو مؤسسة في مصر أن تختار طريقة تكويد الاصناف المناسبة لنمطها، وفيما يلي طرق التكويد المتاحة للفاتورة الالكترونية بمصر:

أكواد GS1 العالمية

هي أكواد عالمية تُستخدم في أكثر من 110 دولة حول العالم، والذي من خلاله تتفق ملايين من الشركات على كود فريد لتعريف المنتجات.

ويتألف هذا الكود من 13 رقماً على أن يبدأ بـ “622” من جهة اليسار، ولا توجد طريقة معينة يجب إتباعها عند استخدام هذه الطريقة في التكويد.

أكواد EGS المحلية

هي الطريقة الثانية في تكويد الاصناف بمصر والتي تتطلب جهداً أكبر لإخراجها، وهذا لأنها تتألف من عدة أجزاء كما أن صاحب العمل هو المُكلف بإنشاء الأكواد لمنتجاته.

كما أن تلك العملية تكون لكرة واحدة فقط لكل منتج، على أن يتم إعادة استخدام نفس الكود في كل مرة يتم توليد فاتورة إلكترونية أو أي معاملة تخص نفس المنتج.

على أن يتم تكرار عملية صياغة التكويد عند وجود منتجات جديدة، وتحتاج مصلحة الضرائب ما لا يقل عن 15 يوماً لاعتماد تلك الأكواد واستخدامها.

ويتكون هذا الكود من القطع “EG” مُضافاً إليه رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك وبعدها يتم كتابة الكود الداخلي للمنتج نفسه.