ما هو اذن صرف مخازن وأهميته وأبرز استخداماته ومراحله

التحكم في كل مداخل ومخارج المخازن هو بداية الطريق الصحيح لإدارة المخزون ويتم ذلك من خلال عمل اذن صرف مخازن وذلك لإدارة العملية التجارية بشكل مثالي. ويقوم إذن صرف المخازن بتوثيق كل مدخلات ومخرجات المخزن مما يضمن الدقة والشفافية وكذلك تخفيض نسبة الفقد والهدر نتيجة الحرص على الحفاظ على المخزون. ولابد أن يحتوي إذن الصرف على كل التفاصيل الخاصة بالشيء المصروف أو الداخل إلى المخزن وبالتالي فإذن الصرف هو مؤشر على سير العملية الإنتاجية بكفاءة. وخلال هذا المقال سنتحدث عن ما هو اذن صرف مخازن، وأهميته في العملية التجارية، ونموذج فعلي لإذن الصرف.

ما هو اذن صرف مخازن؟

يمكن تعريف إذن صرف المخازن على أنه وثيقة رسمية تُنظم عملية خروج كل البضائع من المخزن سواء كانت الجهة الصادر إليها بضائع خارجية كالعملاء أو داخلية لمخزن آخر.

وتشمل هذه البضائع كلاً من المنتج الذي يخرج للعملاء، وكذلك المواد الخام الأولية التي تُستخدم في الإنتاج، أو قطع غيار الصيانة أو حتى الأدوات المكتبية.

ويهدف نموذج الصرف إلى المساعدة في إعداد التقارير المالية والتشغيلية بدقة وبالتالي الحفاظ على دقة السجلات المحاسبية ومساعدة الشركة في إدارة المخزون.

اشترك الآن في برنامج ادارة المخازن من ماتكس لإدارة مخزونك

فيم يستخدم إذن صرف مخازن وما أهميته؟

يعتبر اذن صرف مخازن المنتجات من الوثائق الضرورية في أي شركة وخاصة لإدارة المخازن نظراً لأهميته الكبيرة، وفيما يلي أهمية إذن صرف المخازن:

• مساعدة إدارة المستودعات التي تختص بنقل البضائع في مراجعة الكميات المطلوبة والهدف من صرف هذه الكميات وكل ما يخص المخزون.
• مراجعة المخزون بشكل دقيق والكميات المطلوبة وبالتالي وضع مخزون أمان لطلب المخزون عند وصوله لكمية معينة وكذلك المساعدة في إعداد التقارير المالية.
• تسجيل كل واردات وصادرات المخزن مما يسهل من عملية الرقابة وكذلك متابعة الأفراد من الأقسام الصارفة للمخزون والمقارنة بين الصرف وبين العمليات الفعلية التي تمت.
• وجود سجلات دقيقة تساعد المخزن أثناء عملية الجرد بالإضافة إلى عدم صرف قطع غيار ومنتجات إلا للأشخاص المنوط بهم ذلك.

اقرأ أيضا: الدورة المستندية للمخازن – ما هي؟ وما أنواعها؟ وكيفية عملها؟ مع نموذج جاهز للتحميل

محتويات اذن صرف مخازن

حتى يحقق اذن صرف مخازن المنتجات الهدف الذي تم إنشاؤه من أجله لابد أن يحتوي إذن الصرف على عدد من البيانات، وفيما يلي أهم محتويات إذن صرف المخازن:

• اسم مسئول الصرف وقد يتم إضافة رقم هاتفه أو البريد الإلكتروني الخاص به.
• تاريخ صرف المخزون بشكل دقيق، ومسلسل رقم إذن الصرف.
• توصيف المنتج بشكل كامل مع ذكر الكمية ووحدة القياس.
• اسم المستلم مع بريده الإلكتروني أو رقم هاتفه.
• الجهة التي سيتم صرف المخزون إليها وإذا كانت مخزن يتم ذكر مكانه ورقمه.
• سبب إصدار إذن الصرف.
• توقيع من الجهة الطالبة والمسؤول عنها.
• إقرار مسئول الصرف في بعض الأحيان.

ما هي مراحل إنشاء إذن صرف مخازن؟

ليست مراحل اذن صرف مخازن المنتجات متشابهة حيث أن هناك نوعين من أذون الصرف، وفيما يلي أهم مراحل الصرف طبقاً للجهة الصادر إليها الإذن:

بالنسبة للصرف من المخازن إلى العميل

في حالة كان المصروف من المخزن سيتم تسليمه إلى العميل يوجد مجموعة من المراحل التي يتم تنفيذها بشكل دقيق وتشمل الآتي:

1. تقوم إدارة المبيعات بإبلاغ إدارة المخازن بتفاصيل المصروف، ونوعه وكميته بطلب موثق ومعتمد وعليه تقوم المخازن بعمل إذن الصرف.
2. يتم تسجيل الصرف برقم معين بالإضافة إلى التاريخ وبيانات المستلم في سجلات المخازن.
3. يتم إرسال إذن الصرف إلى الإدارة المالية للتوقيع عليه واستلام نسخة من الطلب، وكذلك نسخة إلى العميل لتسليم المطلوب.
4. يتم الاحتفاظ بنسخة من إذن الصرف للتوثيق والمراجعة فيما بعد.

بالنسبة للصرف من المخازن إلى المخازن الداخلية

أما إذا كان المصروف سيتم نقله إلى أحد المخازن الفرعية بالشركة يتم عمل إذن تحويل على أن يتم الالتزام بالخطوات التالية:

1. يتم عمل إذن تحويل من المخزن الرئيسي إلى المخازن الفرعية بشرط أن يحتوي الإذن على رقم المخزن الفرعي، اسمه، كل ما يخص المصروف بالتفصيل بالإضافة إلى تاريخ الصرف.
2. يتم توثيق التحويل عن طريق أمين المخزن لمراقبة نقل السلع.

نموذج إذن صرف مخازن

اذن صرف مخازن البضائع وقطع الغيار يكون له هيكل معين حتى يكون بشكل رسمي ويحقق الغرض المُنشأ لأجله، وفيما يلي مثال على نموذج صرف المخازن:

رقم الإذن                           التاريخ                                             الرقم المرجعي

———-                               ——-/—/—————–

اسم القسم الطالب: ………………….
اسم المستلم : …………………….
سبب الصرف: ……………………

م         اسم الصنف             الكود            الكمية المنصرفة         الوحدة              ملاحظات

—–         ——-             —–            ———             ———             ———

—–         ——-             —–            ———             ———             ———

توقيع أمين المخزن : ……………..
توقيع المستلم : ……………….
توقيع المدير المسؤول: ………….

اقرأ أيضا عن: كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون

ما الفرق بين إذن صرف المخازن وأنواع الأذونات الأخرى؟

يكمن الفرق الرئيسي بين اذن صرف مخازن وأي أذونات أخرى هي الغرض من كل إذن حيث أن إذن صرف المخازن يكون الهدف منه هو تنظيم عملية الصرف.

وكذلك مراجعة الوارد والصادر وبالتالي مراقبة المخزون بشكل جيد والمساعدة في إعداد التقارير المالية والفنية من المخازن وبالتالي الرقابة الجيدة.

أما الأذونات الأخرى يكون أغراضها مختلفة عن إذن الصرف وكل إذن له هيكل معين على حسب الغرض الذي تم إنشاؤه من أجله.

لماذا تعتمد على ماتكس في إنشاء إذن صرف مخازن؟

عندما يتعلق الأمر بإنشاء اذن صرف مخازن، فإن الاعتماد على برنامج ماتكس الذكي يمنحك تحكمًا دقيقًا وسلسًا في كل خطوة من العملية. من خلال واجهته البسيطة وإمكانياته المتقدمة. وفيما يلي أبرز مميزات برنامج إدارة المخازن والمستودعات الذكي من ماتكس:

• سهولة إصدار إذن الصرف عبر واجهة استخدام بسيطة وسلسة.
• ربط مباشر مع الأرصدة المتاحة لتفادي الصرف الزائد أو الخاطئ.
• تتبع دقيق لكل عملية صرف حسب الصنف، التاريخ، رقم الشحنة، أو الرقم التسلسلي.
• تنبيهات ذكية عند انخفاض الكميات لتجنب نفاذ المخزون المفاجئ.
• تقارير فورية ومفصلة تساعدك على مراجعة كل عملية صرف وتحليل الأداء.
• صلاحيات مخصصة للمستخدمين لضمان الرقابة والتحكم في العمليات المخزنية.
• تكامل مع باقي وظائف النظام مثل الجرد والمشتريات والمبيعات لضمان انسيابية العمل.