من عالم مدير العقار مليء بالمهام والمسؤوليات التي يجب أن يقوم بها ويتعامل معها بشكل مثالي، خاصة وأنه يتعامل مع الكثير من العاملين والمقاولين كما أنه يتفاوض مع المستأجرين ويحرص على الحفاظ على رضاهم. ذلك بجانب دوره في محاولة الحفاظ على قيمة العقارات نفسها التي يروّج لها، ويحتاج أي مدير عقار إلى أن يتمتع بعدد من المهارات الأساسية، وعلى رأسها القدرة على التفاوض والتخطيط بجانب التنظيم والتواصل مع الآخرين بشكل فعّال. وفي مقالنا اليوم سنعرّفك بكل التفاصيل حول مدير العقار ومهامه وكيف يساعد في إدارة العقارات.
توفر لك ماتكس أفضل برنامج ادارة العقارات لمساعدتك في عملية ادارة الاملاك الخاصة بك .
من هو مدير العقار وما هي وظيفته وأهدافه؟
إن مدير العقار هو ذلك الشخص الذي يتولى مسؤولية تشغيل وتأجير وصيانة العقارات بمختلف أنواعها، التجارية والسكنية والصناعية، وذلك بغرض إدارتها جيداً لتحقيق أقصى استفادة ممكنة منها.
فيجب على مدير أي عقار أن يجيد جيداً إدارة العقارات المسؤول عنها والحفاظ على معدل إيراداتها مترفع مع الحفاظ على سمعة وجودة العقارات جيداً.
كما يعمل مدير أي عقار على تلبية متطلبات الملاك والمستأجرين ومتطلباتهم بالشكل الأمثل، مع التحقق من استيفاء كافة القوانين واللوائح المعمول بها. وهناك الكثير من الأهداف التي يعمل مدير أي عقار على تحقيقها ومنها:
تسويق وتأجير العقارات بطرق فعالة ومبتكرة
من المهام والأهداف الأساسية التي يقوم بها مدير العقار هو التسويق للعقارات المتاحة معه والعمل على جذب المستأجرين لتأجيرها بأكثر من طريقة.
بحيث يتمكن في النهاية من جذب الأشخاص المناسبة، وفيما يلي بعض أبرز الطرق التي يستخدمها مديري العقارات لتسويق وجذب المستأجرين أو المشترين للعقارات:
- الاعتماد على شبكات التواصل الاجتماعي والمنصات الأخرى على الإنترنت للتسويق للعقارات وإبراز مزاياها.
- تنظيم جولات، خاصة أو مفتوحة، للمهتمين بالعقارات وإبراز سمات وخصائص العقارات التي يروج لها وما يميزها عن غيرها.
- تصفية المستأجرين أو المشترين المحتملين وجذبهم حسب معايير محددة وعلى رأسها الدخل والسجل الائتماني لتحديد مدى قدرتهم على سداد الإيجار والحفاظ على العقار نفسه.
- تكوين شبكة علاقات مع الوكلاء والوسطاء وكذلك المؤسسات المختصة في بمجال العقارات مع محاولة الاستفادة من توصياتهم وخبراتهم في المجال والتي يمكن أن تفيده في مهمته.
- تقديم عروض مغرية للمستأجرين أو المشترين المحتملين كتسهيلات في السداد أو الخصومات على قيمة العقارات لجذبهم.
إعداد وتنفيذ العقود الإيجارية بشكل قانوني وتحديد قيمة الإيجار المناسبة
ثاني الأمور الهامة التي يقوم بها مدير العقار هو إعداد وتنفيذ العقود الإيجارية مع إتباع الإجراءات القانونية السليمة، وذلك بغرض الحفاظ على حقوق الملاك والمستأجرين.
خاصة وأن أية تجاوزات في النصوص القانونية ذات العلاقة قد ينتج عنها خلافات أو نزاعات مساءلات قانونية مزعجة، وفيما يلي بعض الأمور التي يراعيها المدير للعقارات في هذا الشأن:
- استشارة أحد المحامين أو الخبراء في القانون بمجال العقارات للتحقق من أن العقود المُبرمة صحيحة وشاملة ومضبوطة لما أقره القانون.
- تحديد القيمة المناسبة للإيجار حسب دراسات السوق والعوامل الهامة الأخرى كموقع العقار والخدمات المتاحة والمساحة وهكذا..
- تسليم نسخ من تلك العقود بعد إبرامها بشكل سليم قانوناً لكل من الملاك والمستأجرين مع أرشفة عدد من النسخ الأخرى لأي ظروف.
- تحديد مدة الإيجار المناسبة وحقوق وواجبات الأطراف وطرق الدفع الممكنة وكذلك سبل التجديد أو التغيير أو الإلغاء.
- جمع وإيداع الإيرادات المستحقة للمالكين بشكل دوري ومنظم، ودفع الفواتير والضرائب العقارية
التفتيش على حالة العقارات بشكل منتظم
كما يقوم مدير أي عقار أيضاً بإجراء تفتيشات دورية للتحقق من حالة العقارات بغرض الحفاظ على سلامتها وجماليتها، لأ أي مشكلات تطرأ عليها بواسطة مستخدميها ستؤثر في قيمتها بالطبع.
وهناك الكثير من الطرق التي يتبعها مديرو العقارات في التفتيش والتحقق من حالة العقارات، وفيما يلي بعض أبرز تلك الطرق المتبعة:
- تسجيل أية أعطال أو تلف أو خلل حادث في أي عقار باستخدام سجلات خاصة وإبلاغ المستأجرين أو الملاك بها مع تحديد المسؤول عن إصلاحها.
- التحقق من نظافة العقارات وصحتها من خلال إسناد مهمة تنظيف النفايات والتخلص منها بطريقة صحية بواسطة مختصي ومسؤولين في النظافة.
- إجراء جولات تفتيش بشكل دوري بواسطة مدير العقار على العقارات، سواء بمشاركة من المستأجرين أو لا، وذلك للتأكيد من حالة وصحة المرافق والأثاث.
- الإشراف على استبدال وإصلاح أي من المرافق التالفة أو القديمة بالاستعانة بخدمات المقاولين المختصين.
- تعقيم العقارات بواسطة المختصين لضمان ظهور الحشرات أو القوارض أو الفطريات وكذلك لمنع تكاثرها والحفاظ على جمالية وصحة العقارات.
التنسيق مع العاملين والمقاولين المختصين في مجالات مثل التنظيف والصيانة
يعمل مدير العقار كذلك على التنسيق مع العمال والمقاولين المختصين في خدمات الصيانة والنظافة، وذلك لضمان توفير أعلى جودة لتلك الخدمات. وفيما يلي أبرز الأمور التي يقوم بها المدير في هذا الشأن:
- تحديد مهام العمال والمقاولين وإنشاء الجداول الزمنية لكل خدمة وكذلك المعايير المطلوبة وتوزيع تلك المهام على المختصين.
- سداد كافة المستحقات المالية للعمال والمقاولين بانتظام مع إبلاغ الملاك بأية تكاليف طارئة أو إضافية.
- التأكد من جودة الخدمات المقدمة من خلال متابعة العمال والمقاولين مع تقديم المشورة والتوجيهات إذا لزم الأمر.
- اختيار العاملين والمقاولين بشكل دقيق بناءاً على الخبرات التي يتمتعون بها وكذلك المسعة ومتوسط الأسعار.
- إبرام مدير العقار العقود مع العاملين والمقاولين حسب الخدمات التي سيقومون بتقديمها.
حل المشكلات والنزاعات التي تنشأ بين المستأجرين أو بين المستأجرين والمالكين
حل المشكلات والنزاعات الناشئة بين المستأجرين أو بين المستأجرين والمالكين هي من المهام والأهداف الأساسية التي يعمل مديري العقارات على حلها.
وذلك من خلال الاستمتاع للمشكلات والشكاوى من جميع الأطراف ثم تسجيلها في سجلات خاصة وتحديد أولوياتها من حيث التعامل لحلها.
وبعدها التحقق منها جيداً من خلال سماع رأي كل طرف والنظر إلى الأدلة والبراهين المتاحة، ثم البدء في حل المشكلة بشكل سلس سواء أكان ذلك بالفاهم أو التسوية أو التحكم.
كما يمكن أن يقوم مدير العقار بتحويل المشكلة إلى أحد الجهات القانونية إذا فشلت الطرق الأخرى في حلها بعد إبلاغ كل طرف بالحلول المناسبة.
ويحق كذلك لمديري العقارات إتخاذ كافة الإجراءات الوقائية التي من خلالها يتأكدون من عدم تكرار تلك الواقعة أو المشكلة مرة أخرى.
متابعة تغيرات السوق والتكنولوجيا في مجال العقارات
يجب على مدير أي عقار أيضاً أن يقوم بمتابعة تغيرات السوق والتكنولوجيا فيما يتعلق بمجال العقارات، خاصة وأن تلك الأمور تؤثر بدورها على العرض والطلب.
ويحتاج مدير العقار أن يعمل جاهداً لمواكبة تلك التغيرات التي تطرأ على سوق العقارات أو التكنولوجيا والبيئية بغرض الصمود أمام المنافسة وزيادة فرص البيع. وفيما يلي بعض الأمور التي يقوم بها المدير:
- استخدام التكنولوجيا لجميع البيانات واستخدامها في تحسين كفاءة إدارة العقارات. ومنها برامج إدارة العقارات والتي تعمل على تسهيل عمليات الإدارة ومواكبة التغيرات.
- الرقابة على حركة سوق العقارات والأسعار وكذلك المنافسين وأحدث التشريعات بمجال العقارات، ثم البحث في أثرها على العقارات نفسها.
- تحديث وتطوير العقارات بشكل دوري وذلك بغرض الحفاظ على قيمتها وزيادتها وبالتالي جذب المزيد من المشترين أو المستأجرين إليها.
اتباع مبادئ التنمية المستدامة والصديقة للبيئة في تصميم وإدارة العقارات
لا تكتفي مهام ووظائف مدير العقار عند هذا الحد، بل أنه يقوم أيضاً بإتباع مبادئ التنمية المستدامة والصديقة للبيئة، وذلك فيما يتعلق بتصميم وإدارة العقارات.
والغرض من تلك الوظيفة هو الحفاظ على الموارد الطبيعية حول العقارات والحد من التلوث، وفيما يلي بعض أبرز الخطوات التي يتبعها في هذا الشأن:
- التشجيع على زراعة الأشجار والنباتات الداخلية في العقارات بغرض تحسين جودة الهواء وزيادة التنوع الجمالي والحيوي في نفس الوقت.
- الترشيد في استهلاك الطاقة والماء وذلك عبر استخدام الأجهزة قليلة الاستهلاك مع تركيب الصنابير الموفرة للماء مع محاولة الاستعانة بأحد مصادر الطاقة المتجددة مثل تركيب اللوحات الشمسية.
تعرف علي: كيفية ادارة الاملاك العقارية: كل ما تحتاجه لتعزيز إدارة املاكك العقارية
ما هي المهارات والمؤهلات التي يجب أن يتمتع بها أي مدير عقار؟
يجب أن يتمتع مدير أي عقار بعدد من المهارات والمؤهلات الأساسية التي تمكنه من أن يكون مدير عقار ناجحاً وقادراً على إدارة وتطوير العقارات بفعالية وكفاءة. ومنها:
- مهارات التواصل، حيث يحتاج المدير للعقارات أن يكون ماهراً في التواصل حتى يتمكن من التواصل الفعّال مع الوكلاء أو الملاك والمستأجرين وحل أية مشكلات تنشأ بينهم.
- المهارات الإدارية، والتي من خلالها يتمكن من تنظيم الأمور الإدارية المتعلقة بالعقارات التي يتولى إدارتها، مثل إبرام العقود وتنفيذها وسداد الضرائب والفواتير وكذلك الإبلاغ بالتقارير المالية.
- المهارات التكنولوجية، والتي تساعده في تحسين كفاءة إدارة العقارات مثل استخدام برامج إدارة العقارات.
- مهارات التحليل، والتي تمكن مدير العقار من دراسة الأسواق والمنافسين وتحليلهم مع تحديد المخاطر والفرص المتعلقة بمجال العقارات وامتلاك القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة لزيادة الأرباح وقيمة العقارات.
- مهارات التسويق، والتي تساعد مدير أي عقار في تسويق العقارات وتأجيرها بالطرق المناسبة للأشخاص المناسبة حسب عدد من المعايير.
- المهارات الفنية، والتي تساعد المدير للعقارات في التحقق من حالة العقارات والقيام بأمور الإصلاح أو الاستبدال لأي مرافق تالفة أو قديمة من خلال تعيين المقاولين المختصين.
- المهارات القيادية، وهي من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها أي مدير عقار والتي من خلالها يكون قادراً على إدارة فريق العمل والتنسيق مع الجهات المختلفة وتقديم التوجيهات بشكل مناسب لتحقيق الأهداف المطلوبة.
ما هي التحديات التي تواجه مدير العقار؟
يواجه مدير أي عقار عدد من التحديات الأساسية التي قد تمثل عقبة أمامه في تنفيذ الكثير من المهام، وفيما يلي بعض أبرز التحديات التي تواجه مديري العقارات:
- التحكم في التكاليف وذلك بسبب التقلبات المتعددة التي تطرأ على تكاليف الخدمات والصيانة وصعوبة التوفيق بينها وبين الحفاظ على ربحية المشروع.
- الشمولية والتنوع خاصة وأن مدير العقار يجب أن يكون منفتحاً للتنوع الاجتماعي والثقافي للمستأجرين مع محاولة توفير بيئة مناسبة لهم جميعاً.
- التغيرات الطارئة على تشريعات الإيجار، والتي من شأنها أن تؤثر تماماً على متطلبات العقود المُبرمة والتي جيب أن يكون هذا المدير قادراً على التعامل معها والامتثال لها جيداً.
- المسؤولية المجتمعية، حيث أنه مطلوب من المدير للعقارات أن يقوم بدور كبير في دعم المبادرات البيئية والمجتمعية بالمجتمع المحلي.
- الالتزام بالمعايير البيئية، حيث يجب على المدير للعقارات أن يزيد من الوعي بالقضايا البيئية ويعمل على اتخاذ الإجراءات التي تجعل العقارات أكثر استدامة مع الحفاظ على قيمتها.
تعرف علي : محاسبة المقاولات وطريقة تطبيقها
كيف يمكن أن يساعد ماتكس مدير العقار؟
توفر ماتكس برنامج إدارة العقارات والذي يمكن أن يكون رفيقاً ومعاوناً مثالياً لمديري العقارات، حيث أنه سيقوم بتغطية مختلف المتطلبات التي يحتاجها في عمله.
حيث تقدم لك ماتكس يمثل الأمثل لإدارة الممتلكات العقارية بشكل أكثر كفاءة وبفعالية كبيرة، وذلك من خلال خصائص إدارة عمليات التأجير للعقارات بجانب المراقبة عليها.
فضلاً عن تولي المهام الخاصة بالصيانة والأمور المحاسبية، كما أنه يمكنك كمدير للعقار أن تقوم بتسجيل كافة بيانات الملاك ونسب الإدارة وكذلك البيانات المتعلقة بالأملاك العقارية بمختلف أنواعها.
مع إمكانية إضافة صور المخططات والعقارات نفسها، ويتيح لك نظام إدارة العقارات من ماتكس تسجيل عقود الإيجار وبيانات المستأجرين بمستنداتهم مع إصدار الإيصالات والفواتير.
وغيرها الكثير والكثير من السمات والخصائص المميزة التي ستيسر إدارة العقارات مع توفير تطبيقات ذكية للملاك والمستأجرين.