في ظل الكم الهائل من المستندات والوثائق التي تولدها الشركات كل يوم، بات من المهم استخدام أنظمة إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية الذكية. حيث تعمل مثل تلك الأنظمة على تخزين تلك المستندات والوثائق بشكل إلكتروني وتنظيمها ليتم الوصول إليها بسهولة في أي وقت وأي مكان. وبالتالي فإنها تعمل على حفظ أمن البيانات لأي مؤسسة وكذلك جعلها سهلة الوصول من قِبل صاحب العمل والموظفين، وفي مقالنا اليوم سنوضح لك كل ما تحتاج لمعرفته حول أنظمة إدارة الوثائق والمستندات وأهميتها.
تساعدك ماتكس في إدارة الوثائق من خلال برنامج erp الخاص بها
إدارة الوثائق الالكترونية
المقصود من إدارة الوثائق الالكترونية هي استخدام أحد الحلول البرمجية التي تعمل على حفظ وإرسال الوثائق وغيرها من السجلات الموجودة في أرشيف الشركة أو المؤسسة.
بحيث يتم الحفاظ عليها وعدم إهدارها وفي نفس الوقت التخلص من الوثائق الورقية والجهد والوقت المستغرق في إعدادها وتخزينها بأحد الطرق التقليدية.
كما أنه تعمل أنظمة إدارة الوثائق الالكترونية على تحويل أي مستند مطبوع إلى صيغة رقمية في أرشيف إلكتروني يمكن لكافة الموظفين في أي شركة الوصول إليه في أي وقت وأي مكان من خلال برنامج أو نظام تقني.
ما هي أنواع الملفات التي يسمح برنامج إدارة المستندات بتخزينها؟
إن برنامج إدارة المستندات أو إدارة الوثائق من الأدوات البرمجية الذكية والقوية التي تتيح إمكانية إنشاء وتحرير وتعديل وكذلك مشاركة مختلف أنواع الملفات التي قد تستخدمها في عملك، وأبرزها:
- الملفات النصية.
- الصور.
- الملفات الصوتية.
- ملفات PDF.
- الفاكسات.
- جداول البيانات.
- رسائل البريد الإلكتروني.
تعرف علي: نسب الربحية في التحليل المالي
هل يمكن التعديل على مختلف المستندات عبر برنامج إدارة الوثائق؟
كما أشرنا مسبقاً، فإن برنامج إدارة الوثائق يسمح للمستخدمين بعرض وإنشاء وتحرير وتعديل مختلف أنواع الملفات، كما أنه متوفر إمكانية لتقييد التعديل على الملفات المتاحة على النظام.
فمثلاً يمكن لصاحب العمل أن يقوم بإجراء تقييد على بعض الخواص بالنسبة لملفات معينة ومنح صلاحيات لبعض الموظفين دون غيرهم لإجراء التعديلات على تلك الملفات وهكذا..
كيف يعمل برنامج إدارة الوثائق؟
أما بالنسبة إلى آلية عمل برنامج إدارة الوثائق أو المستندات فهو يقوم بتنظيم المستندات أو الوثائق المرفوعة إليه بأكثر من طريقة وحسب احتياج المستخدم.
فمثلاً، يمكن للبرنامج أن يقوم بتنظيم المستندات المتاحة حسب الحجم أو نوع البيانات أو مستوى الأولوية وغيرها الكثير والكثير من التصنيفات الأخرى.
كما أنه يقوم بفرز وتخزين كل البيانات الجديدة التي يتم إدخالها إليه في شكل مستندات أو وثائق، وبعدها يمكن للمستخدم أن يقوم بتنقيح تلك البيانات وتقييد الوصول إليها خاصة في المستندات الحساسة.
تعرف علي: إدارة شئون الموظفين والفرق بينها وبين إدارة الموارد البشرية
لماذا تلجأ كبري الشركات الناجحة لاستخدام برنامج إدارة الوثائق؟
في الفترة الأخيرة لاحظنا اتجاه الكثير من الشركات، وبالأخص الناجحة منها، إلى استخدام برامج إدارة الوثائق بشكل كبير، والسبب في ذلك يعود إلى الفوائد المذهلة له.
ذلك بجانب اتجاه الكثير من الشركات إلى دمج نظام العمل عن بُعد ضمن أنظمة العمل لديها، مما يجعل استخدام تلك البرامج أمر ضروري بالنسبة لها.
حيث أنه يتمكن الموظفين أو أعضاء الفريق في أي مؤسسة أو شركة من الوصول إلى المستندات والوثائق الخاصة بالعمل من أي مكان وأي وقت.
كما أنه يمكن بسهولة للموظفين أن يقوموا بإضافة التعليقات والاقتراحات المختلفة عبر هذا البرنامج، وبالتالي تسهيل التعاون والتواصل بين فريق العمل والمراجعة الجماعية.
وتسهم تلك الأنظمة أيضاً في حل مشاكل الأمان ومراجعة البيانات المختلفة، وذلك من خلال عرض دورة حياة المستند بداية من إنشائه وحتى تعديله وتوزيعه أو مشاركته.
كيف يمكن أن يساعدك ماتكس في إدارة الوثائق أو المستندات؟
توفر لك ماتكس أفضل أنظمة إدارة الوثائق أو المستندات، من خلال توفير منصة إلكترونية يمكنك الاعتماد عليها كأرشيف إلكتروني لجميع مستنداتك.
والتي ستسهل مشاركة الملفات بين أعضاء الفريق بسهولة بالشكل الذي يعزز من التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق خاصة وأنها تدعم مختلف أنواع الملفات وتوفير ميزات تعاونية مذهلة.
لذا فإن حلول ماتكس الذكية هي خيارك الأمثل في إدارة الوثائق او المستندات، خاصة وأنها تتكامل بسهولة مع مختلف تطبيقات الأعمال الهامة الأخرى.