إن إدارة المشروع ليست بالأمر السهل، فهي تمر بعدد من المراحل التي إذا سارت بالشكل الصحيح فهي تضمن اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وكذلك بالجودة المتوقعة. فكلما تمت إجارة المشاريع بشكل ناجح كلما تم تحديد المخاطر بشكل أكثر دقة وبالتالي التخفيف من حدتها، لذا نجد أن أغلب الشركات أدركت جيداً أهمية إدارة المشاريع والتي تسهم بدورها في تحقيق نتائج أفضل وجعل الموظفين أكثر رضاءاً وبالتالي أكثر إنتاجية، فالإدارة الجدية لأي مشروع أمر في غاية الأهمية لما ينتج عنه من ثمار مذهلة للأعمال التجارية المختلفة. وفي هذه المقالة سوف نوضح لك ماهية إدارة المشاريع وأهميتها، كما أننا سنوضح لكم المراحل الخمسة التي يتم من خلالها إدارة المشروع.
ما هي إدارة المشروع؟
المقصود من إدارة المشروع هي تلك العملية التي يتم من خلالها الاعتماد على الأدوات والأساليب التي تسهم في إكمال المشاريع من بدايتها وحتى إطلاقها للسوق.
ويتم خلال تلك العملية استخدام التقنيات الحديثة بجانب المعرفة والمهارات التي تضمن إنهاء المشاريع وإكمالها بشكل ناحج في حدود الميزانية المقررة وخلال الإطار الزمني المُحدد مسبقاً.
تساعدك ماتكس في توفير أفضل الحلول لإدارة المشاريع من خلال برنامج erp الخاص بها
المراحل الخمسة لـ إدارة المشروع
تمر عملية إدارة المشروع بعدد من المراحل الأساسية التي يتم من خلالها تقسيم أي مشروع إلى أجزاء ويتم التعامل مع كل جزء بشكل منفصل لإكماله على أكمل وجه.
وبالتالي فإن تلك المراحل تتكامل معاً والتي تهدف في النهاية إلى إعداد المشاريع وإكمالها في إطار المتطلبات المحددة مسبقاً كالميزانية والإطار الزمني. وفيما يلي سنستعرض معاً المراحل الخمسة التي يجب إتباعها عند إدارة أي مشروع:
- بدء المشروع
أولى مراحل إدارة المشروع هي تلك التي يتم من خلالها تحديد قيمة المشروع أي معرفة جدواه من خلال قياس قيمته ثم يقرر مدير المشروع ما إذا كان هذا المشروع مجدي أن غير مجدي ويجب التخلي عنه.
كما أنه خلال تلك المرحلة يجتمع أعضاء الفريق معاً لتقييم فكرة المشروع ثم يتولى مدير المشروع عملية تقييم جدوى المشروع نفسه من خلال أداتين أساسيتين وهما:
دراسة الجدوى، والتي من خلالها يتم تقييم الموارد المطلوبة لإكمال المشروع وتحديد ما إذا كانت ثماره تفوق تكاليفه أم لا.
وثيقة حالة العمل، والتي يتم من خلالها توضيح فوائد المشروع ومدى الحاجة إليه ويتم إجراء تحليل العائد على الاستثمار (ROI) خلال تلك الوثيقة.
تعرف علي: تطبيق الإدارة الرقمية من خلال أنظمة ماتكس وأهم مزاياه
- التخطيط للمشروع
بعد إتمام المرحلة الأ,لى والتحقق من أن المشروع مجدي يتم الانتقال تالياً لمرحلة تخطيط المشروع وهي من أهم مراحل إدارة المشروع.
فإذا تمت عملية التخطيط بشكل صحيح وتوافرت خطة عمل ناجحة للمشروع فستضمن تنفيذ المشروع بشكل مثالي.
ويتم خلال تلك المرحلة وضع خطة متكاملة للمشروع والتي سيتم استخدامها في تنفيذ المشروع وفقاً للميزانية المحددة وكذلك المواعيد النهائية لتسليم المشروع.
كما أنه يتم توفير المواد اللازمة خلال تلك المرحلة مع وضع معايير الجودة المطلوبة والمخطط الذي وفقاً له سيتم تسليم المشروع. وإليك أبرز الأمور التي تتناولها تلك المرحلة:
- تحديد نطاق المشروع.
- تحديد موعد تسليم المشروع النهائي.
- إعداد جداول سير العمل في المشروع.
- تحديد المخاطر المحتملة في المشروع.
- تخصيص الموارد اللازمة في المشروع.
- تعيين المسؤوليات والأدوار للقائمين على المشروع.
- تحديد المهام المطلوبة في المشروع.
- تحديد أهداف المشروع بشكل واقعي.
- تقدير التكاليف للمشروع.
- تنفيذ المشروع
بعد أن مرت عملية التخطيط بشكل صحيح يتم في تلك المرحلة من مراحل إدارة المشروع الانتقال لتنفيذ ما تم تخطيطه في المراحل السابقة.
وخلال هذه المرحلة فإنك تبدأ بتنفيذ خطة المشروع، وذلك من خلال تخصيص الموارد المناسبة وبدء قيام كل طرف بالمهام والمسؤوليات الخاصة به التي تم تحديدها مسبقاً.
كما أنه يتم خلال تلك المرحلة متابعة الخطة والعمل على تنفيذ كافة البنود الوارد ذكرها في مرحلة التخطيط، ويتولى مدير المشروع أثناء تلك المرحلة بعض المهام الأساسية ومنها:
- إدارة ميزانية المشروع.
- معالجة أية مشكلات تطرأ بشكل مفاجئ.
- إعداد التقارير بشكل دوري.
- الإشراف على أداء الفريق لضمان تحقيق النتائج المرجوة.
- تعيين المهام الخاصة بأعضاء الفريق.
- شراء المواد والعناصر اللازمة لتنفيذ المشروع.
- منح المساهمين آخر المستجدات بشكل دوري.
- مراقبة المشروع والتحكم
المرحلة الرابعة من مراحل إدارة المشروع هي مرحلة المراقبة والتحكم، والتي يتم من خلالها متابعة عملية التنفيذ وفقاً لما خُطط له في المرحلة الثالثة من مراحل إدارة المشروع.
وتلك المرحلة مهمة بشكل خاص لأنها تساعد بشكل أساسي في ضمان نجاح المشروع وتنفيذه بالشكل الذي يحقق النتائج والأهداف المحددة مسبقاً.
ويستخدم مدير المشروع مجموعة من الأدوات الأساسية التي يتم من خلالها قياس الأداء مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وذلك لضمان تحقيق هدف المشروع وجودة النتائج في حدود ميزانية المشروع.
- إغلاق المشروع
وهي آخر مراحل إدارة المشروع والتي يتم من خلالها الانتهاء من تنفيذ المشروع، أي أن المشروع حينها يكون قد اكتمل بشكل رسمي وقد تم تسليمه للعميل.
ومن خلال تلك المرحلة يتم إجراء تقييم للمشروع بواسطة مدير المشروع وكذلك توثيق النتائج وإبلاغها لأصحاب المشروع نفسه.
ويتم الاغلاق بشكل كامل بعد أن يتم تسليم العناصر أو المنتجات والحصول على موافقة عليها والتحقق من أن النتائج الصادرة هي نفسها المرصودة في خطة المشروع.
أهداف إدارة المشاريع
تركز إدارة المشروع عادة على عدد من الأهداف الأساسية التي تعمل على تحديدها والتي بناءاً عليها يتم تحديد العمليات والميزانيات والعمليات التي ستتم. فيما يلي بعض الأهداف الرئيسية لإدارة أي مشروع:
- تحقيق جميع غايات المشروع بنجاح، وذلك عبر وتنظيم الموارد والوقت وسير العمل بالشكل الذي يضمن في النهاية تحقيق الغايات والأهداف الأساسية لأصحاب المشروع.
- تقديم التوجيه والإشراف لأعضاء الفريق، وذلك لإتمام مراحل المشروع وضمان تنفيذه بالشكل الأمثل عبر تقديم التوجيه والدعم لجميع أعضاء الفريق القائمين على المشروع.
- تسهيل التواصل والتعاون، وذلك عبر عقد الاجتماعات والجلسات التي يتم من خلالها تبادل الأفكار لضمان تحقيق الأهداف بدون إهدار للوقت أو الجهد.
- تحسين الميزانية والموارد، وهذا من خلال استخدام الميزانية والموارد المخصصة بأكثر الطرق كفاء والتحقق من عدم وجود أي إهدار للموارد.
- المراجعة وتصحيح المسار في الوقت المناسب، وذلك من خلال معالجة أية تغيرات أو تحديثات تطرأ أثناء تنفيذ المشروع بسرعة وفعالية ودون انقطاع.
تعرف علي: أبرز المشاكل الادارية التي تواجه مؤسستك وكيفية التغلب عليها
أهمية إدارة المشاريع
بعد أن عرضنا لكم ماهية إدارة المشروع وكذلك أهداف إدارة المشاريع والمراحل الخمسة التي تتم لإدارة المشاريع سننتقل الآن لتوضيح أهمية إدارة المشاريع.
فعملية إدارة المشاريع أمر أساسي وضروري لضمان نجاح المشروع وتنفيذه بالشكل الذي يحقق النتائج والأهداف المرجوة من أصحاب المشروع نفسه.
وفيما يلي سوف نستعرض معاً عدد من النقاط الأساسية التي توضح لك أهمية إدارة المشاريع وكيف تسهم في إنجاح المشروع:
- التخطيط الجيد للمشاريع، وذلك من خلال تحديد الأهداف المرجوة والميزانية المطلوبة قبل بدء التنفيذ مما يعزز من إنجاح المشروع.
- وضع إطار زمني للمشروع والالتزام به، وهذا من خلال تحديد العمليات وسير العمل وكذلك الأولويات والإطار الزمني لكل نشاط أو مهمة ستتم وبالتالي استمرار تقديم المشروع وإنجازه في الوقت المحدد.
- التنسيق المشاريع ومتابعتها، وهي من أهم الأمور في إدارة المشروع والتي يعملان على تحقيق أهداف المشروع والتحقق من أن الأمور تسير في المسار الصحيح لها.
- إدارة المخاطر المحتملة للمشروع والتعامل معها جيداً، وذلك من خلال تحديد وتقييم المخاطر المحتملة وتحديد الإجراءات الواجب إتباعها لتقليل حدة تلك المخاطر.
- التأكد من معايير الجودة في المشروع، وذلك من خلال تطبيق كافة الإجراءات التي تضمن الالتزام بالمعايير من خلال فحص النتائج والتحقق من استيفائها للمعايير المطلوبة بأفضل جودة.
- تحقيق أهداف المشروع، وهي النقطة الأهم في إدارة المشروع والتي من خلالها يتم إنجاز المشروع كما خُطط له مما يسهم في تحقيق النجاح للمشروع.
- استخدام الموارد بكفاءة، وذلك من خلال ضمان الاستخدام الأمثل للموارد في إطار الميزانية والوقت والعمالة المتاحة.
- التواصل مع أصحاب المشروع، وذلك عبر إنشاء قنوات اتصال مع أصحاب المشروع مما يضمن الشفافية وتزويد أصحاب المشروع بآخر المستجدات بشكل دوري.