إن الطريقة التي يتم من خلالها إدارة العقود في شركتك تؤثر بشكل كبير في التحكم بسير العمل وكذلك الامتثال، فهي تلعب دوراً مؤثراً في نجاح شركتك لأن من خلالها تتمكن من التعامل مع اتفاقياتك. فكلما تمت عملية إدارة العقود بشكل أمثل كلما أثر ذلك إيجاباً على نتائج الاتفاقيات الواردة في تلك العقود. لذا تحتاج كل شركة إلى أن تدير العقود لديها بشكل مثالي، بحيث تتمكن من استخلاص أقصى قيمة من العقود مع تحقيق التوافق مع اللوائح المنصوص عليها بشأن العقود وإدارتها. وفي هذه المقالة سوف نوضح لك المقصود بعملية الإدارة للعقود، كما أننا سنوضح لك أهمية تلك العملية وكيف يمكن أن يساعدك نظام إدارة المستندات في تلك العملية.
تساعدك شركة ماتكس في توفير أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج erp الخاص بها
تعريف إدارة العقود
هي تلك العملية التي يتم من خلالها التفاوض على العقود وصياغتها والعمل على تنفيذها وفقاً للبنود الموضحة فيها وتتضمن تلك العملية عدد من الأمور والإجراءات الأساسية ومنها:
- إنشاء السجلات الدقيقة لكافة المراسلات والاتصالات مع الأطراف المتعاقدة.
- الاحتفاظ بكافة السجلات الناشئة عن المراسلات والاتصالات مع الأطراف المتعاقدة.
- مراقبة الامتثال لكافة شروط العقد.
- تتبع أية تغيرات أو تعديلات تطرأ على العقود.
وفي نهاية المطاف تسهم تلك العملية في إدارة العمليات التي تتم في الشركات المختلفة حول العقود والاتفاقيات بشكل أكثر كفاءة وفعالية مع إمكانية الوصول إليها في أي وقت.
الفرق بين إدارة العقود وإدارة المستندات
يخلط الكثير من الأشخاص بين إدارة العقود وإدارة المستندات، فعلى الرغم من نقاط التشابه بينهما إلا أن هناك اختلافات جوهرية تفرق بين كل منهما.
- فإدارة العقود هي العملية التي يتم من خلالها صياغة وتنفيذ العقود والتفاوض عليها وذلك عبر إنشاء السجلات والاحتفاظ بها مع العمل على مراقبة الامتثال لشروط العقد.
- أما إدارة المستندات فهي مجرد عملية يتم من خلالها تخزين المستندات وتنظيمها، بما فيها المستندات الإلكترونية أو المادية أو تلك التي تم مسحها بشكل ضوئي.
لذا فكلاهما عمليتان مختلفتان ولكن بالرغم من ذلك فإنهما يتكاملان معاً بشكل يساعد الشركات في تحسين الكفاءة وتسهيل عملية العثور على المعلومات في وقت أقل.
تعرف علي : أبرز مزايا وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة
أهمية إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات
من خلال التكامل بين إدارة المستندات وإدارة العقود يمكن تسهيل أعمال العقود بشكل كبير، حيث يوفر نظام إدارة المستندات حلاً مثالية يعمل على أتمتة سير عمل العقود.
وبالتالي يمكن من خلال إدارة العقود عبر نظام إدارة المستندات تتبع التقدم في العقود من البداية وحتى اكتمالها مما يوفر الكثير من الوقت والجهد على المتعاملين.
وبالتالي فإن إدارة أعمال العقود من خلال نظام إدارة المستندات سيكون الحل الأمثل كبديل عن إدارة أعمال العقود من خلال استخدام المستندات الورقية أو البريد الإلكتروني.
خاصة وأن الاعتماد على الأوراق أو الحلول الرقمية الجزئية في العمليات الإدارية للعقود يكون أكثر بطئاً مع ارتفاع احتمالية وقوع الأخطاء البشرية.
كيفية التحكم في إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات
يسهل إدارة المستندات من إدارة العقود في أعمالك حيث أنه يوفر لك كافة الخصائص والمزايا التي ستمكنك من التحكم في سير عمل العقود بشكل كبير.
مما يعزز من العمليات الإدارية للعقود الخاصة بأعمالك، وفيما يلي عدد من النقاط التي تتضمن أهم الخصائص التي يتيحها لك إدارة المستندات للتحكم في عملية إدارة عقودك:
- إمكانية الوصول إلى كافة العقود والمسودات الخاصة بها وإدارتها بكل سهولة.
- إتمام عمليات الاتفاق على العقود بشكل أسرع.
- وجود مكتبة متنوعة من القوالب التي تسهل عليك إعداد العقود.
- تخزين كافة العقود في نظام مركزي واحد سهل الوصول إليه.
- ضمان عدم تغيير الأجزاء النهائية من العقود في وقت لاحق.
- إمكانية إجراء التعديلات على الاتفاقيات حسب الإجراءات المعمول بها في الشركة الداخلية.
- إمكانية معرفة الوضع الحالي للعقد والأطراف المعنية.
- حماية العقود الخاصة بك من الحذف أو الفقدان.
- إتمام المهام المتكررة مثل ملء بطاقة المستند أو نقل المستندات وإرسال التذكيرات لتوفير المزيد من الوقت.
- إدارة العقود حسب الإجراءات المعمول بها في الشركة والمتطلبات القانونية بالدولة.
- مراجعة العقود والموافقة عليها عبر تطبيق على الهاتف الذكي بشكل مباشر.
- العثور على العقود المطلوبة وبالتالي الوصول إليها بشكل سريع.
- الحصول على الرسائل بشأن الإجراءات المُتبعة مع مستنداتك.
- الحصول على تذكيرات حول كافة الإجراءات التي يجب إتخاذها.
تعرف علي: أنواع القيود المحاسبية للرواتب والأجور وأمثلة عليها
أهمية إدارة العقود المركزية
تلعب إدارة العقود المركزية دوراً كبيراً في تنظيم العقود وتوفير سجلات دقيقة لها وأتمتة سير العمل بشكل يوفر المزيد من الوقت والجهد.
ذلك بجانب دور حل إدارة المستندات من خلال نظام مركزي واحد في توفير الكثير من النفقات الغير ضرورية.
وتلك المركزية في عملية إدارة الاتفاقيات والعقود أصبحت ضرورية بالأخص بالنسبة للبائعين الخارجيين وهذا السبب وراء إتجاه الكثير من الشركات للاستعانة بنظام إدارة العقود المركزية.
وتوفر لك أنظمة ماتكس أفضل حلول محاسبية وإدارية تسهل سير أعمالك بالاعتماد على أحدث أدوات الذكاء الاصطناعي.
ويمكنك من خلالنا أن تحصل على أفضل نظام لإدارة عقودك، والاستمتاع بتحكم أسهل وإدارة أكثر فعالية لجميع احتياجاتك عبر منصة واحدة.