دليلك الشامل لـ تحليل نظام ERP – أهم الخصائص والأدوات

في الوقت الحالي، أصبح نجاح أي مؤسسة في أي مجال يتوقف على مدى كفائتها وقدرتها على التنظيم، لذا مثّل تحليل نظام ERP أداة أساسية للشركات التي تسعى أن تحافظ على مكانتها في السوق في ظل التحول الرقمي الذي نعيشه. خاصة وأن تلك الأداة تعمل بشكل فعّال على تعزيز كفاءة المؤسسات المختلفة وتحسين قدرتها على اتخاذ القرارات المستنيرة القائمة على البيانات الفعلية. كما أن لها دور فعّال في تبسيط عمليات الشركات المختلفة والحفاظ على بقائها في الصدارة بين منافسيها، وفي مقالنا اليوم سنستعرض معاً كل ما تحتاج لمعرفته حول تحليل نظام ERP وأهم الخصائص المميزة له.

توفر لك ماتكس نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP من خلال  أفضل برنامج erp 

ما هي نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP؟

قبل أن نركز بالحديث حول تحليل نظام ERP سنحتاج في البداية لمعرفة ماهية هذا النظام في الأساس، والذي يعني نظم تخطيط موارد المؤسسة أو ERP.

وهو أحد الأنظمة البرمجية التي تقوم الشركات أو المؤسسات في المجالات المختلفة باستخدامها بغرض إدارة مختلف جوانب العمليات التجارية ودمجها أيضاً.

وقد تم تصميم نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP لأتمتة مختلف الوظائف الإدارية بعرض تبسيطها، مما يسهم في زيادة كفاءة الشركات وكذلك مساعدتها في تحسين الأداء العام.

تحليل نظام ERP

يتضمن تحليل نظام ERP القيام بفحص كل عنصر من عناصر نظم تخطيط موارد المؤسسة بشكل منهجي، وذلك بغرض فهم الوظائف التي يقوم به لاستغلالها بالشكل الأمثل.

وحتى تتمكن من فهم كيف يعمل تحليل نظام ERP ستحتاج لمعرفة العناصر الأساسية التي يتألف منها نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP.

ويتكون نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP من 7 عناصر أو مكونات أساسية، وفيما يلي أبرز عناصر أنظمة ERP والمكونات التي يتألف منها:

• الوحدات الأساسية، والتي تتضمن المكونات الرئيسية للنظام مثل إدارة الموارد البشرية والمخزون والمبيعات..
• خيارات التكوين ومستوى التخصيص، والذي من خلاله يمكن تخصيص الوحدات بمواصفات محددة حسب متطلبات الأعمال واحتياجات المؤسسة نفسها.
• هيكل قاعدة البيانات، وهو عبارة عن المستودع المركزي الذي يتم تخزين كافة البيانات به.
• واجهة المستخدم، والتي يمكن للمستخدمين من خلالها التفاعل مع البرنامج نفسه واستخدام خصائص المختلفة.
• فحص أدوات الإبلاغ وتحليل البيانات، حيث يتضمن هذا النظام عدد من الأدوات المتخصصة في إنشاء التقارير وتحليل البيانات بشكل أكثر دقة يمكن استخدامها في الحصول على إحصائيات قابلة للاستخدام.
• إمكانيات التكامل، والتي يتم من خلالها التأكد من أن النظام قابل للاتصال بشكل سلس مع البرامج وقواعد البيانات الأخرى.
• ميزات أمان وحماية البيانات، والتي تتضمن كافة الميزات المتعلقة بالأمان والخصوصية.

تعرف علي :ما هي أتمتة الموارد البشرية للشركات الصغيرة؟

أدوات نظام ERP

بعد أن تعرّفنا على تحليل نظام ERP والمكونات أ, العناصر الأساسية التي يتألف منها تلك الأنظمة، سننتقل تالياً لمعرفة أبرز أدوات هذا النظام.

حيث يتضمن نظام ERP مجموعة من الوحدات التي تعمل على دمج ومشاركة البيانات داخل النظام نفسه والتي يمكن استغلالها في الحصول على نظرة شاملة لمختلف عمليات المؤسسة نفسها.

وبالتالي العمل على تحسين الكفاءة ككل في المؤسسة، كما أن كل مؤسسة يمكنها اختيار الوحدات التي تتوافق مع متطلبات عملها واحتياجاتها الأساسية. وإليك أهم أدوات نظام ERP:

إدارة الموارد البشرية

والتي تتخصص في إدارة وحدات بيانات الموظفين والقيام بالمهام المتعلقة بإدارة كشوفات الرواتب ووقت الحضور والإنصراف والمزايا والمكافآت وغيرها من المهام الأخرى التي ستسهم بشكل كبير في تحسين كفاءة القوى العاملة بالمؤسسة.

إدارة الإنتاج

وهي ضمن أدوات النظام التي تساعد في تتبع مستويات المخزون المتاح في المؤسسة وكذلك إدارة الأسهم وغيرها من المهام المتعلقة بالمخزون بجانب العمل على تعزيز عمليات إعادة الطلب.

إدارة المشتريات

بالحديث حول تحليل نظام ERP تأتي تلك الأداة التي تعمل على مراقبة الجودة والتخطيط بغرض تعزيز عمليات الإنتاج بالمؤسسة وضمان الفعالية والكفاءة في عمليات التصنيع.

إدارة الأصول

والتي تعمل على تتبع الأصور والقيام بمختلف المهام المتعلقة بإدارتها مع العمل على تعزيز استخدام المعدات وجداول الصيانة.

إدارة سلسلة التوريد

والتي من خلالها يتم توفير رؤى شاملة حول سلاسل التوريد بداية من عمليات الشراء وحتى التوزيع. وتعمل تلك الأداة على تيسير العملية وتقليل الوقت المستغرق في أعمال التوريد.

إدارة المشاريع

هي من الأدوات الهامة في تحليل نظام ERP والتي تعمل على تسهيل إتمام المشاريع وذلك من خلال التخطيط الفعّال والتوزيع الأمثل للموارد وإدارة مختلف المهام التي تضمن التنفيذ الفعّال للمشاريع.

إدارة العمليات المحاسبية والمالية، والتي من خلالها يتم متابعة كافة الأمور المالية والمحاسبية بشكل دقيق مع توفير التقارير لاتخاذ القرارات المالية المناسبة.

إدارة علاقات العملاء

وهي من الأدوات الهامة أيضاً في تحليل نظام ERP والتي تساعد المؤسسة في إجارة تفاعلات العملاء بشكل أفضل عبر توفير رؤى شاملة لكافة البيانات المتعلقة بالعملاء وبالتالي تعزيز رضا العملاء عن المؤسسة وأعمالها.

ما هي الخصائص الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP؟

يتضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP مجموعة من الخصائص الأساسية التي تضمن تحقيق الكفاءة في المؤسسات وكذلك الامتثال والتكيف للعمليات المختلفة.

لذا فتلك الأنظمة بمثابة حل شامل فعّال للشركات تلبي مختلف الاحتياجات بداية من التخصيص وحتى التحكم المركزي والأمان. وفيما يلي بعض أبرز الخصائص الرئيسية في تحليل نظام ERP:

قابلية التوسع والنمو

إن أنظمة ERP تتسم بقابليتها للتوسع بحيث تكون قادرة على تلبية مختلف احتياجات المؤسسة المتغيرة، وبالتالي فهي قادرة على التكيف مع ظروف السوق بشكل فعّال.

إمكانية التخزين السحابي

تتيح أنظمة ERP خاصية التخزين السحابي والتي تتيح للشركات خيارات النشر عبر الساحبة، وبالتالي فإنها توفر المزيد من المرونة مع إمكانية الوصول للبيانات في أي وقت ومن أي مكان متاح به اتصال نشط بالإنترنت.

توافر الدعم والتدريب

توفر أنظمة ERP للمؤسسات إمكانية تدريب الموظفين لديها باستخدام النظام بسهولة، بجانب توافر خدمات الدعم الفوري للاستجابة لأية مشكلات أو استفسارات حول النظام.

إدارة البيانات المركزية وتكاملها لحظياً

من ضمن أهم خصائص تحليل نظام ERP هو قدرته على تيسير تكامل البيانات لحظياً عبر الأقسام المختلفة الموجودة بالمؤسسة.

وذلك عبر تحديث المعلومات بشكل دوري، وبالتالي ضمان اتساق تلك المعلومات في مختلف الأقسام الموجودة في المؤسسة.

توافر حلول أمن البيانات

تقدم أنظمة ERP خصائص قوية تضمن أمن البيانات مثل تشفير البيانات لتوفير الحماية المعلوماتية التجارية خاصة للبيانات الحساسة للمؤسسة.

كما أنها تتبع مختلف التدابير لضمان أمن الشبكات بالمؤسسة ضد أية تهديدات خارجية، وواحد من الأمور المميزة ضمن خصائص تحليل نظام ERP هو أنها توفر عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات.

مع إمكانية استعادة تلك البيانات في أي وقت بسهولة مما يخفف من الآثار السلبية الجسيمة الناتجة عن فقدان البيانات الخاصة بالمؤسسة.

إمكانية الوصول عبر الهواتف الذكية

تتيح أنظمة ERP السحابية سهولة الوصول والتفاعل مع النظام عبر الهواتف الذكية المحمولة والأجهزة اللوحية مما يعزز من المرونة ويدعم أساليب العمل عن بُعد.

إتاحة خيارات النشر

من ضمن خصائص تحليل أنظمة ERP هو أنها تتيح إمكانية نشر النظام بأكثر من طريقة، ويمكن للمؤسسة أن تقوم باختيار طريقة النشر المناسبة لها وذلك حسب:

• احتياجات أعمال المؤسسة نفسها
• بنية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة.

تعرف علي: أبرز المشاكل الادارية التي تواجه مؤسستك وكيفية التغلب عليها

ما هي وظائف العمل التي يمكن تحسينها باستخدام ERP؟

في الحقيقة، هناك الكثير من الاتجاهات التي يمكن لـ أنظمة ERP أن تقوم بتحسينها بداية من إدارة الأعمال الأساسية وحتى تكامل البيانات وإصدار التقارير والتحليلات.

الأمر الذي يجعل الاستعانة بتلك الأنظمة حلاً متكاملاً وأكثر شمولية لتحسين كفاءة المؤسسات وتعزيز قدرتها على اتخاذ القرارات المناسبة استناداً إلى البيانات الفعلية.

وفيما يلي عدد من الأمور الأساسية التي يمكن لأنظمة ERP أن تقوم بتحسينها في أي مؤسسة والتي تضمن مزيد من الكفاءة والفعالية في أعمالها:

التكامل وتبادل البيانات بشكل فعّال

يتكامل تحليل نظام ERP بسهولة مع مختلف الأنظمة الأخرى، كالبرمجيات أو منصات التجارة الإلكترونية وكذلك قواعد البيانات من المصادر الخارجية.

وتضمن ميزة التكامل وتبادل البيانات بشكل فعّال التي يوفرها هذا النظام توافق البيانات وكذلك تحقيق سلاسة في مختلف العمليات التي تتم عبر المؤسسة.

أتمتة سير العمل في المؤسسة

من أبرز وظائف العمل التي يمكن تحسينها باستخدام تحليل أنظمة ERP هو أتمتة مختلف المهام وبالتالي الحد من الأخطاء الناتجة عن التدخل اليدوي.

كما أن أتمتة سير العمل في المؤسسة عبر الاستعانة بأنظمة ERP من شأنه أن يسهم أيضاً في تحسين كفاءة الأعمال بشكل كبير.

تحليل البيانات والامتثال القانوني للمؤسسة

تضم تحليل أنظمة ERP مجموعة من الأدوات الذكية التي يتم استخدامها في إنشاء التقارير والإحصائيات القائمة على البيانات الفعلية التي تم جمعها.

والتي يمكن استخدامها في الحصول على رؤى حول أداء المؤسسة بشكل فعّال، وبالتالي منح المؤسسة فرصة ممتازة لتحديد الفرص المناسبة لها والمجالات التي تحتاج إلى بذل المزيد من التحسينات فيها.

كما أنها توفر ميزات الامتثال المدمجة والتي ستضمن للمؤسسة الامتثال لكافة المعايير المالية وكذلك لوائح الصناعة بسهولة ومن ثَم تجنب أية مشكلات قانونية ممكنة.

مميزات وعيوب نظم ERP

آخر ما سنحتاج لتوضيحه بشأن أنظمة ERP هو أبرز مميزات وعيوب تلك النظم، فبجانب الفوائد والمزايا الضخمة التي تتيحها للمستخدمين إلا أن بها بعض التحديات التي تمثل أوجه قصور أو عيوب في تحليل نظام ERP. وفيما يلي أبرز مميزات نظم ERP:

• تعزيز رؤية البيانات داخل المؤسسة.
• تسهيل إتمام المهام والعمليات المختلفة داخل المؤسسة.
• تحسين عملية اتخاذ القرارات.
• توحيد البيانات داخل المؤسسة وسهولة الوصول إليها.
• تحسين كفاءة الأعمال بين مختلف أقسام المؤسسة.

وبجانب المزايا السابقة التي سردناها، هناك عدد من أوجه القصور التي تمثل تحديات أو عائق أمام بعض المؤسسات عند تطبيق أو تنفيذ نظم ERP في أعمالها. وفيما يلي بعض أبرز عيوب نظم ERP:

• وجود بعض التعقيدات في تنفيذ النظام كالبرمجيات أو التدريب أو الأجهزة المستخدمة.
• استغراق وقت طويل نسبياً في تنفيذ النظام وتطبيقه في المؤسسة.
• وجود مخاوف بشأن أمن البيانات.
• احتمالية مقاومة الموظفين للتغيير والأتمتة عبر تلك النظم.

وفي النهاية، إذا كنت مؤسسة تسعى لتنمو أعمالك وترغب في تبسيط إدارة المهام المختلفة وأتمتة العمليات فننصحك وبشدة ببدء الاستعانة بنظم ERP والتي ستساعدك كثيراً في تعزيز كفاءة العمليات في مؤسستك.

وتوفر لك شركة ماتكس أفضل نظم ERP التي تضمن تقديم أفضل الحلول المحاسبية والإدارية لتنمية وإدارة أعمالك بكفاءة وبالاعتماد على أحدث الأدوات التكنولوجية.

لذا لا تتردد في التواصل معنا وبدء الاستعانة بأنظمة ERP من خلالنا والاستفادة من الفرص والمزايا المذهلة التي ستتيحها لأعمالك على الفور!