الدورة المستندية للمخازن – ما هي؟ وما أنواعها؟ وكيفية عملها؟ مع نموذج جاهز للتحميل

تعتبر الدورة المستندية للمخازن في الشركات الصناعية الخاصة والحكومية من الأمور المهمة جداً للسيطرة على مدخلات ومخرجات الشركات وكذلك متابعة الأمور المالية لها. ولضمان نجاح الأعمال في أي مؤسسة لابد من أن نبدأ بإدارة المخازن بشكل صحيح ومنظم مما يساعد على التحكم بكل مراحل إدارة الإنتاج والمخزون. وللعلم يعتبر النجاح في إدارة المخازن في أي شركة هو بداية الطريق لزيادة مكاسب وأرباح المؤسسات بالإضافة إلى تخفيض التكاليف وزيادة النجاحات. وخلال هذا المقال سنتحدث عن شرح الدورة المستندية للمخازن، ومعرفة الهدف من عمل الدورة المستندية بالإضافة إلى الحديث عن أهم أنواع الدورات المستندية للمخازن.

شرح الدورة المستندية للمخازن

يمكن تعريف الدورة المستندية للمخازن على أنها مجموعة من الخطوات التي تتم بشكل متعاقب ومتتالي لتوثيق ومراقبة كل مراحل إدارة المنتج الداخل والخارج.

وتبدأ من دخول المواد الخام الأولية اللازمة للتصنيع لبداية عملية الإنتاج، حيث يتم استلام تلك المواد من قبل المخزن والإدارة الفنية لضمان جودتها وتوريد الكميات المطلوبة.

بعد ذلك لابد من تخزين تلك المواد بشكل صحيح، ومع بداية صرف تلك المواد لبدء الإنتاج لابد من مراقبة دخول وخروج ذلك المخزون وتحديث المستندات الخاصة به بشكل منتظم.

ما الهدف من الدورة المستندية للمخازن؟

والهدف من ذلك هو التحكم في المخزون وضمان توفير الاحتياجات والكميات اللازمة لاستمرار عمليات الإنتاج وكذلك الحفاظ على ذلك المخزون من الإهلاك.

ويتم عن طريق الحرص على توفير الكميات المطلوبة دون زيادة كبيرة مما قد يترتب عليه تلف هذا المخزون وكذلك دون نقصان لضمان تجنب تعطل الإنتاج.

أثناء سير تلك المراحل على أرض الواقع يجب أن يواكبها تنفيذ الدورة المستندية للمخازن بشكل متتابع عن طريق توثيق وتسجيل كل الداخل والخارج من وإلى المخازن.

للدورة المستندية للمخازن دور كبير عمل القيود المحاسبية من خلال متابعة المصروفات والإيرادات، والهدف من ذلك هو وجود أوراق لتنظيم كل شيء بالمخازن.

ولا يقتصر الأمر على استلام البضاعة من المشتريات وصرف البضاعة للعميل فقط بل متابعة المنتجات أيضاً وفحصها بشكل دوري وتقديم الوثائق التي تثبت ذلك.

ما الهدف من إعداد الدورة المستندية للمخازن؟

تعد الدورة المستندية للمخازن الحكومية وكذلك الشركات الصناعية من الأشياء التي لا غنى عنها، والتي تفسر عمليات الصرف والتوريد ودخول وخروج المخزون.

ولا تقتصر الدورة المستندية على المخازن فقط بل تمتد إلى المشتريات والمبيعات أيضاً، وفيما يلي سنتعرف على أبرز أهداف الدورة المستندية في المخازن:

• التعرف على كل الأقسام المشاركة في دورة المخازن بالإضافة إلى تنظيم كل خطوات الأقسام مع المخازن وبخاصة قسم المشتريات مع المخزن.
• تعزيز الرقابة من خلال وجود أوراق لكل إجراء وخطوة من خطوات المخزون مما يقلل من احتمالية الأخطاء وكذلك تتبع المخطئ بسهولة.
• وجود قاعدة بيانات صحيحة وموثوقة عن المخزون، المشتريات وكذلك المبيعات والمردودات من وإلى الموردين.
• تخفيض التكاليف عن طريق إدارة المخزون بكفاءة وتقليل التالف والهالك بصورة كبيرة.
• سهولة فحص المخزون بشكل دوري مما يسهل من تتبع التالف والرواكد وكذلك معرفة الكميات الناقصة وإضافة كل تلك البيانات في تقارير مفصلة وواضحة.
• تكليف كل موظف بعدد من المستندات مما يقلل من نسبة الأخطاء ودعم مستوى الرقابة ورفع كفاءة الأداء الإداري والمالي وسهولة معرفة مجلس الإدارة بسير الأعمال.
• وجود الدورة المستندية للمخازن والمشتريات والمبيعات بشكل دقيق يساعد على اتخاذ قرارات سليمة ومدروسة بسبب وجود مستندات دقيقة وكافية لإصدار قرارات.
• سهولة معرفة الأقسام التي لها الحق في الاحتفاظ بأصول المستندات والأقسام التي تحتفظ بالصور فقط.

اقرأ أيضا: مخاطر المخزون وأسباب انكماشه وكيف تتجنبها

ما هي أنواع الدورة المستندية للمخازن؟

يمكن تقسيم الدورات المستندية في المخازن إلى عنصرين أساسيين هما المدخلات وهي تختص بالمشتريات وآلية التعامل مع الموردين للمخزون بما في ذلك الإنتاج والخامات الأولية.

والعنصر الثاني هو المخرجات ويشمل بيع وتسليم الإنتاج إلى العملاء وفقاً للطلبيات المعروفة وفيما يلي سنتحدث عن أبرز أنواع الدورة المستندية في المخازن:

الدورة المستندية للمخازن بالنسبة للمشتريات

وهنا لابد من توثيق وإضافة كل ما يخص أي عملية شراء بأوراق رسمية مع العلم أن هذه الأوراق قد يتم إصدارها بصورة دورية دائمة.

أو قد تكون عملية الشراء تتم بصورة عارضة ويتم تسجيل المشتريات بدون نمط مع العلم أن في كلا الحالتين لابد من وجود أوراق توثق عمليات الشراء.

ويمكن تضمين الدورة المستندية بالمخازن بالنسبة للمشتريات في التالي، حيث بعد قبول عرض السعر الخاص بمورد معين يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد.

ويترتب على ذلك إبلاغ المخزن بمحتوى طلب الشراء من كميات وطبيعة منتجات لإعداد مكان لتخزينها، وبالتالي عقب وصول السلع يستلمها أمين المخزن ويوقع عليها.

يقوم العضو الفني بفحص البضاعة المستلمة قبل الموافقة النهائية عليها وإرجاع التالف منها إن وجد، بعد ذلك يتم عمل إذن إضافة لوضع المنتجات بالمخزن.

يتم إعلام قسم المشتريات والمحاسبة بالاستلام بواسطة المخزن وكذلك إعلامهم في حالة وجود منتجات غير مطابقة للمواصفات أو غير صالحة.

دورة مستندية للمخازن بالنسبة للمبيعات

في إطار حديثنا عن الدورة المستندية للمخازن والمشتريات والمبيعات وبعد أن ذكرنا تسلسل الدورة المستندية الخاصة بالمخازن في حالة المشتريات نذكر الدورة المستندية المخزنية بالنسبة للمبيعات.

وفي هذه الحالة يتم التعامل بشكل مباشر مع العميل لبيع المنتجات، حيث يتم عمل طلب صرف بعد قبول قسم المبيعات على البيع المباشر للمخزون.

مع العلم أنه يجب موافقة قسم المخازن في حالة طلب نقل السلع من مخزن لمخزن آخر خاص بالشركة، كما هو الحال بالنسبة لنقل مواد خام للتصنيع يجب موافقة قسم الإنتاج.

اقرأ أيضا: ما هو أنواع الجرد للمخزون وأفضل الطرق لحسابه

كيفية إعداد الدورة المستندية للمخازن

عقب عمل أمر الشراء وبداية تسليم السلع للمخزن لفحصها لأخذ الموافقة عليها أو رفضها تبدأ دورة المخزن المستندية وأهم خطواتها هي:

• يتم فحص المنتجات المُستَلمة للتأكد من جودتها ومطابقتها لطلب الشراء ككميات وكجودة قبل الإقرار بقبولها.
• عمل كارت الصنف لكل قطعة تم استلامها ويكون كارت تفصيلي عن القطعة.
• عمل سند إضافة للقطع التي تم استلامها بواسطة المخزن لإعلان مسؤولية المخزن عن هذه المنتجات.
• عمل سند لرد البضاعة الغير مطابقة للمواصفات الفنية للمورد مرة أخرى مع توضيح سبب عدم قبولها مع إعلام إدارة الماليات بذلك.
• في حالة رفض العميل استلام منتج لوجود عيوب به يتم عمل مستند يطلق عليه إذن ارتجاع أصناف واردة به كل تفاصيل المنتج وتاريخ وأسباب ارتجاعه.
• عند البيع المباشر يتم عمل إذن صرف للعميل أما إذا كان المخزون مادة خام يتم إصدار إذن صرف للمستلم.
• عند نقل البضاعة من مخزن إلى مخزن آخر خاص بالشركة يتم عمل سند تحويل للبضاعة.
• يتم فحص منتجات المخزن وعمل جرد بشكل دوري للتأكد من صلاحية منتجات المخزن.

اقرأ أيضا:
الفرق بين الجرد الدوري و المستمر
التسوية الجردية للايرادات والمصروفات

نماذج الدورة المستندية للمخازن

أعدَّ لك فريق ماتكس نموذج الدورة المستندية للمخازن جاهز للاستخدام مباشر ويمكنك تحميله والتعديل عليه بما يناسبك.

كيف يساعدك برنامج ماتكس في إعداد أفضل دورة مستندية للمخزن؟

يمنحك برنامج إدارة المخازن والمستودعات من ماتكس دورة مستندية متكاملة تضمن دقة العمليات وسهولة تتبع المخزون في كل لحظة.

من خلال دعم عدد غير محدود من الأكواد، يمكنك تصنيف المنتجات بسهولة وإدارتها وفقًا للوحدات والمجموعات المختلفة.

كما يوفر البرنامج نظام تنبيهات ذكيًا يمنع نفاد المخزون أو ركوده، مع إمكانية تتبع المنتجات عبر الرقم التسلسلي أو تاريخ الصلاحية لضمان الرقابة الفعالة.

وكذلك يتيح لك خيارات جرد مرنة تتكامل مع الأجهزة الحديثة مثل RFID وData Collectors، إلى جانب تقارير متقدمة تمنحك رؤية واضحة لحركة المخزون وتحليل الطلبات المستقبلية.

باستخدام برنامج ماتكس لإدارة المخازن والمستودعات، يمكنك تحسين كفاءة المخازن وتقليل الفاقد وتعزيز رضا العملاء عبر إدارة ذكية لكل المخزون.