كيفية إعداد مستخلص مقاولات؛ 9 خطوات تحتاج لمعرفتها

تعتبر عملية إعداد مستخلص مقاولات من الخطوات الأساسية التي تساهم في تحقيق النجاح والاستدامة لشركات المقاولات. فهي ليست مجرد وثيقة مالية، بل تمثل أداة حيوية لإدارة المشروعات والتخطيط المالي. يساهم المستخلص في توفير رؤية شاملة عن سير العمل والتكاليف، مما يمكن الشركات من تحديد إنجازات المشاريع وتقييم الأداء بشكل دوري. كما يساعد في تسهيل التواصل مع العملاء والمستثمرين من خلال تقديم تقارير دقيقة وشفافة تعكس واقع المشروع. في عالم يتسم بالتنافسية العالية، يمثل إعداد مستخلص مقاولات بشكل دقيق واحترافي ميزة تنافسية مهمة. وبمقالنا اليوم، سنوضح لك كيفية إعداد مستخلص المقاولات بالخطوات وغيره من الأمور المفيدة إدارة أعمال المقاولات بكفاءة.

توفر لك شركة ماتكس برنامج ادارة شركة مقاولات لمساعدتك في عملية ادارة المقاولات الخاصة بك .

ما المقصود من مستخلص مقاولات؟

هو وثيقة أو تقرير مالي يُعدّ في سياق مشاريع البناء والمقاولات، يهدف إلى توثيق تفاصيل العمل المنجز من قبل المقاول وتحديد قيمة الأعمال التي تم تنفيذها خلال فترة معينة. يُعتبر المستخلص جزءًا أساسيًا من عملية إدارة المشروعات، ويحتوي مستخلص مقاولات عادة على المعلومات التالية:

• تفاصيل العمل المنجز، والتي تتضمن وصفًا للأعمال التي تم تنفيذها، مثل الإنشاءات، والتجهيزات، والصيانة، وغيرها.
• التكاليف، حيث يتم تحديد التكاليف المرتبطة بالأعمال المنجزة، بما في ذلك المواد، والعمالة، والمعدات.
• المبالغ المستحقة، والتي تتضمن تقديرًا للمبالغ التي يجب دفعها للمقاول بناءً على الأعمال المنجزة، مع خصم أي مدفوعات سابقة أو دفعات مقدمة.
• الجدول الزمني، والذي يوضح مواعيد بدء وانتهاء الأعمال، مما يساعد في تقييم التقدم المحرز في المشروع.
• التوقيعات والموافقات، وتشمل توقيعات من المقاول والعميل أو المهندس المشرف، مما يُعزز من مصداقيته.

ما هي أنواع مستخلصات المقاولات؟

مستخلصات المقاولات تُستخدم لتوثيق وتقديم المطالبات المالية المتعلقة بالأعمال المنجزة في مشاريع البناء. هناك عدة أنواع من مستخلصات المقاولات، تختلف بحسب طبيعة المشروع واحتياجات الأطراف المعنية. إليك أبرز أنواع مستخلص مقاولات:

مستخلص المقاولات التنفيذي

وهو من المستخلصات ذات النوع الخاص وهذا لأنه يكون داخلياً كالتقارير ولا يتم تقديمها للجهة الإدارية كالمالك.

مستخلص مقاولات جاري

هي المستخلصات الدورية التي تُقام خلال المشروع. ويقوم المقاول بتقديمها للمالك بعد كل جزء يتم الانتهاء منه خلال مدة متفق عليها مسبقاً.

على أن يتم تسلم 95% بحد أقصى من قيمة المستخلص للمقاول مع إبقاء النسبة الباقية كضمان ليتم صرفها للمقاوم بعد إتمام المعاينة والتسليم الابتدائي لأعمال المقاولة.

مستخلص مقاولات نهائي

وهو من أنواع مستخلص المقاولات والذي يتشابه مع المستخلص النهائي، فالفارق الوحيد بينه في التوقيت. حيث أن المستخلص النهائي يتم إصداره بعد الانتهاء من الأعمال والتسليم بشكل ابتدائي، أما الجاري فكما أوضحنا يتم تسليمه بعد كل جزء يتم الانتهاء منه.

مستخلص مقاول الباطن

من أنواع المستخلصات والتي يتم إجرائها في حالة ما إذا استعان المقاول الأساسي بمقاول آخر لأعمال أخرى كالسباكة أو الحفر.

على أن يتم إصداره ليم صرف مستحقات أولئك المقاولين، على أن يكون شركة المقاولات هي المسؤولة عنه أما المالك أو الاستشاري لا علاقة لهم بالأمر.

مستخلص المالك

وهو المستخلص الذي يتم إصداره من المكتب الفني المختص لشركة المقاولات على أن يتم توجيهه للمالك. والغرض من مستخلص المالك هو صرف مبالغ مالية لشركة المقاولات.

تعرف على: 8 من أهم عوامل نجاح شركات المقاولات في السعودية

كيفية اعداد مستخلصات المقاولات

إعداد مستخلصات المقاولات هو عملية منهجية تتطلب دقة وتخطيطًا جيدًا لضمان تقديم معلومات صحيحة تعكس العمل المنجز وتكاليفه. إليك الخطوات الأساسية التي تحتاجها عند إعداد مستخلص مقاولات:

1. قبل البدء في إعداد المستخلص تحقق من أن الاستشاري قد اطلع على كافة الأعمال التي تم ذكرها وواقف عليها. وذلك لضمان جودة أعمال المقاولين، فالاستشاري هو الجهة المتولية الرقابة على المشروع من طرف مالكه.
2. إعداد مقايسة تتضمن كافة بنود الأعمال بشكل تفصيلي، والتي تكون نفسها البنود التي سيتم إصدار المستخلص وأمر الإسناد وكذلك محضر استلام الموقع والبرنامج الزمني التمويلي على أساسها.
3. البدء في تجهيز الرسومات الفنية للمشروع وكذلك الميزانية مع الحصر الشامل للبنود والموقع بشكل دقيق.
4. إصدار موقف تنفيذي يتم من خلال معاينة الأمور التي تم تنفيذها من الناحية الهندسية. بجانب حصر كافة الكميات التي تم استخدامها حتى كتابة المستخلص وتدوينها في مستخلص مقاولات.
5. حصر جميع الأسعار بشكل دقيق على أن يتك تدوين سعر كل وحدة مستخدمة مع ضربها في كمية كل وحدة لتحديد إجمالي كل فئة من فشات مستخلص المقاولات.
6. كتابة الأسعار الإجمالية لكل فئة من فئات المستخلص بصيغة تراكمية. على أن يتم جمع تكاليف المستخلصات السابقة لهذا المستخلص، وذلك بداية من تاريخ أعمال المقاولة.
7. تقدير نسب الصرف لكل بند من بنود المستخلص، وهذا لأن المالك لا يقوم بدقع المبلغ الإجمالي للمقاول بل نسبة منه فقط. كما أنه يكون هناك نسبة خصم ذات علاقة بعملية الاستقطاعات.
8. خصم نسبة الاستقطاعات من قيمة مستخلص مقاولات وكذلك خصم قيمة المستخلصات التي تم سدادها مسبقاً. وذلك بغرض الوصول تحديداً للمبلغ الذي يجب على المقاول دفع النسبة التي تم الاتفاق عليها مسبقاً منه.
9. ملء غلاف المستخلص بالبيانات الأساسية لاخاصة بالمشروع وكذلك شركة المقاولات أو المقاول الذي يعمل عليه مع تحديد رقم المستخلص. وذلك قبل البدء في خطوات كتابة مستخلص المقاولات.

مفهوم الاستقطاعات في المقاولات

هي عملية خصم مبالغ مالية معينة من مستحقات المقاول أو الشركات العاملة في مجال المقاولات. ويعكس التكاليف أو الأعباء التي قد تؤثر على قيمة المستحقات، سواء كانت هذه الأعباء مالية أو غير مالية.

تُعتبر الاستقطاعات جزءًا أساسيًا من إدارة المشروعات وتحدث لأسباب متعددة. وهناك عدة أسباب لوجود هذا البند في مستخلص مقاولات وأهمها:

• وجود مخالفات في العمل تتعلق بجودة العمل أو السلامة.
• تأخيرات في تنفيذ الأعمال وفق الجدول الزمني المحدد.
• عدم استخدام المواد المحددة في العقد أو انخفاض جودة المواد المستخدمة.
• إضافة أعمال جديدة لم تكن مذكورة في العقد.
• إذا كانت هناك دفعات مقدمة للمقاول، فقد يتم خصمها من المستحقات النهائية.

مفهوم احتساب التشوين في المستخلصات

هو عملية توثيق وتقييم كميات المواد والأصناف التي تم تخزينها في موقع المشروع، والتي يتم استخدامها لاحقًا في الأعمال الإنشائية.

كما تعتبر هذه العملية جزءًا حيويًا من إدارة المشاريع، حيث تساعد في حساب المستحقات المالية بدقة وتحديد الكميات المتاحة لاستخدامها في المراحل التالية من العمل.

كيفية احتساب فروق الأسعار في المستخلصات

احتساب فروق الأسعار في المستخلصات هو عملية مهمة في إدارة المشاريع الإنشائية، حيث تتعلق بالتغييرات في تكاليف المواد أو الخدمات المقدمة بين فترات زمنية مختلفة. 

كما يساهم هذا الاحتساب في ضمان دقة التكاليف المقدمة في المستخلصات وضمان حقوق الأطراف المعنية. إليك كيفية احتساب فروق الأسعار في اي مستخلص مقاولات بشكل منهجي:

1. عند حدوث فرق السعر في البند نتيجة لتغير أسعار السوق أو حدوث تضخم، والذي يكون معلناً بشكل رسمي ليكون زيادة سيادية.
2. يطلب المقاول في تلك الحالة فرق السعر، وذلك بناءاً على ما تم الاعلان عنه في نشرة مركز التعبئة والإحصاء سواء بالزيادة أو النقصان في السعر.
3. يتم إصدار فروق الأسعار في المستخلصات كل 6 أشهر ويتم احتساب فروق الأسعار بعد مطالبة المقاول بها بحد أقصى 90 يوماً.
4. كما أنه لا يتم تطبيق فرق السعر على ما تم شراؤه بالدفعة المقدمة، ففي تلك الحالة يكون غير خاضع لحدويث تغير في أسعار السوق ه أو التضخم التي تستدعي التعويض عنها

تعرف علي : محاسبة المقاولات وطريقة تطبيقها

كيفية مراجعة المستخلصات

مراجعة متسخلص المقاولات هي عملية حيوية في إدارة المشاريع الإنشائية لضمان دقة البيانات المقدمة، والمبالغ المستحقة، وجودة الأعمال المنجزة. تتطلب هذه العملية منهجية دقيقة وفهمًا جيدًا لمتطلبات المشروع. إليك خطوات مراجعة أي مستخلص مقاولات بشكل مفصل:

1. التحقق من مطابقة بنود المستخلص لبنود المقايسة التي تم إجرائها مسبقاً.
2. إعادة النظر في كاقة الوثائق التي يقر فيها الاستشاري المختص بإتمام مراجعته للأعمال التي وُردت في المستخلص ومراجعة موافقته على البنود جيداً.
3. التأكد من أن المستخلص الحالي متطابق مع المستخلصات السابقة لتجنب عدوم وجود أية تكرارات في البنود أو زيادة في كميات بعض الأصناف سواء عن قصد أو بدون قصد.
4. مراجعة الأسعار المتضمنة حسب أسعار السوق وكذلك السعر الذي تم الاتفاق عليه مسبقاً، وذلك لضمان عدم وجود أي تلاعب والكشف عنه إن وُجد.  

كيف يمكن أن تساعدك ماتكس في المقاولات؟

هل تبحث عن طريقة فعالة لتحسين إدارة مشروعك في مجال المقاولات؟ مع نظام إدارة المقاولات من ماتكس، يمكنك الاستفادة من أدوات مبتكرة تساعدك على تنظيم عملياتك بسلاسة وكفاءة.

حيث يوفر نظامنا مجموعة شاملة من الحلول التي تشمل تتبع تقدم المشاريع، وإدارة مستخلصات المقاولات، وتحليل التكاليف، بالإضافة إلى تقارير تفصيلية تتيح لك اتخاذ قرارات مدروسة.

وبفضل واجهته البسيطة والمرنة، يمكنك إدارة الموارد والعمالة والمخزون بكل سهولة، مما يزيد من إنتاجيتك ويعزز جودة العمل.

اختر ماتكس لتحسين الأداء وزيادة الربحية في مشاريعك، ودعنا نكون شريكك الموثوق في عالم المقاولات وأنت مطمئن لتنمية أعمالك.