لفهم الدورة المستندية المحاسبية يجب أولاً أن تعرف العلاقة بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية، حيث أن الدورة المستندية هي أول خطوات الدورة المحاسبية. وللعلم فإن الفكر المحاسبي يعتمد في الأساس على الدورة المستندية لأنها بمثابة أداة التوثيق المهمة والمرجع الرئيسي لكل العمليات المحاسبية من خلال معرفة خط سير كل مستندات المحاسبة في الشركة. وفيها يتم تدوين وتسجيل كل عملية حسابية بصورة يومية ومنها إثبات قائمة المركز المالي والدخل حتى نصل إلى التقارير الضريبية والمالية. وخلال هذا المقال سنتحدث عن تعريف الدورة المستندية المحاسبية وأهم أقسامها وأنواعها، وما هي مراحل تلك الدورة بالإضافة إلى لماذا نحتاج الدورة المستندية.
تساعدك ماتكس في توفير أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج erp الخاص بها
ما هي الدورة المستندية المحاسبية؟
في بداية حديثنا عن الدورة المستندية المحاسبية وكما ذكرنا مسبقاً أن الدورة المستندية هي أول مرحلة في الدورة المحاسبية، كما أنها بمثابة الوعاء الحاوي لكل وثائق المحاسبة في الشركة.
وهذا الوعاء يحتوي على كافة المستندات منذ بداية صدورها حتى مرورها بكل مراكز الخدمة والتكاليف، وحتى تتم الدورة المستندية بشكل صحيح يجب أن تشمل التالي:
- أن تكون مستنداتها بسيطة وتحتوي على معلومات غير معقدة بل ويمكن تسجيلها بشكل سريع.
- تهتم الدورة المستندية بتيسير العمليات المحاسبية العملية.
- تساعد في وضع رقابة كاملة على جميع العمليات بالشركة.
- تحتوي الدورة المستندية على كل الوثائق والمعلومات المالية اللازمة لتحليل بيانات وورقيات التسجيل للمساعدة في عمل التقارير المطلوبة.
لماذا نحتاج إلى الدورة المستندية المحاسبية؟
الوثائق المحاسبية هي أهم إثبات على عمل الشركة وقيامها بعمليات مالية من خلال وجود معلومات موضوعية موثقة يتم تقديمها للجهات الحكومية الرسمية.
كما أن الدورة المستندية المحاسبية تحفظ حقوق العملاء والمشترين وذوي المشاريع المالية مع الشركة، وفيما يلي أهمية الدورة المستندية بالشركات:
- المساعدة في تحديد وظائف الأقسام ومسئولية كل إدارة.
- عدم وجود وثائق مسجلة لعمليات الشركة قد يعرضها لبعض المشاكل القانونية والإدارية فيما بعد.
- تساهم في تحسين دور الرقابة الداخلية للشركة على أعمالها القانونية، الإدارية والمالية.
- معرفة أرباح الشركة وكذلك الضرائب المطلوبة منها.
- آلية مهمة لمساعدة مديري الشركات وأصحابها في إصدار قرارات عقلانية سليمة.
- تسهيل التواصل والتعامل بين إدارات وأقسام الشركة المختلفة.
تعرف علي: شجرة الحسابات وكيفية إعدادها
أقسام الدورة المستندية المحاسبية
في ضوء حديثنا عن الدورة المستندية يجب أن نذكر أن الدورة المستندية تنقسم إلى 7 أقسام رئيسية وسنذكر هذه الأقسام فيما يلي:
- المشتريات النقدية وهذا القسم يختص بمشتريات الشركة التي يتم دفع قيمتها بشكل نقدي أثناء تاريخ الشراء.
- المقبوضات النقدية وهي ما يتم تحصيله نقداً من الأنشطة الاستثمارية والتمويلية وكذلك أثناء التشغيل.
- المستودعات وهي التي تهتم بمراقبة وإدارة حركة المخزون بالشركة.
- المصروفات النقدية وتختص برأس المال ومعرفة الخسائر والأرباح من خلال تحديد ما تم صرفه.
- المشتريات الآجلة وهي تهتم بمشتريات الشركة التي يتم تسديد قيمتها بشكل مؤجل.
- المبيعات الآجلة وتعني المبيعات التي لا يتم تسديدها للشركة بشكل عاجل وإنما يتم جدولتها.
- القيود المحاسبية ويقصد بها القيود اليومية كالمرتبات، الحسابات الختامية أو الهالك السنوي.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
أنواع الدورات المستندية المحاسبية
التوثيق من أهم أهداف الدورة المستندية المحاسبية، كما يتم تمثيل الدورة المستندية من خلال 3 أنواع هم البيع، الشراء والتخزين، وفيما يلي أنواع الدورة المستندية:
الدورة المستندية للمخازن
يهدف هذا النوع إلى التأكد من أن كل المعلومات الخاصة بصرف البضائع في المخازن تحدث بشكل صحيح، وذلك عبر بعض الإجراءات المُتَبعة.
ومنها طلب الصرف، طلب الشراء وكذلك عمليات الجرد، ويهتم هذا النوع بكل أنواع البضائع سواء كانت محلية أو مستوردة ومُصَدَرة للخارج، ولهذا فيجب تسجيل تلك العمليات يومياً.
الدورة المستندية للمشتريات
تهتم الدورة المستندية المحاسبية للمشتريات بتوثيق كل عمليات الشراء التي تقوم بها الشركة، وتتم عملية الشراء بعد تحديد نواقص المخزن من الدورة المستندية للمخازن.
ويقوم مسئول المشتريات بالتأكد من صحة كافة الأمور الخاصة بالمشتريات ومنها أمر الشراء، عرض السعر، فاتورة الشراء وكذلك إذن صرف النقدية.
الدورة المستندية للمطاعم
تعتمد على الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، حيث يحدد المخزن المطلوب من المنتجات الخاصة بالمطاعم ثم يقوم بإرسالها للمشتريات.
ويجب أن تقوم المشتريات باختيار موردين المنتجات بدقة وذلك لطبيعة الأغذية الخاصة، وتهتم بتواريخ الصلاحية وقابلية التخزين.
الدورة المستندية للمبيعات
الدورة المستندية المحاسبية للمبيعات تهتم بكل ما يخص المبيعات ومنها عروض أسعار العملاء، متطلباتهم وما يريدونه من المنتج المُقَدم لهم من قبل الشركة.
ويهتم المحاسب بأمر التوريد، أذون صرف المنتجات، أذون استلام النقدية بالإضافة إلى فاتورة المبيعات وكافة التفاصيل الخاصة بالمبيعات.
تعرف علي: المخالصة المالية واستخداماتها
مراحل الدورة المستندية المحاسبية
الدورة المستندية تبدأ بطلب الشراء القادم من المخازن بناءً على احتياجات المخزن ويشمل الطلب الكميات المطلوب شرائها وكذلك النواقص.
بعد ذلك يتم عمل أمر الشراء الذي يهدف إلى وجود عدد من عروض الأسعار للمقارنة بينهم واختيار الأفضل، عقب ذلك يتم إنشاء إذن لأخذ البضاعة من مخازن المورد.
وعليه يتم عمل فاتورة الشراء وطلب إضافة لمخزن الشركة، ثم يتم صرف هذه البضائع إلى الفروع والجهات الطالبة لها.
مراجعة الدورة المستندية المحاسبية
يتم عمل المراجعة المستندية من قِبل المحاسب للتأكد من سلامة كافة البيانات وهذا يتطلب معرفة المحاسب بشكل جيد بطبيعة العمل.
ويتم مراجعة كل شئ خاص بالدورة المستندية بداية من طلبات المخزن، عروض الأسعار، أوامر الشراء، المقارنة بين العروض لاختيار الأفضل.
كذلك فحص الفواتير وكلما كانت هذه المراجعة تتم بدقة كلما كانت نتائج ميزان المراجعة النهائية الخاصة بالدورة المحاسبية سهلة ودقيقة.
ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟
نختم مقالنا حول الدورة المستندية المحاسبية بالحديث عن الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية نظراً للارتباط الكبير بينهم.
الدورة المستندية هي أول مراحل الدورة المحاسبية وفيها يتم تسجيل كل العمليات المالية وكل ما يحدث خلال الدورة المحاسبية.
الدورة المحاسبية يُقصد بها كل العمليات الحسابية التي يترتب بعضها على بعض، ومنها ميزان المراجعة، إنشاء القوائم المالية، إعداد دفتر الأستاذ وغيرها من الأمور المالية.