أبرز مميزات سند القبض الالكتروني وما هي عيوبه؟

يُعَد سند القبض الالكتروني أحد أكثر الوثائق المالية أهمية بالنسبة للعديد من المؤسسات والشركات التجارية، وهذا لدورها في توثيق استلام المبالغ النقدية مع الأطراف التي تتعامل مع الشركة أو المؤسسة. ويختلف هذا السند عن سند القبض العادي، حيث أنه هناك فروق جوهرية بين كل منهما. ولكن كلاهما في نهاية المطاف يعملان على توثيق استلام الأموال، وفي مقالنا اليوم سنتحدث بشكل أكثر تفصيلاً حول سند القبض الالكتروني ومميزاته. كما أننا سنوضح لكم صيغته وعدد من أبرز عيوبه التي تمثل تحديات لاستخدامه.

تساعدك شركة ماتكس في توفير أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج erp الخاص بها 

ما هو الفرق بين سند القبض الالكتروني والعادي؟

يخلط الكثيرون بين سند القبض الالكتروني وسند القبض العادي، وعلى الرغم من أن كلاهما يؤديان نفس الوظيفة وهي استلام الأموال وتوثيقها إلا أن هناك اختلافات جوهرية بين كل منهما. حيث:

سند القبض العادي

هو وثيقة مالية مكتوبة في شكل ورقي يتم استخدامها في توثيق المبالغ النقدية التي تم استلامها من طرف لصالح طرف آخر.

وتتألف تلك الوثيقة من عدد من العناصر الأساسية ونها تاريخ إصدار السند ورقمه وكذلك أسماء المستلم والدافع بجانب قيمة المبلغ المدفوع وتوقيع المستلم.

وبتم من خلال تلك الوثيقة المالية الحفاظ على حقوق أطراف المعاملة، كما أن لها العديد من الاستخدامات المالية الهامة الأخرى ومنها:

• تسهيل إجراء العمليات المالية والمحاسبية للشركات والمؤسسات التجارية.
• توثيق مختلف المعاملات النقدية المتعلقة بالمدفوعات للشركات والمؤسسات التجارية.
• توفير أدلة ملموسة لاستلام الأموال بشكل نقدي لحماية حقوق كافة أطراف المعاملة.

سند القبض الالكتروني

أما بالنسبة إلى سند القبض الالكتروني فهو الصورة الرقمية من سند القبض العادي والتي يتم إصدارها واستخدامها في جميع الأنظمة المحاسبية والمالية الإلكترونية المتعامل بها في الشركات والمؤسسات التجارية ليت توثيق استلام الأموال أيضاً.

كما أن محتويات هذا السند لا تختلف كثيراً عن مثيلها في سند القبض العادي، فهو الآخر يتألف من رقم السند وتاريخ إصداره بجانب اسم كل من الدافع والمستلم.

مع توضيح وصف المعاملة وطريقة الدفع المستخدمة مع الإشارة إلى قيمة المبلغ المدفوع مع توقيع المستلم في نهاية السند سواء توقيع إلكتروني أو صورة هويته.

تعرف علي: ما هو البيع المباشر؟ وكيف يعمل؟ كل ما تحتاج لمعرفته 2024

ما هي مميزات سند القبض الالكتروني؟

هناك عدد من المميزات التي يتسم بها سند القبض الالكتروني والتي تدفع الكثير من الشركات والمؤسسات التجارية للتعامل من خلاله لتوثيق المعاملات المالية لديها.

وفيما يلي سنعرض لكم عدد من النقاط التي توضح مميزات هذا السند والتي تجعله أحد أبرز الوثائق المالية أهمية لمختلف الشركات والمؤسسات التجارية:

• تقليل التكاليف الناتجة عن استخدام السندات الورقية حيث أنه يتم التخلص من النفقات المتعلقة بالأوراق والأحبار المستخدمة في طباعة سندات القبض الورقية.
• تقليل الأخطاء الناتجة عن تسجيل المعاملة بشكل ورقي.
• تسهيل الأرشفة والوصول للسندات من خلال إدراجها في النظام الإلكتروني الذي تستخدمة الشركة أو المؤسسة التجارية.
• تسريع المعاملات من خلال الأنظمة الإلكترونية التي تعمل على إتمام المعاملات المالية وتوثيقها بشكل أكثر كفاءة وسرعة.

ما هي مشكلات وعيوب سند القبض الإلكتروني؟

كما أوضحنا، تتعدد مميزات هذا السند والتي تدفع الكثير من الشركات والمؤسسات التجارية لاستخدامه إلا أنه في نفس الوقت يشوبه عدد من العيوب والمشكلات التي تجعل استخدامه تحدياً.

وتظهر تلك العيوب والمشكلات أثناء استخدام وإصدار هذا الشكل من سند القبض، وفيما يلي بعض أبرز مشكلات وعيوب سند القبض الإلكتروني:

• ارتفاع تكاليف إصدار تلك السندات، وهذا بسبب التكلفة العالية لتأسيس نظام لأرشفة تلك السندات إلكترونياً وتطويره وتأمينه ضد محاولات الاختراق.
• تعطيل إمكانية إدخال البيانات الوصول إلى النظام في حالة انقطاع الاتصال بالإنترنت أو انقطاع التيار الكهربي مما يجعل كفاءة سند القبض الإلكتروني أقل.
• مشكلات الأمان، تتعرض مثل تلك الأنظمة الإلكترونية للكثير من محاولات القرصنة أو السرقة مما يجعل من الضروري تحديث النظام بشكل مستمر والعمل على تأمينه جيداً.

صيغة سند القبض الإلكتروني

لا تختلف صيغة سند القبض الالكتروني كثيراً عن مثيلها عن سند القبض العادي، فالاختلاف يكون في شكل السند حيث أن الأول إلكترونياً والثاني في شكل ورقي.

كما أنه في السند الإلكتروني للقبض يكون التوقيع فيه إلكترونياً أو من خلال هوية المستلم، وفيما يلي سنوضح لك نموذجاً يتضمن صيغة هذا السند:

رقم السند: ————-       تاريخ إصدار السند: ————-

اسم المستلم: ————-    المبلغ وقدره: ————-

وهذا مقابل الحصول على: —————————————————————–  

طريقة الدفع: ————-

توقيع المستلم الإلكتروني: ————-    توقيع اسم الشركة: ————-

ما هي أهمية سند القبض؟ 

إن سند القبض في العموم واحد من الوثائق المالية المهمة، وبالأخص لدفتر الأستاذ العام بأي شركة تجارية، وفيما يلي عدد من النقاط توضح لك أهمية هذا السند:

• إعداد التقارير المالية، وذلك بالاعتماد على البيانات الدقيقة التي يتم تضمينها في سند القبض.
• الحفاظ على الشفافية والحد من التلاعب والاحتيال في المعاملات التي تتم بالشركة وذلك من خلال الاحتفاظ بسندات القبض وأرشفته.
• تسجيل المعاملات المالية للشركة وتوثيقها بشكل دقيق لإثبات استلام الأموال عند تقديم منتجات أو خدمات للغير.
• التخطيط المالي بشكل سليم وذلك بالاعتماد على البيانات الدقيقة المتضمنة في سندات القبض.
• تقييم الأداء المالي للشركة والتعرف على وضعها المالي من خلال سندات القبض والمستندات المالية الأخرى ذات الصلة.
• تسهيل المراجعة لمعاملات الشركة من خلال مطابقة المعاملات المالية المدرجة في أرشيف دفتر الأستاذ العام وسجلات سندات القبض العادية وكذلك سند القبض الالكتروني.

متى يتم تقديم سند القبض ومتى يتم استلامه؟

هناك عدد من الحالات التي يكون فيها من الضروري استخدام سند القبض، وفيما يلي سنوضح لك حالات تقديم واستلام سند القبض:

• استلام التبرعات، ففي حالة ما إذا ما كانت المؤسسات خيرية فإنها تصدر سند القبض لإثبات وتوثيق استلام تبرعات مالية.
• سداد الديون أو القروض، ففي حالة قيام المؤسسة أو الشركة بسداد مبلغ الديون أو القروض فإنها تحصل على سند قبض لتوثيق دفع الديون أو القروض الخاصة بها.
• تقديم الخدمات أو إتمام معاملات بيعية، ففي حالة قيام الشركة أو المؤسسة التجارية بتقديم أحد خدماتها أو بيع أصناف من سلعها فإنها تصدر سند القبض الالكتروني أو العادي لتوثيق تلك المعاملة.
• استلام دفعات مالية، ففي تلك الحالة يتم إثبات تلك المعاملة من خلال إصدار سند القبض العادي أو الإلكتروني لتوثيق تلك المعاملة وحفظ حقوق كافة الأطراف المعنية.

تعرف علي: أنواع القيود المحاسبية للرواتب والأجور وأمثلة عليها

ما الحلول التي تقدمها لك ماتكس في إدارة مصروفات شركتك؟

إذا كنت تمتلك شركة فأنت في حاجة ماسة إلى إدارة المصروفات بكفاءة عالية لتتمكن من معرفة وضعك المالي وتقييمه جيداً.

وتساعدك أنظمة ماتكس بكفاءة عالية في إدارة نفقات شركتك بشكل مثالي، وذلك من خلال تزويده بعدد من الحلول القائمة على أحدث التقنيات.

حيث أنها توفر لك أحدث البرامج المحاسبية الإلكترونية التي تمكنك من إدخال البيانات بشكل سريع وكذلك تحديثها دورياً بشكل تلقائي.

مع توفير التحليلات المالية لشركتك بالاعتماد على الأدوات الإلكترونية الذكية، وغيرها الكثير من الحلول التي ستمكنك من إدارة المصروفات في شركتك كفاءة وفعالية كبيرة.