طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية: 6 تحديات شائعة وطرق التغلب عليها

أصبح من الضروري في ظل عالم الأعمال الحديث تبني طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية لتوفير الوقت والجهد وضمان الامتثال للتنظيمات الحكومية. فمع تحوّل المملكة إلى الفوترة الإلكترونية، يواجه العديد من الشركات تحديات مختلفة في تطبيق هذا النظام الجديد. لكن من خلال معرفة المتطلبات الأساسية وفهم التحديات الشائعة، يمكن للشركات تجنب الأخطاء وتحقيق أفضل استفادة من النظام الجديد. في هذا المقال، سنتناول طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية وأهم الأمور التي يجب أن تكون على دراية بها لضمان تنفيذ الفواتير بشكل صحيح ومتوافق مع المتطلبات.

مقدمة حول الفوترة الإلكترونية في السعودية

في إطار سعي المملكة العربية السعودية للتحول الرقمي وتعزيز كفاءة النظام الضريبي، تم تطبيق الفوترة الإلكترونية كأحد الخطوات الهامة نحو تسهيل وتحديث عمليات الفوترة.

الفوترة الإلكترونية في السعودية هي نظام حديث يهدف إلى إصدار الفواتير التجارية بشكل إلكتروني بدلاً من الفواتير الورقية التقليدية، مما يساهم في:

• تحسين الشفافية.
• تقليل الأخطاء البشرية.
• تسريع العمليات التجارية.

وأوضحت هيئة الزكاة طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية وكذلك أشارت إلى ضرورة إصدار الفواتير وتخزينها في شكل رقمي مع توثيق كافة التفاصيل المتعلقة بالمعاملات التجارية.

اقرأ أيضا: ما هي الفاتورة الالكترونية في السعودية

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

​تطبيق الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية تم على مرحلتين رئيسيتين، وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:​

المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ الإلكتروني

بدأت في 4 ديسمبر 2021، وفي هذه المرحلة، كان على جميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة.

كما تضمنت الفواتير الضريبية المبسطة والفواتير الضريبية الكاملة، مع ضرورة تضمين معلومات محددة مثل الرقم الضريبي، اسم العميل، وتفاصيل المعاملة.

​وقد كانت الفئات المستهدفة لهذه المرحلة هي والمطالبَة بتطبيق طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية:

• جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة.
• المنشآت التي تزيد إيراداتها السنوية عن 375,000 ريال سعودي.
• المنشآت التي تقدم خدمات أو سلع خاضعة لضريبة القيمة المضافة، بما في ذلك الشركات التجارية، المقاولين، خدمات البيع بالتجزئة، الشركات الصغيرة والكبيرة.

اقرأ أيضا: ما هو الرقم الضريبي في السعودية وطريقة الحصول عليه؟

المرحلة الثانية: الربط والتكامل مع الهيئة

بدأت في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي، تتطلب هذه المرحلة من المنشآت الربط مع هيئة الزكاة من خلال ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، بهدف إرسال الفواتير بشكل فوري أو دوري.

كم يجب أن تكون الفواتير بصيغة محددة ومتوافقة مع معايير الهيئة، مما يسهل تتبع المعاملات التجارية وتعزيز الامتثال الضريبي. ​أما  الفئات المستهدفة لهذه المرحلة هي والمطالبَة بتطبيق طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية هي:

• جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، بغض النظر عن حجم المنشأة أو إيراداتها.
• المنشآت التي تلتزم بتسجيل الفواتير إلكترونيًا وفقًا لمتطلبات الهيئة، بما في ذلك الشركات الكبيرة والصغيرة، الشركات التي تقدم خدمات أو سلع خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

ما هي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية؟

لتنفيذ الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية بشكل يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب أن تلتزم الشركات والمنشآت بعدد من الشروط الفنية والإجرائية.

والتي تضمن سلامة وفعالية النظام عند تطبيق طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية. وإليك أهم المتطلبات:

متطلبات تقنية للفوترة الإلكترونية في السعودية:

• يجب أن تكون الفواتير صادرة إلكترونيًا، مع ضمان أن النظام المستخدم في الإصدار يتوافق مع معايير الهيئة.
• يجب ربط النظام الإلكتروني للفوترة بمنصة “فاتورة” الخاصة بالهيئة، بحيث يتم إرسال الفواتير إلى الهيئة بشكل فوري أو دوري.
• يتعين أن تتضمن الفواتير توقيعًا رقميًا لضمان مصداقية الفاتورة وموثوقيتها.
• يجب أن يتوافق النظام المستخدم لإصدار الفواتير مع المعايير الفنية التي تحددها الهيئة، مثل صيغة الفاتورة، بيانات الفاتورة، والرموز المستخدمة.

المتطلبات المتعلقة بمحتويات الفاتورة الإلكترونية:

• يجب أن يتضمن الرقم الضريبي للمنشأة المصدرة للفاتورة وكذلك رقم الضريبة الخاص بالعميل.
• يجب أن يحتوي النظام على التاريخ الفعلي لإصدار الفاتورة.
• يتعين أن تشمل الفاتورة الإلكترونية كافة البيانات التي تحددها الهيئة مثل الرقم التسلسلي للفاتورة، اسم العميل، والعنوان، وغيرها من التفاصيل التي يحددها النظام.
• يجب أن تحتوي الفاتورة على تفاصيل كاملة للسلع أو الخدمات المقدمة، بما في ذلك الكميات، الأسعار، والضرائب المستحقة.

المتطلبات المتعلقة بالتحقق من الفواتير وحفظها:

• يجب على المنشآت حفظ الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 5 سنوات، مع إمكانية الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
• يجب أن يكون النظام قابلًا للتدقيق والتحقق من صحة الفواتير من قبل الهيئة.

متطلبات التقارير والإبلاغ:

• يتعين على المنشآت تقديم تقارير دورية للهيئة تتضمن معلومات عن الفواتير الإلكترونية، بما في ذلك الفواتير المصدرة والمبالغ المحصلة من ضريبة القيمة المضافة.
• يجب على المنشآت التأكد من أن جميع الفواتير التي يتم إصدارها تتوافق مع الأنظمة واللوائح الضريبية المعتمدة من قبل الهيئة.

كما أنه أشارت المؤسسة بجانب طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية إلى ضرورة التزام المنشآت بالمواعيد النهائية التي تحددها الهيئة للانتقال الكامل إلى الفوترة الإلكترونية، سواء بالنسبة للإصدار أو الربط بالنظام المركزي.

المعلومات الأساسية التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الإلكترونية

عند إصدار فاتورة إلكترونية في السعودية، يجب أن تحتوي على مجموعة من المعلومات الأساسية التي تضمن صحتها وقانونيتها. إليك العناصر التي يجب تضمينها بشكل دقيق:

• عنوان الفاتورة وفقًا لنوع الفاتورة التي يتم إصدارها.
• الرقم التسلسلي للفاتورة والذي يميز الفاتورة ويتيح تتبعها بسهولة في النظام.
• تاريخ إصدار الفاتورة بصيغة YYYY-MM-DD (سنة-شهر-يوم).
• رمز الاستجابة السريع (QR Code) والذي يسهل التحقق من صحة الفاتورة.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة وذلك لتوثيق المعاملة بشكل رسمي ضمن نطاق ضريبة القيمة المضافة.
• اسم المنشأة التجارية أو المتجر، إلى جانب عنوانه الرسمي الذي يُستخدم للتواصل.
• تفاصيل المنتجات أو الخدمات والتي توفر للمشتري فهماً شاملاً لما تم شراؤه والمبالغ المستحقة.
• إجمالي المبلغ الخاضع للضريبة وضريبة القيمة المضافة.

طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

لإصدار فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، يجب اتباع مجموعة من الخطوات التقنية والإجرائية التي تضمن الامتثال الكامل للأنظمة الضريبية. إليك كيفية إعداد الفاتورة بشكل صحيح:

1. إعداد النظام الإلكتروني لإصدار الفواتير: يجب أن يكون لديك نظام إلكتروني معتمد لإصدار الفواتير. يمكن أن يكون هذا النظام إما داخليًا أو عبر برامج محاسبية أو تطبيقات متخصصة معتمدة مثل برنامج الفاتورة الإلكترونية في السعودية من ماتكس.
2. تضمين البيانات الأساسية في الفاتورة: لتكون الفاتورة متوافقة مع المعايير التي وضعتها الهيئة في طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية.
3. التكامل مع منصة فاتورة:  يجب ربط النظام الإلكتروني للفوترة مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة، وذلك لضمان إرسال الفواتير بشكل فوري أو دوري.
4. التوقيع الرقمي للفواتير: يجب أن يتضمن النظام التوقيع الرقمي على الفواتير الصادرة، مما يضمن مصداقية الفاتورة ويمنع التلاعب في البيانات.
5. التخزين الإلكتروني للفاتورة: بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تُحفظ الفاتورة في نظام رقمي آمن وفقًا للمعايير المعتمدة من الهيئة، وذلك لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
6. التقارير الدورية والإبلاغ: يجب على المنشآت إرسال تقارير دورية للهيئة تتضمن معلومات عن الفواتير المصدرة.

فوائد التحول إلى الفوترة الإلكترونية في السعودية للشركات والأفراد

التحول إلى الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية يحقق العديد من الفوائد للشركات والأفراد على حد سواء، مما يعزز من الكفاءة ويوفر وقتًا وجهدًا في التعاملات المالية. إليك أبرز الفوائد:

فوائد التحول إلى الفوترة الإلكترونية في السعودية للشركات

• تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء البشرية عبر إصدار الفواتير بسرعة ودقة، مما يقلل من الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء عملية الفوترة اليدوية.
• الامتثال للأنظمة الضريبية وقوانين ضريبة القيمة المضافة في المملكة، مما يساهم في تقليل خطر الغرامات أو العقوبات نتيجة للأخطاء في الفواتير التقليدية
• توفير الوقت والتكلفة عبر تقليل التكاليف المرتبطة بالطباعة والتخزين الورقي، إضافة إلى توفير الوقت الذي يتم استغراقه في إعداد الفواتير يدويًا.
• سهولة الوصول والتخزين الرقمي حيث تتيح طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية إمكانية تخزين السجلات المالية بشكل رقمي وآمن، مما يسهل الوصول إليها في أي وقت.
• تقليل التلاعب والاحتيال على الفواتير، إذ يصعب تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.
• تحسين الشفافية في الأعمال التجارية في التعاملات مع العملاء والموردين، مما يساهم في بناء سمعة موثوقة.
• إمكانية التتبع والمراجعة بسهولة مما يسهل عمليات التدقيق الداخلي وإعداد التقارير المالية.

فوائد التحول إلى الفوترة الإلكترونية في السعودية للأفراد

• سرعة ودقة في استلام الفواتير دون الحاجة للانتظار، مما يسهل عليهم متابعة النفقات بشكل دقيق.
• سهولة الوصول إلى الفواتير والتخزين الرقمي حيث يمكن للأفراد الوصول إلى فواتيرهم الإلكترونية في أي وقت من خلال الأنظمة الرقمية، مما يتيح لهم مراجعة الفواتير السابقة بسهولة.
• التأكد من دقة الفواتير حيث تضمن طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية للأفراد حصولهم على فواتير دقيقة وصحيحة.
• تقليل التلاعب في المعاملات المالية في الفواتير، حيث توفر الفواتير الإلكترونية للأفراد وضوحًا في المعاملات التي تتم مع الشركات أو المحلات التجارية
• التنظيم الأفضل للنفقات ومتابعتها وبالتالي مساعدة الأفراد في إدارة الميزانية الشخصية بشكل أفضل.

التحديات الشائعة عند عمل فاتورة الكترونية في السعودية وكيفية التغلب عليها

على الرغم من الفوائد العديدة التي تقدمها الفوترة الإلكترونية في السعودية، إلا أن هناك بعض التحديات التي قد تواجه الشركات عند تطبيق النظام الجديد. فيما يلي أبرز هذه التحديات وطرق التغلب عليها:

• صعوبة التكيف مع النظام الجديد، لذا من المهم أن تقدم الشركات تدريبًا للموظفين على كيفية استخدام النظام الإلكتروني بشكل صحيح، والتأكد من تحديث البرامج والأنظمة المساعدة لاحتواء الفاتورة الإلكترونية.
• الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، لذا من المهم الاطلاع على التوجيهات التي تقدمها الهيئة باستمرار والتأكد من أن النظام المستخدم يتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
• التعامل مع الأنظمة القديمة، ويمكن للشركات التحديث أو استبدال الأنظمة القديمة بأنظمة محاسبية تدعم الفوترة الإلكترونية، مثل ماتكس، وتتوفر على خاصية التكامل مع الأنظمة الحكومية
• الحفاظ على أمن البيانات، وهنا يجب على الشركات استخدام تقنيات تشفير متقدمة لضمان سرية البيانات وحمايتها.
• التكامل مع الأنظمة المختلفة، لذا يجب على الشركات استخدام برامج أو منصات متوافقة مع أنظمة الفوترة الإلكترونية وتدعم التكامل التام بين جميع الأنظمة الداخلية.
• التكلفة المالية للتحول إلى الفوترة الإلكترونية، ويمكن للشركات أن تبحث عن حلول برمجية ذات تكلفة مناسبة مع العلم أن التكاليف الأولية قد تكون مرتفعة ولكن على المدى البعيد ستكون موفرة كثيرًا.

كيف يسهل ماتكس طريقة عمل فاتورة إلكترونية في السعودية؟

إذا كنت تبحث عن حل موثوق وفعال لإدارة الفواتير الإلكترونية في السعودية، فإن برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية من ماتكس هو الخيار المثالي.

يتميز هذا البرنامج بالكفاءة العالية والتوافق التام مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية، ما يجعله الحل الأمثل لجميع الشركات التي ترغب في الامتثال للقوانين المحلية وتسهيل عمليات الفوترة.

برنامج ماتكس ليس مجرد أداة لإصدار الفواتير، بل هو حل متكامل لإدارة الأعمال وفقًا لأحدث معايير الفوترة الإلكترونية والفواتير الضريبية. إليك أبرز خصائصه:

• التوافق التام مع الفوترة الإلكترونية، حيث يتيح لك البرنامج إرسال الفواتير الإلكترونية والتحقق من اعتمادها وفقًا للمعايير القانونية والضريبية المعتمدة.
• دعم المرحلة الثانية من تطبيق الفوترة الإلكترونية.
• إصدار الفواتير الضريبية المعتمدة بشكل إلكتروني، بما يتماشى مع متطلبات الهيئة.
• حفظ جميع الفواتير والبيانات الإلكترونية بطريقة آمنة متوافقة مع متطلبات الهيئة.
• البرنامج محدث بشكل دوري ليتماشى مع التعديلات والتغييرات في الأنظمة بالمملكة.
• تقديم تقارير دقيقة شاملة حول المبيعات والإيرادات، مما يساعدك على الامتثال لمتطلبات الإقرارات الضريبية بالمملكة بكل سهولة.