الفرق بين الجرد الدوري و المستمر: شرح مفصل لأفضل طرق إدارة المخزون

تحتاج كل شركة لمعرفة الفرق بين الجرد الدوري و المستمر جيداً، خاصة وأن الجرد في الأساس هو النظام الرئيسي لمراقبة المواد الموجودة في مخازن أي شركة. ومن خلال إجراء الجرد تتمكن الشركات من معرفة المخزون المتوافر لديها والكميات المتاحة وبالتالي تتمكن من معرفة كيف يمكنها أن تدير المخزون المتاح لديها بالشكل الأمثل. وهذا الأمر يجنب الشركات التعرض لحدوث عجز مفاجئ في أحد مواردها أو فائض مُبالغ فيها يتحول إلى مخزون عديم الفائدة. وفي مقالنا اليوم سنركز بالحديث حول توضيح الفرق بين الجرد الدوري و المستمر، وما هي أفضل طرق إدارة المخزون التي يمكن إتباعها.

تقدم شركة ماتيكس أفضل برنامج إدارة محلات التجزئة 

ما هو الجرد الدوري؟

قبل أن نبدأ في الحديث حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر، سنحتاج بادئ ذي بدء أن نتعرّف على المقصود بكل من المصطلحين بشكل منفصل.

الجرد الدوري (Periodic Inventory System)، فهو أحد طرق الجرد المُستخدمة في متابعة المخزون المتاح وذلك من خلال تحديث سجلات المخزون الخاص بالشركة على فترات منتظمة.

وهو أسلوب الجرد الأكثر شيوعاً في الماضي، فقبل ظهور الأنظمة الحديثة لمتابعة المخزون بشكل مستمر، كان يتم الاعتماد على هذا الأسلوب في الجرد.

ما هو الجرد المستمر؟

أما بالنسبة إلى الجرد المستمر (Perpetual Inventory System)، فهو أحد طرق الجرد أيضاً ولكنها تعتمد على متابعة المخزون المتاح في الشركة بشكل لحظي.

وذلك بالاعتماد على الأدوات الحديثة القائمة على التكنولوجيا حالياً، ففي هذا الأسلوب يتم تحديث سجلات المخزون بشكل تلقائي عبر نظام إدارة المخزون بأي تغيير يطرأ على المخزون المتاح.

وهذا الأسلوب هو الأكثر دقة حيث أنه يحد من إمكانية حدوث خلل في المخزون سواء عجز أو فائض، كما أنه يقلل من حدوث أي محاولات اختلاس وتلك أحد أبرز الأمور حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر.

كل ما تريد معرفته عن ادارة المخزون والمشتريات

الفرق بين الجرد الدوري و المستمر

بعد أن تعرّفنا على المقصود من كل من المصطلحين، سننتقل تالياً لتوضيح الفرق بين الجرد الدوري و المستمر وذلك حتى تتمكن من تحديد أي النظام هو الأنسب لك.

فعلى الرغم من أن نظام الجرد المستمر هو الأفضل للتحكم في المخزون وإدارته، إلا أنه في بعض الأحيان قد لا يكون هو الأنسب للشركة. وإليك عدد من النقاط تبرز بعض الفروقات بين الجرد الدوري و المستمر:

من حيث تكلفة البضائع المباعة

في الجرد المستمر يتم حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل دقيق، وهذا ناتج عن التحديثات التي تطرأ عليه بعد إتمام كل عملية بيع. أما في الجرد الدوري فالأمر مختلف، حيث أنه يكون أقل دقة لأنه يتم حسابه في نهاية الفترة المحاسبية.

من حيث الحسابات

من الأمور التي تحتاج لمعرفتها حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر هو طريقة الحسابات التي تحدث، ففي الجرد المستمر يتم تسجيل كافة عمليات الشراء في دفتر الأستاذ أو دفتر الأستاذ العام.

أما بالنسبة للجرد الدوري، فتُضاف تكلفة البضائع المباعة بعد أن يتم إجراء الجرد المادي أي بنهاية فترة إعداد التقارير نفسها.

من حيث السعر

الجرد المستمر يكون أعلى من حيث التكلفة لأنه يحتاج توفير موظفين خبرة متخصصين وكذلك أنظمة برمجية تيسر من عملية الجرد.

أما الجرد الدوري فيكون أقل من الحيث التكلفة لأنه يتم بشكل يدوي وكذلك يتطلب عمل ومجهود أقل لأنه يتم مرة واحدة في نهاية كل فترة محاسبية.

من حيث إدخالات الإغلاق

أحد الأمور المميزة أيضاً في الفرق بين الجرد الدوري و المستمر أنه لا يتم إجراء التسجيلات أو إدخالات الإغلاق في الجرد المستمر، أما في الجرد الدوري فهي مُتطلبَة حيث يتم إجراؤها في نهاية الفترة المحاسبية وتلك من الأمور حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر.

من حيث طريقة حساب المخزون

في الجرد المستمر يتم الاستعانة بأنظمة حديثة باستخدام جهاز كمبيوتر لتتبع الموارد المتاحة وتسجيلها. أما الجرد الدوري، فتتم تلك العملية بشكل يدوي بواسطة الموظفين.

قيود الجرد الدوري والجرد المستمر

تختلف قيود الجرد الدوري عن مثيلها في الجرد المستمر، وتلك من الأمور التي تحتاج لمعرفتها حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر. وفيما يلي سنستعرض بعض أبرز القيود لكل من الجرد المستمر والدوري والفروقات بينهم:

قيود الجرد المستمر

يهدف هذا الأسلوب من أساليب الجرد إلى معرفة حجم المخزون المتاح في مستودعات الشركة بالوقت الفعلي، لذا فإنه يتم إجراء القيود المحاسبية بشكل يومي عند إضافة أو صرف أي عنصر من المستودعات. وإليك بعض أبرز قيود الجرد المستمر:

قيد إثبات شراء بضاعة

في هذا القيد يتم احتساب المورد على أنه الدائن والمخزون على أنه المدين، فيكون قيد إثبات شراء بضاعة كالآتي:

قيد إثبات بيع بضاعة

في هذا القيد يجب أن يتم حساب تكلفة المخزون قبل أن يتم بيعه على أن يكون القيد في شكل قيد يسبق القيد الخاص بالبيع فيكون كالآتي:

قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة والمصروفة من المخزن

من القيود التي تحتاج لمعرفتها في الفرق بين الجرد المستمر والجرد الدوري من حيث القيود هو قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة والمصروفة من المخزن.

ففي هذا القيد يتم اعتبار حساب المخزون على أنه الدائن وحساب تكلفة البضاعة المباعة على أنها المدين ويأخذ القيد الشكل التالي:

قيود مردودات المبيعات في الجرد المستمر

في هذا القيد يتم حساب العميل على أنه الدائن ومردودات المبيعات على أنها المدين، كما أنه في حالة تطبيق ضريبة القيمة المضافة يجب أن تُذكر ضمن القيد وتلك من الأمور الأساسية حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر من حيث القيود. حيث:

قيود الجرد الدوري

سننتقل تالياً بعد أن تعرّفنا على بعض أهم قيود الجرد المستمر لعرض أبرز قيود الجرد الدوري ضمن حديثنا حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر من حيث القيود.

ففي الجرد الدوري لا تحتاج الشركة أن تنشيء قيوداً محاسبية يومية عند صرف أو إضافة أي بضاعة متاحة بالمخزون.

كما أنها عندما تبيع أو تشتري بضاعة فإنها تكتفي بتسجيل قيود المبيعات والمشتريات وكذلك السداد والتحصيل. وإليك أبرز تلك القيود:

قيد إثبات الشراء

يتم من خلال هذا القيد حساب المورد على أنه الدائن والمشتريات على أنها المدين، فيأخذ قيد إثبات الشراء الشكل التالي:

قيد مصاريف الشراء

في هذا القيد يتم تسجيل مصاريف الشراء على أنها المدين أما المورد أو النقدية فتُحسَب على أنها الدائن. ويأخذ هذا القيد الشكل الآتي:

قيد رد جزء من البضاعة

في حالة رد جزء من البضاعة ففي تلك الحالة يتم احتساب مردودات المشتريات على أنها الدائن أما النقدية أو المورد فيتم حسابه على أنه المدين. حيث:

قيد بيع جزء من البضاعة

استكمالاً لحديثنا حول الفرق بين الجرد الدوري و المستمر من حيث القيود، ففي بيع جزء من البضاعة يتم احتساب المبيعات على أنها الدائن أو العميل على أنه المدين. حيث:

ما الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة قبل الجرد والتسويات؟

من الأمور المهمة التي يجب أن تكون على معرفة بها أيضاً بجانب الفرق بين الجرد الدوري و المستمر هو الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة قبل الجرد والتسويات وهي كالآتي:

• الإيرادات المكتسبة ولكن لم تُحصل بعد.
• الإيرادات المُحصلة مقدماً مقابل سلع أو خدمات لم تُقدم بعد.
• المصروفات المتكبَدة ولكن لم يتم دفعها بعد.
• المصروفات المدفوعة مقدماً لسلع أو خدمات لم يتم استهلاكها بعد.
• مخصصات الديون المشكوك فيها أو مخصص الضمانات.
• تكلفة البضاعة المباعة، حيث أنه تُحسب في نهاية الفترة عقب إجراء الجرد الفعلي للمخزون وذلك في حالة الجرد الدوري.
• المخزون النهائي، حيث أنه لا يتم تحديد قيمته في نظام الجرد الدوري إلا بعد إجراء الجرد الفعلي بنهاية الفترة المحاسبية.
• الإهلاكات المتراكمة، فقد يتم إضافتها كتسوية بنهاية الفترة المحاسبية بدلاً من تسجيل الإهلاكات بشكل دوري على مدار السنة.

تعرف علي: كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون

كيف يساعدك ماتكس في عملية الجرد الدوري والمستمر؟

تساعدك أنظمة ماتكس الحديثة في تعزيز إدارة المخزون الخاص بك من خلال برامجها المحاسبية، فهي توفر لك نظام إدارة المخزون الذي سيحسن من إدارة المخزون الخاص بك.

وكذلك توفير الكثير من الوقت والجهد، كما أنه سيوفر لك رؤى دقيقة حول المخزون الخاص بك وبالتالي تعزيز اتخاذ القرار.

كما أن سيسهل عليك عملية الجرد سواء الجرد المستمر أو الدوري بشكل كبير، وسيساعدك في تحسين خدمة العملاء من خلال توفير المنتجات في الوقت المناسب.

والكثير من المميزات والخصائص المذهلة الأخرى التي تمنحك المزيد من التحكم في المخزون الخاص بك وإدراته بأكفأ شكل ممكن.

فتستطيع عبر أنظمة إدارة المخزون والمستودعات من ماتكس أن تقوم بإجراء مختلف أنواع الجرد المناسبة لأعمالك وفي الوقت الذي تحدده.

مما يتيح لك إجراء عملية الجرد بشكل سلس ومقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المٌسجل مسبقاً بالنظام ومن ثَم معرفة حالات العجز وأية أخطاء والتصرف بشكل سريع ومعالجتها في الوقت المناسب.