إن الاستثمار في أتمتة الموارد البشرية أمر في غاية الأهمية، ليس فقط بالنسبة للشركات الكبيرة بل أيضاً الشركات الصغيرة والمتوسطة، حيث أنه يجلب للشركات الكثير من المكاسب الإنتاجية وعلى رأسها تقليل الأخطاء البشرية. كما تعمل مثل تلك الأنظمة على توفير سجلات للموظفين تتضمن سيرهم الذاتية وجدول التدريب والأداء وغيرها من الأمور الهامة الأخرى التي تمنح متخصصي الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للتركيز على الأمور الأكثر أهمية مثل توظيف الكوادر الموهوبة وقياس رضا الموظفين والعمل على تحسينه. وفي مقالنا اليوم سنتحدث حول ماهية الموارد البشرية بشكل عام وإدارتها، ثم نركز بالحديث حول أتمتة الموارد البشرية وفوائدها وكذلك أهم الأدوات التي يحتاجها كل مدير عند الاستعانة بأحد أنظمة الأتمتة للموارد البشرية.
توفر لك ماتكس أفضل برنامج erp
ما هي الموارد البشرية؟
قبل أن نتحدث حول أتمتة الموارد البشرية سنحتاج في البداية لمعرفة المقصود من الموارد البشرية، ويُعَد الموارد البشرية هو أحد الأقسام الموجودة في العمل والتي يتم تكليفها بالعثور على موظفين مناسبين لفرص العمل الشاغرة بالمؤسسة.
بحيث يتولى موظفو الموارد البشرية عملية العثور على الموظفين وفرزهم ثم توظيفهم في المكان المناسب لهم من ضمن فرص العمل الشاغرة بالمكان.
ولا يقتصر دور الموارد البشرية على مجرد عملية العثور على الموظفين وتعيينهم، بل أنها مسؤولة أيضاً عن تدريب وتطوير الموظفين وإعداد كشوف الحسابات الخاصة بهم.
كما أنها تتولى الإشراف على الإجازات الخاصة بهم والأيام المرضية وكافة الأمور الأخرى متعلقة برضا الموظفين ورفاهيتهم العامة في العمل.
ما هي إدارة الموارد البشرية؟
أما بالنسبة إلى إدارة الموارد البشرية فهي العملية التي يتم من خلالها توظيف وتدريب الأشخاص ووضع السياسات والاستراتيجيات المناسبة للحفاظ عليهم وتعزيز إنتاجيتهم.
لذا فهي تلعب دوراً أساسياً في مساعدة الشركات على التعامل مع بيئة العمل سريعة التغير وكذلك التركيز على تنمية مهارات الموظفين لجعلهم أكثر كفاءة وسد حاجة المؤسسات لموظفين أكفاء.
ما المقصود من أتمتة الموارد البشرية؟
بعد أن تعرّفنا معاً على ماهية الموارد البشرية والمقصود من إدارة الموارد البشرية سننتقل تالياً بالحديث حول ماهية أتمتة الموارد البشرية بشكل أكثر تفصيلاً.
تُعَد أنظمة الموارد البشرية المؤتمتة واحدة من الطرق الحديثة التي تساعد في تبسيط المهام والأعمال الشاقة والمتكررة فيما يتعلق بقسم الموارد البشرية.
فهي عبارة عن نظام حديث يساعد قسم الموارد البشرية في إدارة الموظفين وتبسيط المهام التي تستغرق وقتاً طويلاً والتخلص من المهام اليدوية وجعلها تتم بشكل آلي مبسط.
مما يوفر على المؤسسات وقسم الموارد البشرية بها الوقت والجهد والتكاليف، وتسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية فيما يتعلق بتوظيف الأشخاص أصحاب المواهب وتنمية المؤسسات.
تعرف علي: نظام ERP في السعودية فوائده وكيفية استخدامه للشركات
فوائد أتمتة الموارد البشرية
في الواقع، تيسر عملية أتمتة الموارد البشرية على المؤسسات وأقسام الموارد البشرية الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، وهذا لأنها تتولى جزء كبير من المهام المتكررة والشاقة.
كما أنها تقلل من الأخطاء البشرية التي قد تنتج عن الأعمال اليدوية المتكررة والشاقة، مما يثمر الكثير من الفوائد في مصلحة الشركات وبالأخص الشركات الصغيرة.
وفيما يلي عدد من الأمور التي نوضح لك من خلالها فوائد الاستعانة بأحد أنظمة الموارد البشرية المؤتمتة، ولمَ قد تحتاج الشركات الصغيرة بشكل خاص للاتجاه نحو تطبيقها:
زيادة الإنتاجية والكفاءة
تساعد أتمتة الموارد البشرية في تمكين قسم الموارد البشرية في أي مؤسسة من العمل بشكل أكثر كفاءة، وذلك من خلال توفير الأدوات التي يحتاجونها لاتخاذ القرارات المناسبة في وقت أقل.
وهذا الأمر يسهم بدوره في زيادة الكفاءة بشكل واضح، وذلك عبر التخلص من المهام المتكررة واليدوية التي تستغرق وقتاً وجهداً كبيراً من خلال الأدوات التي ستتولى تلك المهام بشكل آلي.
اتخاذ القرارات المناسبة
تتيح أتمتة الموارد البشرية للمؤسسات إمكانية تتبع البيانات بسهولة مما يمنح قسم الموارد البشرية فرصة لتحليل تجارب الموظفين وأدائهم بشكل أفضل. كما أنها توفر مجموعة من المعلومات القائمة على البيانات والتي يمكن للمؤسسات أن تستغلها في إتباع أفضل الممارسات واتخاذ القرارات المناسبة.
التنوع وتحسين الامتثال
تعمل أتمتة الموارد البشرية على التخلص من أمور التحيز اللاواعي والتي تتم من بعض موظفي قسم الموارد البشرية بدون قصد أو وعي تام منهم.
مما يسهم في خلق المزيد من الشمول والتنوع داخل المؤسسة مما يجعلها تركز بشكل أكبر على المؤهلات وتوظيف المواهب.
كما أن تلك الأنظمة تعمل بشكل فعّال على تحسين الامتثال للقواعد المتبعة في المكان الذي تمارس فيه نشاطك وهذا لأن أتمتة الموارد البشرية ينتج عنها أعمالاً أقل خطاءاً وأكثر دقة.
وبالتالي تكون أكثر توافقاً مع القواعد والمعايير المعمول بها، لذا فإن الاستعانة بمثل تلك الأنظمة ستكون خيارك الأمثل لضمان الشمول في مؤسستك وتحسين الامتثال للمعايير والقواعد المُتبعة في دولتك.
تبسيط عملية التوظيف بشكل كبير
تبسط عملية أتمتة الموارد البشرية من التوظيف بشكل كبير وهذا لأنها تتولى الكثير من المهام اليدوية المتكررة وتجعل موظفي الموارد البشرية أكثر تركيزاً على المواهب وأصحاب الكفاءات وبالتالي العثور على أفضل المرشحين لشغل الفرص المتاحة بالعمل.
تحسين الشفافية والاتساق في المؤسسة
تعمل أتمتة الموارد البشرية بشكل فعّال في تحسين الشفافية والاتساق في المؤسسة وذلك من خلال أتمتة تدفق العمل وتوضيح أدوار الموظفين بشكل دقيق.
كما أنه يمكن من خلال تلك الأنظمة الدقيقة إجراء مختلف التغييرات بشكل سلس وسريع، وهذا الأمور سيساعد المؤسسات التي لديها فروع متعددة.
تعرف علي: كيف يتم احتساب مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI للسيلز
أدوات أتمتة موارد بشرية أساسية يجب أن يمتلكها كل مدير
هناك مجموعة من الأدوات الأساسية التي يحتاج كل مدير يفكر في الاستعانة بأحد أنظمة أتمتة الموارد البشرية إلى امتلاكها ومنها:
- الجدولة، وهي أداة هامة تساعد في تخطيط الوقت بالنسبة للموظفين وأداء مهامهم وتوزيعها حسب كفاءتهم وأدوارهم الوظيفية. وتساعدك تلك الأداة بشكل خاص في العمليات والمهام الآتية:
- تتبع نشاط الموظفين في الوقت الفعلي.
- إبلاغ الموظفين بالجداول الجديدة.
- وضع جداول الأوقات والأدوار للموظفين.
- إنشاء وتحرير ورديات العمل للموظفين.
- كشوف المرتبات، والتي من خلالها ستتمكن من تحرير وإنشاء شيكات الرواتب بشكل دقيق بعيداً عن الأخطاء اليدوية والتي ستسهم في دفع الرواتب في الوقت المحدد للموظفين.
- تتبع الوقت، وذلك بشكل مؤتمت وتجنب مشكلات سرقة الوقت وتأثيرها على رواتب الموظفين لديك، لذا فأنت كصاحب مؤسسة ما في أمس الحاجة إلى تتبع أنظمة الوقت لديك بدقة شديدة.
وتوفر لك أنظمة ماتكس أفضل الحلول المحاسبية والإدارية لأعمالك والتي ستضمن لك التقدم وتحقيق نتائج مذهلة في أعمالك لتنميتها بشكل أفضل.
ويمكنك الاستعانة بأنظمة إدارة الموارد البشرية التي توفرها لك ماتكس، وتسهيل متابعة موظفيك وتقييم أدائهم والعثور على أفضل الكفاءات وأصحاب المهارات بشكل سريع.