إن معرفة كيفية ادارة حسابات المطاعم بشكل صحيح يلعب دوراً حاسماً في نجاح أي مطعم، فمن خلاله يتمكن أصحاب المطاعم من التعامل مع الأمور المالية جيداً والتحقق من أن الإيرادات المتحققة تغطي النفقات جيداً. وبشكل عام، الإدارة المحاسبية الفعّالة للمطاعم تسهم في تحديد أداء المطعم وتحقيق السلامة المالية لصاحب المطعم. وذلك من خلال تتبع كافة المبيعات والنفقات المتحققة خلال فترة زمنية معينة، وإدارتها بالشكل الأمثل. وفي مقالنا اليوم سنوضح لكم كيفية ادارة حسابات المطاعم عبر توضيح الأساسيات الخاصة بمحاسبة المطاعم، وكذلك نتحدث حول الفوائد التي يمكنك أن تجنيها نظير إتباع نظام إدارة فعّال لمطعمك.
مفهوم محاسبة المطاعم
المقصود من محاسبة المطاعم هي تلك العملية التي يتم من خلالها جمع البيانات المالية للمطعم وتحليلها ثم تفسيرها للتحقق من أداء المطعم، وذلك عبر توثيق كافة البيانات والمعاملات المالية التي تتم بالمطعم.
ويتم الاعتماد في كيفية ادارة حسابات المطاعم على أنظمة ذكية تعمل على تسجيل البيانات المالية للمطاعم وتحليلها بالشكل الذي يمكن صاحب المطعم من إدارته جيداً وتتبع أدائه.
تقدم لك شركة ماتكس أفضل برنامج إدارة المطاعم
كيفية ادارة حسابات المطاعم
يحتاج مالكو وأصحاب المطاعم أن يتعلموا جيداً كيفية ادارة حسابات المطاعم الخاصة بهم حتى تتمكن من إنجاح مطعمك وإدارة المعاملات المالية التي تتم به بشكل مثالي.
حيث تتيح لك معرفة كيفية ادارة حسابات المطاعم القدرة على تتبع التدفقات النقدية بمطعمك ومخزونك، كما أنها تمكنك من التحكم في التكاليف الرئيسية الخاصة بمطعمك بالشكل الأمثل.
وفيما يلي سنستعرض معاً عدداً من النقاط الأساسية التي تساعدك في معرفة كيفية ادارة حسابات المطاعم الخاصة بك:
- إدارة مخزون المطعم، والتي يتم من خلالها تتبع المخزون الموجودة في المطعم من المواد المستخدمة في العملية التشغيلية.
- بيان أرباح وخسائر المطعم، وهي من المقاييس الأكثر أهمية لتحديد مدى نجاح أو فشل المطعم مالياً، ويمكن ذلك من خلال تتبع إيرادات وتكاليف المطعم خلال فترة زمنية معينة.
- تحديد الفترات المحاسبية للمطعم، وبالتالي تتمكن من إعداد التقارير التي تمكنك من متابعة أداء مطعمك بشكل أمثل وبالتالي أخذ القرارات السريعة حسب البيانات التي تحصل عليها من التقارير المالية خلال الفترات المحاسبية لمطعمك من أهم الأمور التي تحتاج لمعرفتها حول كيفية ادارة حسابات المطاعم.
- استخدام الأساس المحاسبي الأمثل للمطعم، وهناك طريقتان يمكنك الاختيار من بينهم وهما الأساس النقدي والذي يتم من خلالها بتسجيل الدخل عند استلام المالي وكذلك تسجيل النفقات عند دفع المال. والطريقة الثانية هي أساس الاستحقاق والتي يتم من خلالها إتمام عملية التسجيل بمجرد إصدار الفواتير، أي بغض النظر عن استلام أو دفع النقود وهي الطريقة المثلى والمفضلة لأصحاب المطاعم لدقتها في تتبع المخزون.
- التعامل مع الإكراميات بالشكل المناسب حسب ما تراه إدارة المطعم مناسباً سواء أكان من خلال تحديد نسبة له من الإكراميات أو مشاركة الإكراميات بشكل عال مع جميع الموظفين.
- إعداد شجرة الحسابات الخاصة بالمطعم بشكل مناسب والتي من خلالها يمكن الحصول على كافة المعلومات المالية الهامة الخاصة بالشركة.
تعرف علي: مميزات نقاط البيع وكيف تعزز تجربة التسوق
كيف يعمل نظام محاسبة المطاعم؟
بعد أن تعرّفت على كيفية ادارة حسابات المطاعم لعلك ترغب في معرفة الآلية التي يعمل بها هذا النظام وأين يمكنك الحصول على النظام المثالي لمطعمك.
وتوفر لك ماتكس أفضل نظام محاسبة المطاعم والذي يمكنك الاعتماد عليه في إدارة المعاملات المالية لمطعمك أو سلسلة المطاعم التابعة لك.
والذي سيوفر لك أعلى درجات الدقة والموثوقة في جمع البيانات وتحليلها، وذلك من خلال توفير نظام حسابات متكامل لمطعمك.
كما أنه يسمح لمستخدميه بإدخال كافة الحركات المحاسبية والحصول على التقارير المحاسبية المتعارف عليها مثل موازين المراجعة وقوائم الدخل والميزانية.
ذلك بجانب التقارير التحليلية الأخرى الخاصة بالإيرادات والمصروفات والمقارنات الشهرية والسنوية أيضاً. كما أنه سيتيح لك القدرة على إعداد وضبط الموازنات التقديرية.
فضلاً عن التسويات البنكية ومتابعة الشيكات وغيرها من الأمور المحاسبية الأخرى ذات العلاقة بعملية إدارة محاسبة المطاعم بشكل أمثل.
فوائد إدارة حسابات المطاعم
هناك الكثير من الفوائد المذهلة التي يمكنك الحصول عليها كصاحب أو مالك مطعم عند معرفة كيفية ادارة حسابات المطاعم بشكل صحيح، حيث أنها ستعزز من أداء مطعمك بشكل واضح.
وفيما يلي عدد من الفوائد والمميزات الأساسية التي ستحققها نظير إتباع نظام ادارة حسابات المطاعم، والتي يمكنك أن تعتمد عليها في التوسع والنمو:
- تبسيط المعاملات المالية التي تتم في مطعمك، وذلك من خلال استخدام الأنظمة المحاسبية التي ستتولى عملية المعالجة اليومية للإدخالات المالية والتسويات بشكل آلي.
- رؤى مالية دقيقة حول مطعمك في الوقت الفعلي، وذلك من خلال الحصول على البيانات في الوقت الفعلي حول مطعمك وبالتالي تعزيز القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على أرباحك النهائية بشكل إيجابي.
- إدارة التكاليف في مطعم، وهذا عبر تتبعها ومعرفة كيفية توجيه نفقات المطعم بشكل تفصيلي وتحديد أوجه الإنفاق التي يمكنك أن تخفضها لتقليل التكاليف دون المساس بالجودة.
- إدارة المخزون في مطعمك عبر تتبع مستويات المخزون وتقليل الهدر وضمان توافر العناصر الأساسية لديك وكذلك اتخاذ قرارات الشراء المطلوبة في الوقت الأنسب.
- إعداد التقارير المالية والامتثال للوائح الضريبية وبالتالي تجنب التعرض للمسائلة القانونية والعقوبات الصارمة التي يتم فرضها على المخالفين.
- تحسين إدارة التدفق النقدي في المطعم بشكل مثالي عبر معرفة كيفية ادارة حسابات المطاعم والذي يساعد على ضمان توافر التدفقات النقدية المطلوبة في الوقت المناسب وكذلك تحديد الفترات التي يكون هناك حاجة لسيولة.
- إدارة تكاليف العمالة في مطعمك وذلك باستخدام نظام إدارة حسابات المطاعم حيث يتيح لك إمكانية تتبع تكاليف العمالة وإدارتها بالشكل الأمثل.
- القدرة على اتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة لمطعمك وذلك من خلال الاستفادة من البيانات المالية التي يوفرها لك النظام المحاسبي للمطاعم.
أساسيات إدارة حسابات المطاعم
هناك بعض الأساسيات الرئيسية التي ستحتاج لمعرفتها حول كيفية ادارة حسابات المطاعم، فعملية محاسبة المطاعم تتجاوز كونها مجرد عملية لإدخال البيانات في الدفاتر المحاسبية. وفيما يلي سنستعرض معاً أهم أساسيات كيفية ادارة حسابات المطاعم، والتي يجب أن تكون على معرفة بها:
- إدارة المخزون المتاح في مطعمك بشكل دوري لتجنب حدوث أي هدر أو زيادات في المواد الغذائية المستخدمة.
- متابعة المبيعات والمصروفات بشكل يومي لمعرفة أداء المطعم جيداً والوصول إلى الأوقات التي يكون المطعم محققاً أفضل أداء وأقل أداء له.
- إعداد ميزانية محكمة للمطعم لتوجيه الإنفاق والمصروفات جبداً مع الحرص على مراجعة الميزانية بشكل دوري للتحقق من التوزان المالي.
- الامتثال للضرائب والتحقق منها من خلال التأكد من أن السجلات المحاسبية دقيقة وبالتالي تفادي مختلف المشكلات القانونية.
- إصدار فواتير مفصلة للعملاء ليتمكنوا من معرفة كافة بنود التكاليف التي تحملوها الأمر الذي سيسهم بشكل أساسي في تعزيز الشفافية بشكل كبير بين المطعم والعملاء.
- تدريب فريق العمل في المطعم حول ضرورة تسجيل مختلف المعاملات المالية التي تتم بشكل دقيق والعمل في تحقيق أهداف المطعم المالية.