ما هو أنواع الجرد للمخزون وأفضل الطرق لحسابه

تتعدد أنواع الجرد للمخزون التي يمكن للمؤسسات أن تختار من بينها ما يناسبه، وتُعَد عملية جرد المخزون واحدة من أهم العمليات الحاسمة في إدارة المخزون، والتي من خلالها تتمكن المؤسسات من معرفة ما إذا كان لديها عجز أو فائض في المخزون. كما أنها تستطيع من خلاله أن تتحقق مما إذا كان هناك أية أخطاء بشرة أو التعرض للسرقة، مما يساعدها في معالجة الوضع ومنع تفاقمه للحفاظ على مخزونها وأموالها أيضاً. خاصة وأن المخزون هو واحد من أهم وأكبر الأصول التي قد تمتلكها أي مؤسسة تعمل في نشاط تجاري ما. وفي هذه المقالة سوف نستعرض معاً أنواع الجرد للمخزون التي يمكن أن تتم في المؤسسات، وكذلك الفوائد الأساسية من عملية جرد المخزون.

ما هو جرد المخزون؟

قبل أن نخوض في الحديث حول أنواع الجرد للمخزون سنحتاج في البداية لمعرفة ماهية جرد المخزون في الأساس، وهي واحدة من العمليات المنهجية التي يتم من خلالها تقييم مستوى المخزون في المؤسسة فعلياً.

وذلك من خلال القيام بعد الكميات المتاحة من المخزون لدى الشركة، وبالتالي تتمكن تلك الشركة من متابعة محتويات المستودعات والتحقق من وجود عجز أو فائض وكذلك كشف سبب وجود العجز.

ويساعد إجراء عمليات الجرد للمخزون في تقييم مستوى المخزون الحالي وتجنب مخاطر وجود عجز أو فائض كبير في المخزون، وكذلك إدارة المخزون المتاح بشكل مناسب.

شركة ماتكس تقدم لك  أفضل الادوات المحاسبية التى تحتاجها من خلال برنامج مخازن الخاص بها 

أنواع الجرد للمخزون

تختلف أنواع الجرد للمخزون بالنسبة إلى طبيعة المؤسسة نفسها وحجم أعمالها، حيث يمكن للمؤسسات المختلفة أن تختار طريقة الجرد للمخزون المناسبة لها.

والذي يساعدها في التخطيط بفعالية للعمليات المستقبلية مع تحسين مواردها الحالية، وفي نفس الوقت يمكنها من متابعة مخزونها بشكل دقيق لتحسين تلبية طلبات العملاء في الوقت الفعلي.

وفيما يلي سنستعرض معاً أبرز أنواع الجرد للمخزون التي يمكن للمؤسسات أن تختار من بينها نوع الجرد المناسب لها وفقاً لحجم وطبيعة أعمالها ومنتجاتها:

الجرد الدوري

من أبرز أنواع الجرد التي تستخدمها أغلبها المؤسسات والتي يتم من خلالها تحديث قيمة حساب المخزون في نهاية كل فترة زمنية معينة.

ومن خلال الجرد الدوري يتم جرد المخزون الخاص بالمؤسسة بشكل فعلي، أي عد المخزون كما هو متاح بالمخازن وليس بما تم تسجيله دفترياً فقط.

الجرد المفاجئ

وهو النوع الثاني من أنواع الجرد التي تعتمدها بعض المؤسسات والتي تقوم به بشكل مفاجئ للتحقق من أية عمليات سرقة أو الاختلاس.

وكذلك قد يكون الغرض منه هو التأكد من صلاحية المنتجات وكشف التالف منها، ومن خلال هذا النوع يتم مطابقة المخزون الفعلي المتواجد بالمخزون بكميات المخزون المسجلة دفترياً.

الجرد المستمر

من أنواع جرد المخزون الشائعة أيضاً والتي يتم من خلالها تسجيل كافة عمليات الشراء أو البيع التي تمت للمواد الموجودة في المخزون.

كما أنه في هذا النوع من أنواع جرد المخزون يتم التعديل لحظياً في حالة بيانات جرد المخزون في حال ما إذا طرأت أية تغيرات به، مما يساعد إدارة المخزون في أي وقت.

طرق حساب جرد المخزون

تتعدد أيضاً طرق حساب جرد المخزون تماماً من أنواع الجرد، ويمكن لأي شركة أن تختار الطريقة المناسبة لها من تلك الطرق لجرد مخزونها.

كما أن هناك بعض طرق حساب جرد المخزون التي تكون مناسبة لبعض المؤسسات دون الأخرى، وهذا وفقاً لطبيعة وحجم أعمال المؤسسات. وفيما يلي أبرز طرق حساب جرد المخزون في أي مؤسسة:

طريقة التكلفة المتوسطة (Average Cost)

تأتي طريقة التكلفة المتوسطة ضمن طرق حساب جرد المخزون والتي يتم من خلالها حساب التكاليف الإجمالية للمواد أو العناصر الموجودة في المخازن.

وتعتمد المؤسسات على طريقة التكلفة المتوسطة تحديداً في حالة ما إذا كانت العناصر الموجودة لديها في المخزن غير قابلة للفصل ويصعب تطبيق الأنظمة الفردية في حسابها. ويتم استخدام المعادلة التالية في حساب متوسط تكلفة كل عنصر موجود بالمخزن:

• متوسط تكلفة للعنصر = التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزن / إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخزن.

تعرف علي : كيفية اعداد ميزان المراجعة وما هي أهميتها في الحسابات؟

طريقة الداخل أولًا خارج أولًا (FIFO)

ثاني طرق حساب جرد المخزون في إطار حديثنا حول أنواع الجرد هي طريقة الداخل أولًا خارج أولًا  أو (FIFO).

والتي يتم من خلالها افتراض أن أول ما يدخل المخزن من مواد يكون هو أول شيء قد تم بيعه، وتُعَد تلك الطريقة هي الأبسط والأسهل في التطبيق.

طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا (LIFO)

في تلك الطريقة يتم افتراض أن العناصر التي دخلت المخزون أخيراً هي أول العناصر التي ستباع.

أي أن المخزون الأقدم سوف يبقى لفترة أطول في المخزون، وهذا الأسلوب تعتمده المؤسسات التي تتعامل مع منتجات غير قابلة للتلف.

والجدير بالذكر أن تلك الطريقة هي أكثر الطرق ندارة في الاستخدام، ولكن قد تلجأ إليها الشركات بشكل خاص في حالة ما إذا حدث تضخم بالأسعار.

بحيث تقوم ببيع المواد ذات التكلفة الأعلى أولاً لتجنب التعرض لخسائر ضخمة وتبقى المواد ذات التكلفة الأقل بالمخزن.

تعرف علي : أنواع تجارة التجزئة وكيف نساعدك على إدارة تجارتك؟

أفضل طريقة لجرد المخزون؟

بعد أن عرضنا لك أنواع الجرد وطرق حساب الجرد في المخزون لعلك ترغب في معرفة أفضل طريقة لجرد المخزون.

حيث أنه يجب أن تبذل المؤسسات عناية كبيرة لاختيار طريقة جرد المخزون المثلى لها من بين أنواع الجرد بسبب تأثيرها الكبير على هوامش الربح المحققة.

وفي الحقيقة، عملية اختيار أفضل طريقة لجرد المخزون تختلف باختلاف طبيعة وحجم أعمال المؤسسات نفسها.

كما أن كل طريقة من أنواع الجرد مميزاتها وعيوبها، ويجب عليك تطبيق طريقة الجرد التي تحقق لك أقل قدر ممكن من العيوب لتفادي انخفاض هوامش ربحك بشكل كبير.

لذا حلل كل طريقة من طرق جرد المخزون جيداً قبل أن تقوم باختيار الأسلوب الأنسب من بين أنواع جرد المخزون المتاحة.

وفيما يلي عدد من المعايير الأساسية التي ستحتاج لأخذها في الاعتبار عندما تختار أفضل طريقة لجرد المخزون في مؤسستك:

• إذا كانت تكاليف المخزون لديك منخفضة فيكون أفضل طريقة لجرد المخزون بالنسبة لك هي طريقة الداخل أولًا خارج أولًا (FIFO).
• أما إذا كنت تتوقع أن تكاليف المخزون سوق ترتفع في المستقبل فإن أفضل طريقة لجرد المخزون بالنسبة لك ستكون هي طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا (LIFO).

سياسات جرد المخزون

تضع كل مؤسسة مجموعة من القواعد والسياسات التي تسير عليها أثناء عملية جرد المخزون وتبلغ موظفيها بها.

كما أن تتحقق دوماً منها قبل أن تتم عملية الجرد وذلك لضمان أقصى درجات الدقة والنظام أثناء عملية الجرد. وفيما يلي بعض أهم سياسات جرد المخزون:

• تحدد عدد مرات القيام بالجرد، والذي يتم من خلالها تحديد كم مرة سيتم إجراء الجرد ما إذا كان الجرد دورياً أو مستمراً وتحديد فترته مع إبلاغ الموظفين بها.
• تحديد الميزانية المخصصة للجرد بشكل سنوية، والتي يتم من خلالها تحديد كافة المصاريف المتعلقة بعملية الجرد لتحديد تكلفة إجمالية لعملية الإدارة حفظ البضائع والتشغيل.
• اختيار موظفين ليس بهم علاقة بالعهدة، وتلك من السياسات الهامة التي ستضمن للمؤسسة أقصى درجات الشفافية في جرد المخزون.
• تحديد أدوات الجرد والمعدات المستخدمة، والتي يتم من خلالها بتحديد المعدات والأدوات التي سيتم الاعتماد عليها في عملية الجرد وتجهيزها قبلها.
• تحديد مستويات المخزون، بحيث يتم ذكر الحدود الدنيا والعُليا للمخزون مع توضيح الحد الآمن للمخزون حتى لا يتم التأثير على عملية الإنتاج بشكل سلبي.

ما فوائد جرد المخزون؟

آخر ما سنختم به مقالنا حول أنواع الجرد هو الفوائد الفعلية التي يمكن أن تتمتع بها المؤسسات نظير القيام بجرد المخزون بالطريقة المناسبة لطبيعة وحجم أعمالها.

وفي الحقيقة، تتعدد الفوائد التي يمكن أن تجنيها المؤسسات نظير القيام بجرد مخزونها بغض النوع عن أنواع الجرد التي اعتمدتها.

فالجرد يوفر معلومات قيمة عن أصول المؤسسة نفسها مما يمكنها من التخطيط بفاعلية للعمليات المستقبلية مع تحسين مواردها الحالية. وفيما يلي عدد من النقاط التي توضح فوائد جرد المخزون لكافة أنواع الجرد:

• مراقبة المخزون بشكل مستمر، مما يساعد المؤسسات أن تكون على دراية بكمية المنتجات المتوفرة لديها ومواقعها، مما يضمن أن العملاء يمكنهم دائمًا العثور على ما يحتاجون إليه في المتجر أو عبر الإنترنت.
• تجنب التعرض لحالات السرقة أو الاختلاس، حيث أن معرفة مقدار المخزون الموجود يساعدك أيضًا على اكتشاف أي اختلافات بسبب السرقة أو الطلبات الخاطئة أو مشكلات أخرى بسرعة دون تأخير.
• تحليل اتجاهات المبيعات بسهولة، مما يساعد المؤسسة في التمييز بين العناصر الأكثر مبيعًا والتي قد تتطلب تسويقًا أو إعلانًا إضافيًا واستغلالها لزيادة أرباحها.
• تقليل الخسائر في المخزون، فمن خلال إجراء عمليات جرد منتظمة للمخزون يمكنك اكتشاف أي اختلافات في وقت مبكر بين مستويات المخزون مما يقلل بشكل كبير من الخسائر الناجمة عن التلف أو تراكم المخزون.
• إدارة المخزون بكفاءة، حيث يتيح عملية الجرد إدارة المخزون المتوافر لديها بشكل أفضل، مما  يتضمن ذلك وقت الحصول على المنتجات و التنبؤ ووضع خطط مستقبلية أفضل.
• تقليل النفقات التشغيلية، وذلك من خلال التحقق من أن المخزون المتاح في المخازن أو المستودعات هو الضروري منه مما يوفر من التكاليف الخاصة بالتخزين والتشغيل.
• تعزيز رضا العملاء، وذلك من خلال توفير مستويات مخزون دقيقة تلبي طلبات العملاء في أي وقت بأسرع شكل ممكن مما يزيد من رضا العملاء نظرًا لعدم تأخير الطلبات بسبب نقص المخزون.