أهمية وكيفية إدارة أمر توريد في المشتريات

يأتي أمر توريد ضمن أهم الجوانب الأساسية المتعلقة بعمليات الإدارة اللوجستية في أي مؤسسة، والذي من خلال إعداده يتم توفير العناصر المختلفة التي قد تحتاجها المؤسسة من أحد الموردين الخارجيين. كما أن عملية التوريد ليست عملية عشوائية، بل أنها تتضمن عدداً من المراحل الأساسية ومجموعة من الشروط الواجب استيفائها فيما يتعلق بأمر التوريد نفسه، وذلك حتى يتم تنفيذ الصفقة بنجاح والحصول على مواد وعناصر عالية الجودة. وبفضل التقنيات الحديثة أصبحت إدارة عمليات التوريد أكثر فعالية ودقة، وفي هذه المقالة سنمدكم بكافة التفاصيل حول ماهية أمر توريد وأهميته وكيف تحسن من عمليات المشتريات في مؤسستك باستخدام برامج المحاسبة الحديثة وأنظمة ERP.

ما هو امر التوريد؟

المقصود من أمر توريد هو المستند الرسمي الذي يتم من خلالها توضح كافة التفاصيل الخاصة بتوفير مجموعة من السلع أو الخدمات من أحد الموردين إلى أحد المشترين.

وذلك من خلال اتفاق مسبق بينهم، حيث يتم إنشاء مستند رسمي يوضح كافة تفاصيل العناصر التي سيتم توريدها وكذلك الأسعار والكميات مع ذكر المهلة الزمنية للتوريد.

هذا بجانب أن يتضمن ذلك المستند الرسمي أبرز الشروط المتفق عليها مسبقاً بشأن عملية التسليم وطريقة الدفع أو السداد وهذا ما يُسمى أمر التوريد.

تساعدك شركة ماتكس في توفير أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج erp الخاص بها 

أهمية امر التوريد للمشتريات

يُمثل امر التوريد أهمية كبيرة في عملية الشراء بشكل عام، وهذا لأنه من خلاله يتم توضيح التفاصيل الخاصة بالعناصر التي قد تحتاجها شركة ما لتلبية احتياجاتها.

وفيما يلي عدد من النقاط الأساسية التي توضح بالتفصيل أهمية إنشاء أمر توريد لعمليات الشراء أو المشتريات في أي مؤسسة:

• تحديد كمية السلع والخدمات التي تحتاجها المؤسسة وجودتها.
• ضمان توفير المواد المطلوبة في الوقت المناسب.
• تنظيم وتسهيل عملية الشراء عبر تحديد الموردين أكثر موثوقية.
• تحديد الاشتراطات الأساسية والمتطلبات الخاصة بعملية الشراء والتسليم وكذلك الدفع.
• تفادي أية خسائر زمنية تتعلق بالمشتريات.
• تحسين كفاءة عمل المشتريات وتقليل المخاطر والتكاليف المرتبطة بها.
• تحليل أداء الموردين تقييمهم عبر متابعة مدى جودتهم والتزامهم بتوفير أوامر التوريد المطلوبة منهم في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة.

نموذج أمر توريد

إن نموذج أمر توريد بمثابة مستند رسم تصدره المؤسسة الشرائية لطلب مجموعة من البضائع أو الخدمات من أحد الموردين ليقوم بتوفيرها للشركة بكميات معينة وبأسعار محددة.

وذلك خلال مدة زمنية ما كما يتضمن أي نموذج أمر توريد عدداً من العناصر الأساسية، والتي تكون عبارة عن تفاصيل خاصة بالمنتجات أو الخدمات التي سيتم توريدها.

وتكمن أهمية تلك الوثيقة في دورها الهام بعمليات المشتريات، والتي توفر الكثير من الوقت والجهد في تنظيم وإدارة العمليات التجارية.

كما أنها تضمن الحصول على العناصر المطلوبة في الوقت المحدد وبالكميات والجودة المتفق عليها، وتتضمن تلك العناصر ما يلي:

• بيانات المؤسسة الشرائية (الاسم – العنوان – رقم التسجيل – الرقم الضريبي).
• بيانات المورد المتعامل معه (الاسم – العنوان – رقم التسجيل – الرقم الضريبي).
• توصيف شامل للبضائع أو الخدمات المطلوب توريدها مع ذكر الكميات وأسعارها.
• تحديد المدة الزمنية المتفق عليها لتوريد المنتجات أو البضائع المطلوبة للمؤسسة.
• تحديد الشروط المتفق عليها بشأن عملية التوريد كشروط التسليم وطريقة الدفع وآلية الشحن.

تعرف علي : قائمة التدفقات النقدية ما هي مكوناتها وكيفية إعدادها؟

كيفية عمل أمر التوريد

أما بالنسبة إلى كيفية عمل أمر توريد لمؤسسة أو شركة فأصبح الأمر سهل من خلال استخدام أحد البرامج المحاسبية والتي ستساعدك في إدارة الحسابات والمشتريات الخاصة بمؤسستك.

ويتم استخدام تلك البرامج المحاسبية أيضاً في إدارة المشتريات والمخازن، وكذلك حسابات الموردين بشكل أكثر كفاءة.

خاصة وأن تلك البرامج المحاسبية لا تقتصر فقط على انشاء أمر توريد، بل أيضاً إدارة المشتريات والمبيعات والحسابات المختلفة للشركة.

ويمكن أن تساعدك ماتكس في توفير أفضل برامج حسابات شامل لمؤسستك، والذي سيساعدك في إدارة أعمالك وحساباتك بسلاسة وكفاءة عالية.

كيفية تحديد الأولويات في الطلبات الخاصة بالمشتريات

عند إنشاء امر توريد يجب على المؤسسة أن تحدد الأولويات الخاصة بالمشتريات لديها، وذلك للحفاظ على كفاءة وفعالية عمليات الشراء بالمؤسسة نفسها.

وحتى تتمكن من تحديد الأولويات في الطلبات الخاصة بالمشتريات ، فهناك عدد من النقاط الأساسية الواجب عليك مراعاتها:

• تحديد احتياجات المؤسسة الفعلية والمتوافقة مع رؤيتها وأهدافها وكذلك حاجة المشترين أنفسهم.
• تحديد مواعيد التسليم المطلوبة والمتاح بناءاً على الموعد النهائي المطلوب لتسليم العناصر المطلوبة.
• تقييم الموردين المختلفين لاختيار أفضل عرض أسعار واختيار العرض المتناسب مع ميزانية الشركة.
• فحص جودة المنتجات أو العناصر المطلوبة قبل شرائها وتقييم للتحقق من أنها تتوافق مع المواصفات المطلوبة وتلبي متطلبات الشركة.
• تحديد الكميات المطلوبة من المواد والتي تتناسب مع حجم الطلب نفسه.

تعرف علي : ما هي المخالصة المالية واستخداماتها

كيفية تحسين عمليات المشتريات في الشركات باستخدام برامج المحاسبة ERP

إذا كنت ترغب في تحسين عمليات المشتريات في مؤسستك وكذلك إدارة أمر توريدالمشتريات لديك فيمكنك أن تستخدم برامج إدارة المشتريات.

وهي برمجيات حديثة تعتمد على أحدث التقنيات والتي ستعزز من إدارة المشتريات وامر توريد، وتوفر لك شركة ماتكس أفضل برامج المحاسبة ERP.

والتي ستمكنك من إدارة مشترياتك وأوامر التوريد لديك بسهولة، وفيما يلي سنستعرض لك كيف تستفيد من تلك البرمجيات في إدارة أمر توريد والمشتريات في مؤسستك:

• تسهيل عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالمشتريات، والتي من شأنها أن تساعد المؤسسة في تحسين كفاءة التوريد وخفض التكاليف.
• تعزيز الشفافية والمساءلة وكذلك تحسين سلاسل التوريد بالمؤسسة.
• تحسين عملية التنبؤ بالطلبات وكذلك تعزيز عملية إدارة المخزون.
• تسهيل الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي عن الأسعار وحجم المخزون والموردين.