كيفية عمل دفتر اليومية و4 أخطاء شائعة يجب عليك تجنبها

يعتبر دفتر اليومية هو الشاهد على كل المعاملات المالية التي تتم بالشركة حيث يتم تسجيل كل ما يخص الشركة من تداولات ومعاملات تتم بشكل يومي فيه. وبالتالي فإن هذا الدفتر له دور كبير في مراقبة تداول المال الخاص بالشركة وبالتالي معرفة كل ما دخل أو خرج من الشركة من أموال.  وتعتمد الدورة المحاسبية في مراحلها على دفاتر اليومية ولا يمكن استكمال الدورة المحاسبية دون هذا الدفتر وفي حالة حدوث أخطاء به سيؤثر على باقي المراحل. وخلال هذا المقال سنتحدث عن ما هو دفتر اليومية وما الهدف من وجوده، كذلك سنتحدث عن كيفية عمل هذا الدفتر وشكله بالإضافة إلى آلية تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية.

ما هو دفتر اليومية؟

هو سجل يتم تدوين كل المعاملات المالية به وتبدأ إجراءات الدورة المحاسبية من خلاله وفيه يتم كتابة كل التفاصيل الخاصة بالتعاملات المالية للشركة في صفحات متعددة.

بعد تسجيل تلك المعاملات المالية يتم عمل القيود المحاسبية والتي تنقسم إلى قيود مركبة وقيود بسيطة، كذلك تساعد دفاتر اليومية في العديد من المراحل المالية الأخرى.

مثل تسوية القوائم المالية، دفتر الأستاذ بالإضافة إلى إعداد ميزان المراجعة ويتم تسجيل كل ما يخص عمليات البيع والشراء في دفاتر اليومية.

كما تختص دفاتر اليومية بالمعاملات المالية النقدية و المعاملات المالية الآجلة وأي من المعاملات المالية والتجارية المختلفة التي يجب تسجيلها بالدفاتر.

ما الغرض من دفتر اليومية؟

بداية يجب أن نعرف أنه تم تسمية الدفتر بهذا الاسم بناءً على وظيفته في تدوين كل ما يخص العمليات المالية بصورة يومية وتحديثه بشكل مستمر طوال اليوم.

يساعد التسجيل اليومي والتحديث المستمر لدفاتر اليومية في عمل سجلات وتقارير مالية دقيقة تساعد على تطوير الشركة، وفيما يلي سنذكر الغرض من دفاتر اليومية وأهميتها:

• تحديد نوع الحسابات وتحديد إذا ما كنت دائنة أو مدينة.
• هي بمثابة مراجع يومية للإدارة المالية وصاحب الشركة بسبب تواجد كل ما يخص الشركة من تعاملات يومية محددة بالتاريخ والوقت بها.
• توفير وصف دقيق وتفصيلي لمعاملات الشركة المالية مما يساهم في تقييم إدارة الشركة للأمور المالية وتحسينها بشكل مستمر.
• يساعد دفتر اليومية في إعداد الدفاتر الأخرى مثل دفتر الأستاذ.
• وجود هذه الدفاتر هي خطوة مهمة من خطوات التسوية المالية وعمل الموازنة العمومية.
• تقليل نسبة الخطأ والسهو البشري مع المؤسسات التي تتعامل مع الشركة.
• تساهم دفاتر المالية في إصدار قرارات إدارية ومالية سليمة بواسطة إدارة الشركة والمديرين بها.

مكونات دفتر اليومية

بعد أن تحدثنا عن تعريف دفاتر اليومية وما هو الهدف من وجودها في تنظيم المعاملات المالية ننتقل إلى الحديث عن محتويات ومكونات دفاتر اليومية:

• أي معاملة مالية تحدث في تاريخ معين وبالتالي فيجب كتابة تاريخ المعاملة في دفاتر اليومية.
• طبيعة ونوع المعاملة وهل هي تتبع المعاملات الدائنة أم المدينة.
• طبقاً للتسلسل والتتابع الزمني يتم تحديد أرقام القيد للمعاملات المالية.
• كتابة تفاصيل موضوع المعاملة في دفاتر القيد.
• تدوين رقم صفحة الأستاذ الذي تم تدوين وتسجيل المعاملة فيه.
• القيمة المالية التي قلت في الحساب وزادت في الآخر.
• ترقيم المعاملة ووضع رقم للمستند الخاص بها بناءً على نوعها الذي يكون إما سجل صرف أو سجل قيد أو سجل قبض.

اقرأ أيضا: دليلك الشامل حول القوائم المالية وأنواعها مع تمارين عملية على إعدادها

شكل دفتر اليومية

أي سجل للمعاملات المالية يكون له شكل معين يميزه، كذلك دفاتر اليومية فإن لها هيكل محدد يمكن معرفتها من خلالها وفيما يلي أهم ما يحتويه دفتر اليومية بداخله:

• الدائن الذي يختص بكل المعاملات المالية الدائنة من مؤسسات وأفراد تتعامل معهم الشركة.
• المدين ويختص بمعاملات الشركة المدينة مع المؤسسات والأفراد.
• رقم القيد وهذا الرقم يميز المعاملات المالية طبقاً لتوقيتها وتاريخها الزمني تجنباً لوجود أخطاء مالية.
• رقم المستند ويختلف عن رقم القيد في أنه يحدد نوع المعاملة المالية.
• البيان يتم ذكر طبيعة المعاملة وموضوعها فيه.
• تاريخ حدوث المعاملة المالية لتوثيقها.
• رقم صفحة الأستاذ فأي معاملة مالية يتم تدوينها في هذا الدفتر الذي يأخذ رقماً معيناً يميزه.

كيفية عمل دفتر اليومية؟

يتم تصميم شكل دفاتر اليومية عبر برنامج الأكسيل ويتم تسجيل تلك المعاملات عبر صفوف وأعمدة لتيسير استخراج البيانات المالية منها وفيما يلي كيفية عمل دفاتر اليومية بالأكسيل:

• إنشاء مجموعة من الأعمدة بحيث يحتوي كل عمود على عنوان رئيسي مثل تاريخ المعاملة، رقم القيد، البيان، طبيعة الحسابات سواء كانت مدينة أو دائنة.
• يتم كتابة البيانات التفصيلية لكل عملية تحت كل عنوان رئيسي.
• ذكر موضوع المعاملة بالتفصيل في عمود البيان.
• ذكر طبيعة القيد وهل هو مدين أو دائن.
• تدوين القيود اليومية مع الأخذ في الاعتبار أنه لابد أن يتساوى المجموع الكلي للمبالغ الدائنة مع المجموع الكلي للمبالغ المدينة.

كيفية تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية؟

يعتبر تسجيل المعاملات المالية في دفاتر اليومية هي أهم خطوة في تسجيل المعاملات ويجب عملها بشكل دقيق وفيما يلي كيفية تسجيل المعاملات في دفتر اليومية:

• معرفة نوع المعاملة المالية سواء كانت بيع أو شراء أو غير ذلك.
• بناءً على قواعد القيد المزدوج يتم تسجيل الحسابات في دفتر اليومية من خلال تحديد الحساب الدائن والحساب المدين.
• تسجيل القيود المحاسبية في دفتر اليومية ويتم تسجيلها بالشكل التالي التاريخ، الحساب الدائن، قيمة المبلغ، الحساب المدين، قيمة المبلغ، البيان التفصيلي.
• كتابة موضوع المعاملة والبيان الخاص بها بشكل تفصيلي.
• التأكد من تساوي إجمالي حسابات الدائن مع إجمالي حسابات المدين.
• منح رقم قيد تسلسلي.
• إرفاق الشيكات والفواتير وغيرها من الأوراق المهمة.

تسجيل المصروفات في دفتر اليومية

يتم تسجيل المصروفات في دفاتر اليومية لتحديد أوجه الصرف والإنفاق المالي الذي يتم بواسطة المؤسسة مما يسمح بمراقبة المصروفات بدقة ويتم ذلك عن طريق التالي:

• تدوين كل ما يخص الحسابات المالية التي تشمل الأجور والمرتبات، عقود الصيانة والإيجارات والتسويق.
• عمل دفتر الأستاذ لتدوين الحسابات.
• كتابة كل النفقات التي تتم في دفاتر الأستاذ واليومية للسيطرة على أوجه الإنفاق في المؤسسات.
• ذكر تاريخ إجراء المعاملات المالية وكل النفقات التي تقوم بها الشركة.
• لا تنسى كتابة وصف دقيق لنفقاتك مع الإشارة إلى أسباب تلك النفقات وتفاصيلها.
• تسجيل القيد المزدوج.

اقرأ أيضا: كل ما يخص انواع المصروفات في الشركات التجارية والصناعية

ما هي الأخطاء الشائعة التي قد تحدث في دفتر اليومية؟

أخطاء الدفاتر المحاسبية تختلف من دفتر لأخر حيث أن أخطاء دفتر اليومية تختلف عن أخطاء دفتر الأستاذ وفيما يلي أبرز الأخطاء الشائعة التي قد تحدث في دفاتر اليومية:

• أخطاء كتابية وتشمل تدوين المبلغ بشكل خاطىء، أو حتى المعاملة نفسها بشكل غير صحيح.
• تطبيق مبدأ القيد المزدوج بصورة خاطئة مما يترتب عليه أخطاء بالمعادلة الحسابية.
• كتابة وصف وموضوع المعاملة بصورة خاطئة.
• الإغفال وتكون ناتجة عن نسيان كتابة معاملة معينة.

ما الفرق بين الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟

هناك اختلاف جوهري بين دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ، دفتر الأستاذ يمكن تعريفه على أنه سجل يتم التسجيل فيه كل حساب في صفحة منفصلة وبالتالي إمكانية معرفة رصيد الحساب بنهاية المدة.

أما دفاتر اليومية هو بمثابة سجل يومي لكل المعاملات التجارية الخاصة بالمؤسسة، كذلك فإن الهدف من كل دفتر مختلف عن الآخر.

دفتر الأستاذ يمكننا من معرفة رصيد كل حساب بشكل منفصل ثم نقله لميزان المراجعة، أما دفاتر اليومية يتم معرفة المعاملات بشكل يومي ثم تدوينه في دفتر الأستاذ.

برنامج المحاسبة من ماتكس هو الحل الأمثل لإدارة حسابات شركتك بكفاءة وسهولة. يتيح لك تسجيل القيود المحاسبية، إعداد دفتر اليومية، وإدارة المعاملات المالية بدقة. كما أنها مثالي في إعداد تقارير تفصيلية لدعم قراراتك الاستراتيجية. فبفضل أدواته الذكية مثل التكامل مع الإكسل، التحليل المالي، والتسويات التلقائية، يمكنك إنجاز أعمالك المحاسبية في دقائق، مما يمنحك رؤية مالية واضحة لمستقبل شركتك.