تٌعَد القيود المحاسبية واحدة من أهم عناصر التوثيق في المحاسبة، حيث أنها تمثل العنصر الأساسي الذي تقوم عليه الدورة المحاسبية. فمن خلال تلك القيود يتم تسجيل كافة المعاملات المالية في أي شركة أو مؤسسة، وبالتالي يتم احتساب الوارد والصادر وكذلك تحديد مقدار الأرباح والخسائر المتحققة بشكل دقيق في نهاية كل فترة مالية. وتأتي الرواتب وأجور الموظفين والعمال ضمن أهم البنود التي تؤثر بشكل رئيسي في عملية تحديد صافي الأرباح المتحققة، لذا فمن الضروري فهم طبيعة القيود المحاسبية للرواتب والأجور وكذلك معرفة طريقة اعداد تلك القيود بشكل صحيح.
ما هي القيود المحاسبية؟
إن القيود المحاسبية بشكل عام هي مجموعة من البنود الأساسية التي يتم من خلالها حساب ومعالجة المعاملات المالية المختلفة بالمؤسسة أو الشركة.
والتي يتم من خلالها إعداد القوائم المالية الخاصة بالمؤسسة أو الشركة بشكل دقيق، مما يساعد أصحاب العمل في اتخاذ القرارات المالية السليمة
تساعدك شركة ماتكس في توفير أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج erp الخاص بها
أنواع القيود المحاسبية
تتعدد أنواع القيود المحاسبية التي يمكن معالجتها في أي مؤسسة أو شركة، ويتم تقسيم تلك القيود إلى قيود بسيطة وقيود مركبة. وفيما يلي أهم أنواع تلك القيود:
- القيد البسيط: هو القيد الذي يضم كلا طرفيه، الدائن والمدين، حساباً واحداً فقط. مثال: سداد شركة ما لأجور العاملين.
- القيد المركب: هو القيد الذي يضم أحد طرفيه أو كلاهما، الدائن والمدين، أكثر من حساب.
- قيد اليومية، وهو الأساس الذي عليه تقوم نظرية القيود في المحاسبية ومن خلالها يتم توثيق كافة المعاملات المالية التي تحدث في المؤسسة.
- قيد التسوية: والذي من خلاله يتم تصحيح الأوضاع التي تقع في مؤسسة ما وتتضمن مخالفة لبعض مبادئ المحاسبية بغرض تعديل أرصدة الحسابات للتوصل إلى نتيجة النشاط المالي للمؤسسة.
- قيد الإقفال: وهو القيد المحاسبي الذي يتم من خلاله إغلاق كافة الحسابات الاسمية الخاصة بالمؤسسة في نهاية السنة المالية لإعداد قائمة الدخل والتعرف على نتيجة النشاط الفعلي.
- القيد الافتتاحي: وهو أحد أنواع القيود المحاسبية الأساسية والتي تبدأ به المؤسسة السنة المالية الخاصة بها.
- القيد العكسي: وهو من أنواع القيود الاختيارية، لأنه ليس واجباً استخدامه، وهذا لأنه من القيود خاصة الطبيعة التي لا يتم اللجوء إليها إلا في حالات خاصة كحدوث خطأ في التبديل بين حسابي المدين والدائن.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
أمثلة على القيود المحاسبية
بعد أن عرضنا لك كافة التفاصيل الخاصة بالقيود المحاسبية من حيث التعريف وأهم أنواعها، سنقوم بعرض مثال عملي على القيد المحاسبي.
والذي من خلاله ستتمكن من معرفة كيف يتم تسجيل تلك القيود عملياً، بافتراض أن هناك مؤسسة ما ترغب في إجراء القيود اللازمة للعمليات الآتية:
- في 1 فبراير، تأسيس المؤسسة بإيداع رأس مال بقيمة 5 مليون ريالاً سعودياً في البنك الدولي.
- سداد إيجار المقر الإداري الخاصة بالمؤسسة عن شهر فبراير بقيمة 20 ألف ريالاً سعودياً.
- في تاريخ 20 أبريل، إيداع مبلغ 50 ألف ريالاً سعودياً بصندوق المكتب من الحساب الجاري.
- أما في تاريخ 1 يونيو، فقد تم شراء أدوات من شركة ما بقيمة 100 ألف ريالاً سعودياً، تم تسديد 20 ألف ريالاً سعودياً بشكل نقدي، 30 ألف ريالاً سعودياً بشيك، وباقي المبلغ على الحساب.
- في تاريخ 15 يونيو، تم شراء أثاث مكتبي من أحد شركات الأثاث المحلية بقيمة 70 ألف ريالاً سعودياً، تم تسديد 25 ألف ريالاً سعودياً بشيك والباقي على الحساب.
- في تاريخ 1 أغسطس، تم سداد فاتورة الكهرباء بقيمة 2000 ريالاً سعودياً بشكل نقدي.
| رقم القيد | مدين | دائن | البيان |
| 1 | 5000000 | 5000000 | من حـ / البنك إلى حـ / رأس المال (إيداع رأس المال في البنك) |
| 2 | 20000 | 20000 | من حـ / إيجار المقر الإداري إلى حـ / الصندوق (سداد الإيجار نقدًا) |
| 3 | 50000 | 50000 | من حـ / الصندوق إلى حـ/ البنك (سحب 50000 ألف من البنك وإيداعها في الصندوق) |
| 4 | 100000 | 20000 30000 50000 |
من حـ / الأجهزة والمعدات إلى مذكورين حـ / الصندوق حـ / البنك حـ / دائنين (الشركة المحلية) (شراء أجهزة ومعدات نقدًا وبشيك وعلى الحساب) |
| 5 | 70000 | 25000 45000 |
من حـ / الأثاث المكتبي إلى مذكورين حـ / البنك حـ / دائنين (شركة الأثاث) (شراء أثاث مكتبي بشيك وعلى الحساب) |
| 6 | 2000 | 2000 | من حـ / مصروفات الكهرباء إلى حـ / الصندوق (دفع فاتورة الكهرباء نقدًا) |
ما هي القيود المحاسبية للرواتب؟
أما بالنسبة إلى القيود المحاسبية للرواتب والأجور فهي البنود التي يتم من خلالها معالجة وحساب مختلف المعاملات المالية المتعلقة أجور ورواتب العاملين أو الموظفين في المؤسسة أو الشركة واستخدامها في إعداد القوائم المالية بشكل دقيق.
تعرف علي : أبرز مزايا وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة
أهم القيود المحاسبية للرواتب
يتضمن بند الأجور والرواتب كافة الأمور المتعلقة بحسابات الموظفين، أي النفقات التي يتم صرفها للموظفين بالمؤسسة أو الشركة نظير قيامهم بمهام العمل.
وشمل هذا البتد الرواتب الخاصة بالموظفين وكذلك البدلات والمكافآت، فضلاً عن حصص التأمين التي تصرفها الشركة أو المؤسسة بجانب خصومات الرواتب.
وفيما يلي سنتناول أهم القيود المحاسبية التي يتم إدراجها ضمن قيود محاسبة الرواتب والأجور وتوضيح ماهية كل منهما وكيفية معالجته:
قيد استحقاق المرتبات والأجور
هو أحد القيود المحاسبية للأجور والرواتب الأساسية والذي يتم من خلاله إثبات أحقية الموظف أو العامل في الحصول على رواتب من المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها.
فمثلاً إذا كان هناك موظف يُدعى إيهاب ويتقاضى راتباً يبلغ 15000 ريالاً سعودياً، فإن قيد الاستحقاق الخاص به يتم معالجته كالآتي:
- 15000 حـ/ الرواتب والأجور.
- إلى حـ /ذمة الموظف إيهاب.
قيد الرواتب مع السلف
إن السلف هو أحد المستقطعات الهامة التي تحدث على الراتب بجانب الاستقطاعات الأساسية الأخرى كالتأمينات، لذا يتم إدراج السلف ضمن قيد الاستقطاع.
وبافتراض أن الموظف إيهاب الذي يبلغ راتبه 15000 ريالاً سعودياً قد حصل على سلفة بقيمة 1500 ريالاً سعودياً. فإن معالجة هذا القيد المحاسبي يكون كالآتي:
- 1500 من حـ/ ذمة الموظف إيهاب
- إلى حـ/ قروض الموظف إيهاب.
قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية
يتشابه هذا القيد بشكل كبير من قيد السلف، حيث أن الرواتب مع التأمينات الاجتماعية والسلف يندرجان تحت قيد الاستقطاع.
كما أنه يتم معالجتهما محاسبياً بفس الطريقة، فإذا كان الموظف إيهاب يُخصم منه 1000 ريالاً سعودياً من راتبه مقابل التأمين الاجتماعي فإن يتم معالجة هذا القيد كالآتي:
- 1000 من حـ / ذمم الموظف إيهاب.
- إلى حـ / قروض التأمينات الاجتماعية.
قيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي
من ضمن القيود المحاسبية المتعلقة بحساب الأجور والرواتب أيضاً هو نسبة الضمان الاجتماعي، وهي نسبة يتم اقتطاعها بشكل اختياري.
ويتم معاملة هذا القيد نفس معاملة التأمينات الاجتماعية والسلف، فجميعهم يندرجون تحت بند قيد الاستقطاع.
وبالمثل، إذا كان الموظف إيهاب مشترك في الضمان الاجتماعي ويتم استقطاع 700 ريالاً سعودياً من راتبه نظير ذلك فتتم معالجة هذا القيد محاسبياً كالآتي:
- 700 من حـ / ذمم الموظف إيهاب.
- إلى حـ / قروض الضمان الاجتماعي.
تعرف علي : أهمية حساب تكلفة البضاعة المباعة وكيف يتم حسابها
الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور
بعد أن عرضنا أبرز القيود المحاسبية الخاصة بالرواتب والأجور، سننتقل الآن لتوضيح الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور.
حيث يخلط الكثيرون بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور عند معالجة القيد المحاسبي، ولكن هناك فروقات واضحة بين كل منهما. حيث:
- مصاريف الرواتب هي المصروفات التي يتم صرفها للموظف نظير عمله بشكل دائم في شركة أو مؤسسة ما خلال دورة زمن معينة، وعلى الأغلب يكون 30 يوماً.
- أما مصاريف الأجور فهي المصروفات التي يتقاضاها الموظف بشكل غير منتظم، كالأجور التي يتم منحها للعاملين حسب ساعات العمل التي عملوها.
كيف يتم احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات؟
في إطار حديثنا حول القيود المحاسبية للأجور والرواتب، سنتحدث تالياً عن الطريقة التي يتم من خلالها احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات.
وبشكل عام يتم احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات على الراتب الأساسي، كما أن المكافآت المرتبطة به تكون أيضاً منه.
لذا ستجد أن أغلب الشركات تقوم بتقسم الرواتب الخاصة بالعاملين لديها بين الراتب الأساسي والراتب الإضافي وكذلك البدلات.
والسبب في ذلك هو تقليل التأمينات والمكافآت القائمة على ثابت المرتب، وفيما يلي توضيح لماهية الراتب الأساسي والراتب المتغير:
- الراتب الأساسي هو الراتب الثابت الذي يتم الاتفاق عليه في عقد العمل، حيث يتقاضاه الموظف من صاحب العمل نظير القيام بمهام محددة.
- الراتب المتغير هو الراتب الأساسي مُضاف إليه البدلات والمكافآت وغيرها من الزيادات الأخرى التي قد يحصل عليها الموظف.