إن تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية واحد من الأمور الأساسية في نظام الفوترة الإلكترونية، والذي من خلاله يتم منح كل صنف أو عنصر مذكور بالفاتورة الإلكترونية كود خاص به لتمييزه عن غيره من الأصناف الأخرى. وتكمن أهمية تلك العملية في منح كل صنف أو عنصر هوية مختلفة فريدة له، وبالتالي يكون غير مطابق لأي صنف أو منتج آخر حتى إن تشابه مع غيره في العلامة التجارية أو المنشأ. وكل تلك الأمور تسهل من عملية البيع والشراء، وكذلك إدراج الأصناف في المتاجر أو على أي نظام محاسبي. وفي هذه المقالة سوف نستعرض معاً ماهية تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية، وكذلك كيفية عملها وأهميتها.
ما المقصود من تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية؟
إن تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية هو العملية التي يتم من خلالها منح كل صنف أو عنصر مذكور بالفاتورة الإلكترونية كود أو رمز تعريفي خاص به.
بحيث يتم إنشاء هوية جديدة لهذا الصنف أو العنصر تميزه عن غيره من الأصناف أو العناصر الأخرى خاصة تلك المتشابهة معه في المنشأ أو العلامة التجارية.
وذلك من خلال توليد كود أو رمز مميز لكل صنف أو عنصر، مما يسهل من عملية البيع والشراء وكذلك إدراج الصنف أو العنصر في أي نظام محاسبي.
تعرف علي : ما هي أنواع التوقيع الإلكتروني؟
ما هي طريقة التكويد المعتمدة لدى مصلحة الضرائب؟
تتبع مصلحة الضرائب المصرية طريقتين في تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية، ولكل طريقة منهما مميزاتها وتسهيلاتها.
ويمكن لأي شركة أن تختار طريقة التكويد التي تناسبها حسب طبيعة أعمالها، كما يمكن للشركات أن تصدر فواتيرها الإلكترونية متضمنة الكودين معاً.
ولكن في تلك الحالة ستحتاج الشركة إلى اختيار وتحديد الكود المعتمد الذي يجب أن يتم إرساله لمصلحة الضرائب، حيث يجب إرسال كود واحد فقط.
وفيما يلي طريقتا التكويد التي يتم اعتمادها في مصلحة الضرائب المصرية فيما يتعلق بـ تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية:
1. التكويد باستخدام أكواد GS1 العالمية
واحدة من طرق التكويد التي تتبعها مصلحة الضرائب المصرية في تكويد الاصناف هي أكواد GS1، وهي طريقة تكويد دولية يتم العمل بها في أكثر من 100 دولة حول العالم.
والذي من خلاله تتفق الكثير من الشركات على كود وحيد لتعريف الصنف أو المنتج، ويتكون أكواد GS1 من 13 رقماً، بحيث يبدأ الكود بالأرقام 622 من جهة اليسار.
ويمكن للشركة إتباع الطريقة التي تناسبها لتنظيم واستخدام الأكواد، على أن يتم شراء أكواد GS1 من المنظمة نفسها، والتي تقسم الأسعار حسب عدد الأكواد المشتراة من قِبل الشركات أو العملاء.
2. التكويد باستخدام أكواد EGS المحلية
وهي طريقة التكويد المحلية في تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية بمصلحة الضرائب المصرية، وتتكون أكواد EGS المحلية من مجموعة من الأجزاء التي سيحتاج صاحب الشركة إخراجها.
كما أنه سيحتاج أيضاً لإنشاء كود خاص بمنتجاته، وتتألف أجزاء أكواد EGS المحلية من الأجزاء التالية والتي يتم رصها بالترتيب بجانب بعضها لتكوين الكود. حيث:
- المقطع EG.
- رقم التسجيل الضريبي للشركة.
- الكود SKU الداخلي للمنتج.
- كود GPC العالمي للمنتج.
ويتم إدراج كود لكل منتج بشكل منفرد واستخدامه في أي معاملة تخص هذا المنتج، كما تستغرق مصلحة الضرائب المصرية حوالي 15 يوماً لاعتماد الأكواد وإتاحة استخدامها من قِبل الشركة.
أشترك الان فى برنامج Matix ERP
للآدارة الحسابات والمبيعات
ما هو كود GPC؟
في إطار حديثنا حول تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية، ستحتاج أيضاً لمعرفة ماهية كود GPC. ويُعَد كود GPC أحد الأكواد العالمية التابعة لشركة GS1، وهو مماثل للكود المعرّف لكل صنف في العموم.
أي أنه يستخدم كود GPC للإشارة لتعريف المنتج نفسه بغض النظر عن تفاصيل العلامة التجارية أو بلد المنشأ لهذا المنتج.
وينقسم كود GPC إلى 4 مستويات أساسية، والتي يتم التكويد بناءاً على تسلسل تلك المستويات، وفيما يلي المستويات الأربعة للكود مع مثال توضيحي:
- القطاع، مثل أجهزة ذكية وليكن كودها افتراضاً 84000000.
- العائلة، مثل أجهزة ذكية محمولة وليكن كودها افتراضاً 84010000.
- الفئة، مثل أجهزة محمولة صغيرة وليكن كودها افتراضاً 84010200.
- الوحدة، مثل الهاتف المحمول وليكن كودها افتراضاً 20001578.
كيف تستخرج أكواد GPC الخاصة بمنتجاتك؟
إذا كنت ترغب في استخراج واد GPC الخاصة بمنتجاتك لاستخدامها في تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية بشركتك فهناك طريقتان لذلك. حيث:
استخدام متصفح GPC
أولى الطرق التي يمكنك من خلالها استخراج أكواد GPC لاستخدامها في عملية التكويد للاصناف لديك هو استخدام متصفح GPC. ويمكنك ذلك عبر إتباع الخطوات التالية:
- توجه إلى متصفح GPC الذي يوفره لك الموقع الرسمي لمنظمة GS1، ويمكنك الانتقال إليه مباشرة من هنا.
- اكتب اسم المنتج الذي تبحث له عن الكود من خلال مربع البحث.
- اختر الكود الخاص بوحدة المنتج نفسه والذي يبدأ بالرقم 1000 ويُسمى brick code.
كما يمكنك بدلاً من البحث أن تقوم بتحميل ملف الأكواد بأكمله في صيغة ملف أكسيل ثم البحث بداخل الملف عن الأكواد التي ترغب بها.
طلب أكواد GPC من GS1
الطريقة الثانية حتى تتمكن من استخراج أكواد GPC لاستخدامها في عملية تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية لديك هو طلب أكواد GPC من GS1.
وذلك من خلال إرسال بريد إلكتروني لهم في حالة تعذرك للوصول أو تحديد أكواد GPC للمنتج الذي ترغب به عبر البريد الإلكتروني التالي:
- einvoice@gs1eg.org
ما الخطوات المتبعة على موقع مصلحة الضرائب لإرسال أكواد المنتجات؟
إذا كنت ترغب في إرسال أكواد المنتجات الخاصة بك بعد تكويدها إلى موقع مصلحة الضرائب المصرية فهناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي تحتاج لإتباعها. وفيما يلي تلك الخطوات:
- جهِّز كافة المنتجات التي لديك والأكواد الخاصة بها بشكل مرتب باستخدام ملف إكسيل.
- سجِّل الدخول إلى حسابك على مصلحة الضرائب.
- انقر على “أكواد” والتي ستجدها في القائمة يمين الصفحة الرئيسية لحسابك عقب تسجيل الدخول.
- اختر بين “تسجيل استخدام كود” إذا كنت ترغب في رفع كل كود بشكل منفرد أو “تسجيل الأكواد بالجملة” إذا كنت ترغب في رفع الأكواد دفعة واحدة من خلال رفع ملف الأكسيل الذي جهزته مسبقاً.
- ارفع ملف الأكواد إذا اخترت “تسجيل الأكواد بالجملة” أو اكتب الأكواد بنفسك عقب اختيار نظام التكويد المتبع إذا اخترت طريقة “تسجيل استخدام كود”.
- انتظر رد مصلحة الضرائب على طلبك والذي يكون إما “موافقة” أو “قيد الانتظار” أو “مرفوضة”.
كيفية تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية
أوضحت مصلحة الضرائب المصرية الكيفية التي يمكن من خلالها تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية ورفعها على المنصة الخاصة بها. وفيما يلي الخطوات المتبعة في تكويد الاصناف بالفاتورة الالكترونية:
- قُم بفتح الموقع الرسمي الإلكتروني لمصلحة الضرائب المصرية.
- سجِّل الدخول إلى حساب شركتك في الموقع الرسمي الإلكتروني لمصلحة الضرائب المصرية
- إدخل على الأكواد الخاصة بمنتجاتك، ويمكنك أن تختار بين رفعها مرة واحدة عبر النقر على ” تسجيل الأكواد بالجملة” أو رفعها بشكل منفرد عبر النقر على “تسجيل استخدام كود”.
- اختر بين نظامي GS1 أو EGS، وفي حالة اختيار
- متاح اختيارين من نظام GS1 أو نظام EGS.
- عند اختيار نظام GS1 فإن كود الصنف سيبدأ بالرقم 622 مع البحث يكود الصنف واختياره من القائمة التي ستظهر لك لإضافته. وفي حالة عدم وجود الصنف ستضطر إلى اختيار نظام EGS إجبارياً لإضافة الكود الخاص بصنف منتجك.
- اختر نظام EGS (إذا تعذر وجود الصنف في نظام GS1) ثم انقر على “سجل كود جديد في EGS”.
- املأ البيانات المطلوبة منك حتى يتم إضافة كود الصنف المطلوب.
- انقر على “طلب الموافقة” ثم انتظر موافقة مصلحة الضرائب على طلب تكويد الصنف الخاص بك.
تعرف علي : مشاكل الفاتورة الإلكترونية وكيف يمكن التغلب عليها؟
التكامل مع نظام الفاتورة الالكترونية وتكويد الأصناف عبر ماتكس
توفر لك شركة ماتكس برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وغيرها من البرامج المحاسبية الذكية التي ستساعدك في التكامل مع نظام الفاتورة الالكترونية وكذلك تكويد الاصناف للفاتورة الالكترونية بسهولة.
فضلاً عن دوره في إدارة المهام والأعمال الخاصة بنشاطك بكفاءة وفعالية، مما يساعدك في أتمتة أغلب المهام وتوفير الوقت والجهد عليك وعلى فريقك.
حيث أنها أحد البرامج الفعّالة التي ستتيح لك إدارة أعمالك بسهولة وأتمتتها لتوفير الوقت والجهد والتكاليف أيضاً، كما أنها سوف تحقق لك أفضل تكامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية.
لذا لا تتردد في التواصل معنا إذا كنت ترغب في التكامل مع نظام الفاتورة الالكترونية وتكويد الأصناف، والاستعانة بخدماتنا المميزة وبرامجنا المحاسبية التي ستيسر عليك إدارة أعمالك.
خاصة وأن ماتكس واحدة من الشركات المتخصصة في تقديم أفضل حلول برامج الأعمال بمختلف أحجامها في الكويت والوطن العربي.
وقد ساعدت شركة ماتكس أكثر من 3000 عميلاً في التغلب على التحديات وتلبية متطلبات الغد، وهذا عبر تزويد العملاء بأفضل الحلول البرمجية لأعمالهم.