إن ادارة المخزون والمشتريات بشكل فعّال يمكن أن تساعد الشركات في النمو وكسب العديد من المزايا التنافسية التي تدعم مركزها في السوق وفي نفس الوقت تعزز من الإيرادات التي تحققها. الأمر الذي دفع الكثير من الشركات إلى التركيز على الإدارة الفعّالة للمخزون والمشتريات لديهم، وذلك عبر الاستعانة بأحد برامج وأنظمة المشتريات والمخزون التي تقدمها بعض الجهات المتخصصة، مثل شركة ماتكس erp، وفي هذه المقالة سنعرض لك كافة التفاصيل التي قد تود معرفتها حول ادارة المخزون والمشتريات، وكيف يمكن أن توفر لك شركة ماتكس erp أفضل نظام لتسهيل عملية إدارة مخزونك ومشترياتك بسهولة.
تعريف ادارة المخزون والمشتريات
هي مجموعة من الأنشطة والممارسات الأساسية التي تتبعها الشركات بغرض تنظيم المخزون الموجود لديها وكذلك إدارة عمليات الشراء التي تتم بالشركة.
حيث تساعد المشتريات والمخزون بشكل فعّال في تحقيق التوازن بين المخزون المتاح والمشتريات وذلك عبر التخطيط الفعّال واستغلال الموارد المتاحة بالشركة بأفضل شكل ممكن.
وكل هذا سينعكس إيجاباً على نجاح الشركة ومركزها في السوق، حيث أنه سيساعدها في تلبية احتياجات العملاء بشكل دقيق وبالتالي تعزيز مبيعاتها وإيراداتها أيضاً.
توفر لك شركة ماتكس أفضل برنامج لإدراة المخزون المشتريات :برنامج ERP
أبرز مسؤوليات ادارة المخزون والمشتريات في الشركة
بعد أن تعرّفنا على ماهية ادارة المخزون والمشتريات سننتقل الآن لتوضيح المسؤوليات المنوط بها تلك الإدارة في أي شركة.
حيث تتولى المشتريات والمخزون مجموعة من المسؤوليات الأساسية التي من خلالها تنظم وتدير المشتريات والمخزون المتوفر بالشركة.
وذلك بالشكل الذي يحافظ على قدرة الشركة على تلبية متطلبات العملاء واحتياجاتهم في الوقت الفعلي، وفيما يلي أبرز تلك المسؤوليات:
- إجراء الدراسات المختلفة حول منافسي الشركة في السوق.
- تحديد وضع الشركة الحالي في السوق وكذلك أهم الاحتياجات التي تنقصها.
- المراجعة الدورية لطلبات الشراء داخل الشركة.
- وضع السياسات والشروط الخاصة بعمليات الشراء التي تتم داخل الشركة.
- تنظيم سجلات بيانات الشركة في الوقت الفعلي والاحتفاظ بها.
- تحديد المستويات الخاصة بمخزون الشركة بشكل دقيق.
- التخلص من المخزون الزائد في الشركة بأقل الخسائر الممكنة.
- اعتماد عمليات التسليم وأوامر الشراء والتوريد التي تتم داخل الشركة.
أهم مهام ادارة المخزون والمشتريات في الشركة
بجانب المسؤوليات التي تتولاها ادارة المخزون والمشتريات في أي شركة، فإن هناك مجموعة من المهام الأساسية التي تكون ملزمة بإتمامها.
حيث أن مهمة تلك الإدارة في أي شركة لا تقتصر فقط على مجرد تنظيم عمليات الشراء وإدارة المخزون داخل الشركة بل أنها مسؤولة عن عدد من المهام الأخرى ومنها:
- تكويد وتصنيف المخزون الخاص بالشركة بشكل دقيق.
- عمل جدولة زمنية دقيقة حول المشتريات التي تمت داخل الشركة.
- مراجعة طلبات الشراء التي تمت داخل الشركة والتحقق من مدى مصداقيتها.
- عمل جرد دوري للمخزون الموجودة داخل الشركة.
- صرف كافة العناصر التي قد تحتاجها الشركة في أعمالها.
- التصرف في أية أصناف أو عناصر غير ضرورية بالمخزون.
- إجراء الأبحاث والدراسات المناسبة التي تساعد الشركة على اتخاذ القرارات بالشركة.
- متابعة تكاليف المخزون التي تتحملها الشركة.
- مراقبة كميات المخزون الموجودة في الشركة.
- التحقق من سلامة التقارير والبحوث من الناحية القانونية الخاصة بعمليات الشراء التي تتم داخل الشركة.
- تحديد المستويات المناسبة من المخزون داخل المؤسسة.
- مراجعة عقود الشراء بالمؤسسة بشكل منتظم.
- التحقق من الحالة الخاصة بالعناصر التي تم توريدها إلى المخزون.
- فحص العناصر الواردة إلى المخزن بالشركة وتقييم المخزون الوارد.
- التنبؤ بالوضع الخاص بالسوق ومعرفة المنافسين للشركة به.
أهداف إدارة المخزون والمشتريات في الشركة
إن الهدف الأساسي لإدارة المخزون والمشتريات في أي شركة هو تحقيق مصالح الشركة والتأثير عليها بشكل إيجابي يدعم نمو الشركة ويعزز من الإيرادات التي تحققها.
وفي نفس الوقت يقلل من التكاليف التي تتحملها ويحقق لها أكبر عوائد ممكنة، وبجانب تلك الأهداف هناك مجموعة من الأهداف الأساسية الأخرى التي تسعى أي إدارة للمشتريات والمخزون ومنها:
- التكامل والتعاون الفعّال بين أقسام الشركة وبعضها البعض.
- توفير كافة العناصر الأساسية التي تحتاجها الشركة بأفضل سعر متاح بالسوق.
- العمل على تدفق عملية الإنتاج واستمرارها بشكل صحيح بدون مشكلات.
- تقليل التأخيرات التي يمكن أن تؤثر على تدفق المخزون داخل الشركة.
- العثور على أفضل عروض الأسعار من خلال إجراء المناقصات المناسبة مع الموردين.
- إقامة علاقات جيدة بين المؤسسة ومورديها لتقوية الثقة بينهم.
- التأكد من أن العناصر التي تستخدمها الشركة في أعمالها تتوافق مع معايير الجودة والكفاءة.
ادارة المخزون والمشتريات فى نظام ادارة المخزون
يمكن أن يساعدك نظام ادارة المخزون المناسب في تسهيل ادارة المشتريات والمخزون في شركتك، وكذلك تقليل الوقت والجهد والتكاليف المرتبطة بالعمالة بشكل كبير.
خاصة وأن نظام ادارة المخزون يعتمد على التقنيات الحديثة الذكية التي من خلالها ستتمكن من الحصول على أحدث التقارير حول مخزونك ومشترياتك.
وكذلك يحدد لك المستويات المناسبة للمخزون التي ستحتاج للاحتفاظ بها في شركتك، وذلك بالشكل الذي يعزز من مبيعاتك ويلبي متطلبات العملاء في أي وقت.
ويمكن أن تساعدك شركة ماتكس erp في توفير الحلول البرمجية المناسبة التي ستمكنك من المشتريات والمخزون في شركتك بأفضل شكل ممكن.
خاصة وأنها واحدة من الشركات المتخصصة في تقديم أفضل حلول برامج الأعمال بمختلف أحجامها في الكويت والوطن العربي.
وقد ساعدت شركة ماتكس erp أكثر من 3000 عميلاً في التغلب على التحديات وتلبية متطلبات الغد، وهذا عبر تزويد العملاء بأفضل الحلول البرمجية لأعمالهم.