أمر الشراء: تعريفه، أهميته، وأنواعه مع نموذج مجاني

أمر الشراء هو حجر الأساس في أي عملية شراء ناجحة داخل الشركات، حيث يضمن توثيق تفاصيل الطلبات وتحديد الالتزامات بين المشتري والمورد. من خلاله، يتم توضيح المنتجات أو الخدمات المطلوبة، الكميات، الأسعار، وشروط الدفع والتسليم، مما يساعد على تجنب أي سوء تفاهم أو أخطاء مكلفة. في هذا المقال، سنوضح أهمية أمر الشراء، عناصره الأساسية، وأنواعه المختلفة، كما سنوفر نموذجًا جاهزًا للتحميل من ماتكس لاستخدامه مباشرة في عمليات الشراء داخل شركتك.

ما هو أمر الشراء؟

هو مستند رسمي تصدره الشركة (المشتري) إلى المورد (البائع) لطلب شراء منتجات أو خدمات معينة وفقًا لشروط محددة. يتضمن هذا المستند تفاصيل مثل:

• اسم المورد.
• وصف المنتجات أو الخدمات المطلوبة.
• الكمية.
• السعر.
• طريقة الدفع.
• تاريخ التسليم.

كما يعتبر أمر الشراء أداة مهمة في عمليات الشراء، حيث يساعد على تنظيم المعاملات التجارية وضمان وضوح الاتفاقات بين الطرفين، مما يقلل من الأخطاء المحتملة ويعزز الشفافية في إدارة المشتريات.

ما هي أهمية أوامر الشراء للشركات؟

تعتبر أوامر الشراء عنصرًا أساسيًا في إدارة المشتريات داخل الشركات، حيث توفر العديد من الفوائد التي تعزز الكفاءة التشغيلية وتضمن الشفافية في المعاملات التجارية. إليك أهميتها:

• توثيق وتنظيم عمليات الشراء: تساعد أوامر الشراء في توثيق جميع تفاصيل المشتريات، مثل المنتجات المطلوبة، الكميات، الأسعار، ومواعيد التسليم، مما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
• تحسين إدارة الميزانية والمصاريف: من خلال تتبع أوامر الشراء، يمكن للشركات التحكم في نفقاتها والتأكد من الالتزام بالميزانية المحددة، مما يقلل من الإنفاق غير المخطط له.
• تعزيز الشفافية والمساءلة: يضمن استخدام أوامر الشراء الوضوح في التعاملات التجارية، حيث يكون لكل طلب مرجع رسمي يمكن مراجعته عند حدوث أي خلاف أو خطأ.
• تقليل الأخطاء والمخاطر: باستخدام أوامر الشراء، يمكن تجنب الأخطاء الناتجة عن الطلبات غير الواضحة أو غير الموثقة، كما تساعد في تقليل مخاطر الاحتيال أو سوء الفهم بين الشركة والمورد.
• تحسين العلاقات مع الموردين: يسهم أمر الشراء في بناء علاقات جيدة مع الموردين من خلال تحديد التوقعات بوضوح، مما يسهل عمليات التوريد ويضمن التزام الموردين بالشروط المتفق عليها.
• تسهيل عمليات التدقيق والمراجعة: عند إجراء عمليات التدقيق المالي أو مراجعة المشتريات، تُعد أوامر الشراء دليلًا رسميًا يساعد في التحقق من صحة العمليات المالية والتأكد من الامتثال للسياسات الداخلية.

ما هي عناصر أمر الشراء؟

يتكون أمر الشراء من عدة عناصر أساسية تضمن وضوح المعاملة بين الشركة والمورد، وتساعد على تنظيم عملية الشراء بكفاءة. فيما يلي أهم عناصره:

• معلومات الشركة والمورد، وتشمل اسم الشركة التي تصدر أمر الشراء وعنوانها، وكذلك اسم المورد وعنوانه وبيانات الاتصال الخاصة به.
• رقم أمر الشراء وتاريخه، ويشمل الرقم المرجعي الفريد لأمر الشراء لتسهيل تتبعه وكذلك تاريخ إصدار الأمر لتحديد زمن العملية.
• تفاصيل المنتجات أو الخدمات، وتشمل وصف واضح للمنتجات أو الخدمات المطلوبة وكذلك الكميات المحددة لكل منتج أو خدمة بجانب الأسعار الفردية لكل بند.
• التكلفة الإجمالية، ويشمل المجموع الفرعي للطلب قبل الضرائب والخصومات وكذلك أي ضرائب أو رسوم إضافية ثم التكلفة الإجمالية للطلب بعد تطبيق الضرائب أو الخصومات.
• شروط الدفع، يتم فيها توضيح طريقة الدفع (تحويل بنكي، شيك، بطاقة ائتمان، إلخ) وكذلك مدة الدفع (عند التسليم، بعد 30 يومًا).
• شروط التسليم والشحن، ويشمل موعد ومكان التسليم المتفق عليه وكذلك مسؤولية تكاليف الشحن (الشركة أم المورد) بجانب طريقة الشحن المستخدمة.
• الموافقات والتوقيعات، ويشمل توقيع الجهة المسؤولة داخل الشركة وكذلك توقيع المورد للموافقة على الطلب.

لذا، يجب أن يكون أمر الشراء واضحًا ومفصلاً لضمان تنفيذ الطلبات بالشكل الصحيح، وتجنب أي التباس بين الشركة والمورد.

ما هي أنواع أوامر الشراء؟

يُعَد أمر الشراء أداة ضرورية لضمان كفاءة العمليات الشرائية، وتقليل الأخطاء، وتعزيز الشفافية والمراقبة المالية داخل الشركات.

وتختلف أوامر الشراء حسب طبيعة العملية الشرائية واحتياجات الشركات، ويمكن تصنيفها إلى عدة أنواع رئيسية وهي كالآتي:

أمر الشراء التقليدي (Standard PO)

هذا النوع من أوامر الشراء يتم استخدامه في الحالات التي تحتاج فيها الشركات إلى شراء منتجات أو خدمات بشكل غير متكرر.

غالبًا ما يتم إصداره لمرة واحدة فقط لطلبية محددة، لذلك يتطلب تفاصيل دقيقة تشمل الكميات، الأسعار، مواعيد التسليم، والشروط التعاقدية.

نظرًا لأن المورد لا يتوقع طلبًا متكررًا لهذا المنتج، فإن أمر الشراء التقليدي يعكس التزامًا واضحًا من قبل الشركة بالحاجة الفعلية للطلبية.

أمر الشراء المخطط (Planned PO)

يشترك هذا النوع مع أمر الشراء التقليدي في أنه يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالطلبية، مثل الأسعار والكميات، لكنه يختلف في أنه لا يحدد تواريخ التسليم أو المواقع بشكل دقيق.

كما يُستخدم هذا النوع عندما يكون هناك احتياج مستمر للمواد، ولكن توقيت الحاجة إليها قد يختلف. على سبيل المثال، يمكن أن تصدر الشركة أمر شراء مخططًا لأحبار الطابعات، حيث تعتمد الكمية المطلوبة على معدل الاستهلاك الفعلي بدلاً من جدول زمني ثابت.

أمر الشراء الشامل (Blanket PO)

يشبه أمر الشراء الشامل أوامر الشراء المخططة من حيث تكرار الطلب، لكنه يتميز بعدم وجود كمية محددة مسبقًا. فهو عبارة عن اتفاق بين المورد والمشتري على تزويد الشركة بمنتجات معينة على مدار فترة زمنية محددة، دون الحاجة إلى إصدار أمر شراء جديد في كل مرة.

على سبيل المثال، يمكن لشركة تستخدم كميات كبيرة من أوراق الطباعة أن تتفق مع مورد على توريدها بشكل منتظم دون تحديد رقم دقيق لكل طلبية، ولكن مع وضع حد أقصى لا يمكن تجاوزه.

أمر الشراء التعاقدي (Contract PO)

يُعتبر هذا النوع من أوامر الشراء بمثابة اتفاق طويل الأجل بين الشركة والمورد، حيث يتم تحديد الشروط العامة للتوريد دون الحاجة إلى إدخال تفاصيل دقيقة لكل عملية شراء.

يتم تنفيذ الطلبات بناءً على العقد الموقع بين الطرفين، مما يضمن استلام المشتري للمواد المطلوبة وفق جدول زمني متفق عليه مسبقًا.

كما أن هذا النوع من أنواع أوامر الشراء تحديدًا مناسب للشركات التي تحتاج إلى توريد مستمر دون الحاجة إلى إعادة التفاوض مع المورد في كل مرة.

نموذج أمر شراء جاهز

إليك نموذج أمر شراء جاهز مجانا يمكنك استخدامه أو تعديله وفقًا لاحتياجات شركتك.

ما الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء؟

الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء يكمن في الجهة التي تصدر كل منهما والمرحلة التي يتم فيها استخدامه داخل عملية الشراء. والجدول التالي يوضح لك تحديداً أبرز الفروقات بينهم:

العنصر	طلب الشراء (Purchase Requisition)	أمر الشراء (Purchase Order)
التعريف	مستند داخلي يُستخدم لطلب الموافقة على شراء منتج أو خدمة.	مستند رسمي يُرسل إلى المورد لتنفيذ عملية الشراء.
الجهة المصدرة	يصدره الموظف أو القسم المحتاج داخل الشركة.	يصدره قسم المشتريات بعد الموافقة على الطلب.
الهدف	طلب الموافقة على الشراء من الإدارة أو قسم المشتريات.	تأكيد الشراء مع المورد وتحديد الشروط.
الإلزام القانوني	غير ملزم قانونيًا، مجرد طلب داخلي.	ملزم قانونيًا بمجرد قبوله من المورد.
المحتوى	تفاصيل الطلب، سبب الحاجة، والموافقة الداخلية.	تفاصيل المنتجات أو الخدمات، الكميات، الأسعار، شروط الدفع والتسليم.
الاستخدام	لضبط احتياجات الشركة وتحديد الأولويات قبل الشراء.	لضمان الشفافية والتوثيق في التعامل مع الموردين.

لذا فإجمالًا، طلب الشراء خطوة داخلية لطلب الموافقة، بينما أمر الشراء مستند رسمي يتم إرساله إلى المورد لتنفيذ عملية الشراء.

ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

يتمثل الفرق الأساسي بين أمر الشراء والفاتورة في الغرض الذي يخدمه كل منهما داخل العملية التجارية. يوضح الجدول التالي الفروقات بينهما:

العنصر	أمر الشراء	الفاتورة
التعريف	مستند رسمي تصدره الشركة (المشتري) لطلب شراء منتجات أو خدمات من المورد.	مستند يصدره المورد للمشتري يطالب فيه بالدفع مقابل المنتجات أو الخدمات المقدمة.
الجهة المصدرة	المشتري (الشركة أو المؤسسة)	المورد أو البائع
التوقيت	يتم إصداره قبل استلام المنتجات أو الخدمات.	يتم إصداره بعد تسليم المنتجات أو الخدمات.
الهدف	توثيق طلب الشراء مع تحديد التفاصيل مثل الكمية، السعر، والشروط.	طلب دفع مقابل المنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها.
القيمة القانونية	ملزم قانونيًا بمجرد قبوله من المورد.	يستخدم كإثبات للدفع وقد يكون مطلوبًا في السجلات المالية والضرائب.

ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

على الرغم من التشابه بين أمر الشراء وأمر البيع، فإن كل منهما يخدم جهة مختلفة داخل العملية التجارية، كما يوضح الجدول التالي:

العنصر	أمر الشراء	أمر البيع
التعريف	مستند تصدره الشركة (المشتري) لطلب شراء منتجات أو خدمات من المورد.	مستند تصدره الشركة (البائع) لتأكيد عملية بيع المنتجات أو الخدمات.
الجهة المصدرة	المشتري	البائع أو المورد
الهدف	ضمان توثيق الطلب بين المشتري والمورد.	توثيق موافقة البائع على توفير المنتجات أو الخدمات المطلوبة.
التوقيت	يُصدر قبل إرسال البضائع أو تقديم الخدمة.	يُصدر بعد تلقي أمر الشراء وقبل تنفيذ عملية البيع.
القيمة القانونية	ملزم قانونيًا عند موافقة المورد عليه.	ملزم قانونيًا كدليل على التزام البائع بتوفير المنتجات أو الخدمات.

ما الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد؟

يتم الخلط أحيانًا بين أمر الشراء وأمر التوريد، لكن لكل منهما دور مختلف في عملية الشراء وإدارة المخزون، كما يوضح الجدول التالي:

العنصر	أمر الشراء	أمر التوريد
التعريف	مستند تصدره الشركة لطلب شراء منتجات أو خدمات من مورد خارجي.	مستند داخلي تصدره الشركة لإدارة تسليم البضائع أو نقل المخزون بين الأقسام.
الجهة المصدرة	قسم المشتريات في الشركة.	قسم المخزون أو اللوجستيات في الشركة.
الهدف	تأكيد طلب الشراء وتحديد الكميات والأسعار والشروط.	تسهيل تسليم المنتجات داخل الشركة أو إلى العميل النهائي.
التوقيت	يتم إصداره قبل استلام المنتجات أو الخدمات.	يتم إصداره عند تجهيز البضائع للشحن أو التوزيع.
القيمة القانونية	يعتبر مستندًا قانونيًا عند موافقة المورد عليه.	يستخدم داخليًا لتنظيم حركة المخزون ولا يعتبر ملزمًا قانونيًا.

برنامج إدارة المشتريات من ماتكس هو الحل الأمثل لإصدار أوامر وطلبات الشراء بكفاءة، حيث يتيح لك اختيار الموردين المناسبين، تقدير الكميات والتكاليف، وإرسال الطلبات تلقائيًا.

كما يدعم النظام إدخال الفواتير وربط المشتريات بالمخزون والموازنة، مع تقارير تفصيلية تمنحك رؤية شاملة وتحكمًا دقيقًا في عمليات الشراء.